Управление качеством на предприятии

         Утверждение документа

 

Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа  определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и  разрешить документ к использованию.

 

 Регистрация документа  в общем перечне документации

Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что  документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации  работы в организации.

 

Например - новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем  стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве  по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки  её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.

        Распространение документа в организации

 

Обычно документы создаются  для координации работы разных сотрудников  и подразделений.

 

Поэтому необходимо

 

- определить, кто будет  пользоваться документом

 

- кто будет отвечать  за его хранение (есть разница,  например, инструкцией пользуются  рабочие, за хранение отвечает  мастер)

 

- заменить старую редакцию  документа (старую версию, в случае  замены)

 

- удалить устаревшие документы

 

- распространить копии  нового документа  установленным  сотрудникам (оригинал должен  храниться в центре документации  с другими оригиналами)

 

 Инструктаж / обучение

 

Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 – «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами – «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.

 

Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом – «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.

 

 Внесение изменений

 

С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.

 

Очень важно контролировать правильное внесение изменений в  документ. Нельзя забывать, что любое  изменение может затрагивать  работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.

Поэтому важно

- согласовать изменение  со всеми заинтересованными сотрудниками

- утвердить изменение  у ответственного руководителя  после согласования

- заменить устаревшие  оригинал и копии на новую  редакцию документа (самая распространенная  ошибка в управлении документацией)

 

Периодическая актуализация

Несмотря на жесткий контроль внесения (и не внесения) изменений, – они накапливаются. И время  от времени мы должны регулярно (скажем, раз в год) проверять соответствие того, что написано -  тому, что  в реальности происходит.

 

В случае обнаружения отличий  есть два выхода - делай, как написано или поменяй документ.

 

Сдача в архив (извлечение из использования)

 

Приходит момент, когда  документ прекращает находиться в использовании  и удаляется в архив или  в утилизацию.

Несмотря на то, что процесс  описания работы в документе уже  устарел, плоды этой работы могут  существовать, поэтому обычно документы  хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.

 

Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет  дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве  организаций эти правила описываются  в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать  от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.

 

Опыт работы с большим  количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного  эффективнее использовать памятки  по контролю документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

В заключение можно сказать, что система менеджмента качества ISO 9000 или СМК – это, по сути, система  качественного менеджмента предприятия, которая объединяет в себе взаимодействующие  процедуры и процессы, происходящие на предприятии, компетентный и грамотный  персонал, технологические и организационные  предприятия, документацию, проекты  и т.д. То есть, все те действия, которые  являются жизненно необходимыми практически  любому производственному предприятию  для того, чтобы осуществлять свою деятельность с максимальной эффективностью.

 

 В результате можно  сказать что применение процессного подхода позволяет проектировать бизнес процессы, что требует определенного мастерства, позволяет описывать процессы, что приводит к тому, что на предприятии становится меньше незаменимых людей, а то бывают случаи, что все производство держится на одном мастере. Предприятие описывается как сеть процессов, которая составляет систему в целом, и в эту целую систему входит и управление организацией, и поставки, и кадровые вопросы. В соответствии с третьей аксиомой каждый значимый процесс  производства должен иметь своего хозяина, который и отвечает за созданную продукцию, чтобы не было переведение стрелок на другой уровень.

 

Полученные результаты деятельности в рамках Программы "100 лучших товаров  России" позволяют предположить, что сложившаяся форма негосударственного управления качеством будет полезна  странам с переходной экономикой и прежде всего странам Содружества  Независимых Государств (СНГ).

 

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией  как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой  распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения  документов — до их уничтожения  или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы  документации организации. Управление документацией основывается на принципах  экономичности и эффективности  и на широком использовании новых  информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению  к документации организации как  полноценному ресурсу управления. Тем  самым подчеркивается взаимосвязь  документации и информации в управлении.