Архивное дело

     В комплексе с программой «Архивный  фонд» работает программа «Фондовый  каталог», предназначенная для автоматизации  централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа  реализована в виде автоматизированного  каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в  Центральный фондовый каталог Росархива  в электронном формате. Система  автоматически формирует сводные  паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для  подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей.

     С учетом современных представлений  и конкретных задач отрасли по организации государственного хранения документов и обеспечению физической сохранности документов необходимой  и важной является работа по проверке физического состояния и выявлению  документов с дефектами.

     При возрастающих объемах требующих  реставрации документов и ограниченности технической возможности их восстановления традиционно существующая технология учета и анализа физического  состояния документов становится малоэффективной  и все более актуален вопрос применения вычислительной техники для обоснования  очередности мероприятий по обеспечению  сохранности документов.

     Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности государственных архивов  и направлена на введение в научный  оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам  ретроспективной документной информации. В современных условиях использование  архивных документов отличается большим  тематическим, географическим, хронологическим  разнообразием. Расширилась сфера  применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.

     Разработанные базы данных «Читальный зал» и «Учет  исполнения запросов» позволят повысить качество и оперативность получения  данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности  использования документов, обеспечения  потребителей релевантной документной  информацией и будут способствовать организации комплексного использования  документов архива. Эти программные  комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно.

     Этого можно добиться при грамотном  решении ряда задач.

     1. Планирование информационного наполнения  автоматизированной информационной  службы с учетом реального  потребителя.

     2. Определение требований к составу  информации и целей информирования.

     3. Организация технологии сбора  информации и ведения информационных  массивов.

     4. Использование эффективных технологий  непрерывного обновления информации  в оперативных информационных  массивах.

     5. Выполнение требований технико-программной  совместимости в рамках комплекса  используемых информационных технологий.

     6. Проведение постоянного обновления  применяемых информационных технологий.

     7. Осуществление маркетинга предлагаемых  потребителю информационных продуктов  и услуг, рекламирование автоматизированной  информационной службы.

     В соответствии с перечисленными задачами данная служба должна включать следующие  технологические звенья:

     а) программно-технического обеспечения  пользовательского интерфейса (в  том числе с удаленными пользователями) и обработки запросов;

     б) оцифрования информации и ведения  необходимых информационных массивов (включая организацию сканирования и операторского ввода информации);

     в) макетирования электронных изданий  и предварительной аналитической  обработки информационных массивов по запросам;

     г) подготовки специализированной информации и ведения специализированных массивов (например, библиографии, зарубежных переводов, нормативно-правовых документов);

     Информатизация  архивных учреждений позволит существенно  улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и  повышению эффективности научных  исследований, осуществляемых на основе архивной информации.

     Применение  современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов  поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и  международные связи благодаря  возможности проведения межархивного тематического поиска информации. 

Заключение

     Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного  хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных  нормативных правовых актов, и в  первую очередь единых правил организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов. В них  не только сконцентрированы действующие  нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и  отражены накопленные архивистами  опыт и достижения современных технологий.

     Муниципальный архив является структурным подразделением местной администрации, имеет печать со своим наименованием для удостоверения  архивных копий, выписок и справок  социально — правового характера, исполненных на основе архивных документов.

     Одним из факторов, определяющих способность  архивов полно и точно удовлетворять  все возрастающую потребность в  ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения  их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования  фондов.

     Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива. 

Список литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.
3. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.
4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.
5. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2001. - 395с.
6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2000. - №3.
7. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.