Деловая переписка и организация деловых совещаний

Содержание:

 

Введение ………………………………………………………

 

1. Деловая переписка  ………………………………………...

 

Структура текста делового письма…………………………..

 

Содержание деловой  переписки……………………………..

 

2. Деловое совещание…………………………………………

 

Классификация деловых  совещаний…………………………

 

Организация проведения деловых совещаний………………

 

Заключение…………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

 

 Cлужебная переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.

 

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

 Деловое  совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловая переписка

 

Cлужебная  переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.

 

Наиболее существенные моменты деловой переписки:

 

1. Деловой стиль

1. Первое что отличает  деловую переписку от других  стилей переписки это официально-деловой стиль.

Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых  отношений.

 

Особенности делового стиля  оформились под влиянием условий, в  которых протекает деловое общение:

Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц.

Характер и содержание информации достаточно жестко регламентированы.

Предметом делового общения  выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.

 

Информация в деловом  общении должна обладать определенными  свойствами. Она должна быть:

• Официальной по своему характеру.
• Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций.
• Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени.
• Объективной и достоверной.
• Убедительной, аргументированной.

Полной и достаточной  для приятия управленческого  решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость  дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить  к неоправданным потерям времени  и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

 

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• Стандартизация изложения.
• Нейтральный тон изложения.
• Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок.
• Лаконичность, краткость изложения текста.
• Использование языковых формул.
• Использование терминов.
• Применение лексических и графических сокращений.
• Преобладание страдательных конструкций над действительными.
• Употребление словосочетаний с отглагольным существительным.
• Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.
• Преобладание простых распространенных предложений.

 

2. Второй особенностью  деловой переписки является широкое  употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых  в неизменном виде.

 

Для мотивации того или  иного действия применяются следующие  выражения:

«Сообщаем, что в период с... по....»

«Сообщаем, что по состоянию  на....»

«Направляем Вам согласованный....»

«Просим Вас рассмотреть  вопрос о...»

«Проверкой установлено, что.....»

«В связи с отсутствием  финансовой помощи....»

«В связи со сложной  экономической ситуацией...»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях.

 

К таким формулам относятся  термины. Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие.

 

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

• Дать официальное определение термина.
• Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики.
• Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминология находится в  постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают  новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

 

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует  учитывать, что в одном документе  термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения.

 

3. К особенностям делового  письма относят также и применение  сокращений. Различают два основных  вида сокращения слов:

     Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, зав., зам., спецназ.

     Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться  только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать  официальным названиям.

 

4. Использование конструкций  с последовательным подчинением  слов в родительном или творительном  падеже - еще одна особенность  делового письма:

    «Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий….»

    «Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества...»

    «Согласно штатному расписанию...»

Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

 

В тексте одного письма можно  выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

 

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются  иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей  степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

 

2. Структура текста делового письма

 

Вторым отличительным  моментом в написании делового письма является его характерная структура.

 

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

 

Письмо составляется обычно по схеме:

   Вступление. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.

   Основная часть. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. 

   Заключение. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

После составления и  написания служебное письмо необходимо отредактировать.

 

Обращение

   Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру.

 

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца.

 

Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом.

 

Считается, что средняя  длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных  писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

 

Для делового письма лучше  использовать бланк с эмблемой фирмы  и ее названием, а также фирменные  конверты, на которых повторяются  те же, что и на бланке, реквизиты.

 

Само письмо начинается с точного повторения в левом  верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

С правой стороны пишут  дату отправления письма - день, месяц  и год полностью.

Еще ниже - обращение, с  левой стороны. Начинается оно с  той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте.

 

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Фамилию  можно указывать без инициалов.

Завершить письмо нужно  также вежливой формулировкой.

 

Постскриптум (P.S.) выносят  вниз, после подписи. Ниже постскриптума  ставят свою подпись или инициалы.

 

Общее правило для  любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное  поле одинаковой ширины.

 

Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте отпечатаны, а не написаны от руки.

Под адресом в тексте должна быть указана дата написания.

 

 

3. Содержание деловой переписки

 

Третьим обязательным отличительным  моментом в написании делового письма является его содержание.

 

По содержанию и назначению письма могут быть:

- Инструктивными

- Сопроводительными

- Гарантийными

- Информационными

- Благодарственными

- Поздравительными

- Рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

 

 

Письма-приглашения

 

Письма-приглашения с  предложением принять участие в  семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему  коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.