Деловая переписка и организация деловых совещаний

 

  Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

 

  Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50—60 мин. у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

 

 После 90 мин. работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности .В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

 

 Если же совещание  продолжается 2 часа без перерыва, то более 90 % его участников  согласны на любое решение,  лишь бы это совещание побыстрее  закончилось. Таким образом, оптимальная  продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин. заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.

 

  Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

1. достижение цели совещания;
2. решение;
3. исполнители задания и сроки.

 

  Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний — принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

 

 По существу, на  этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки должен  быть выполнен определенный объем  работ и в какой форме будут  подведены итоги совещания (рассылка  протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

 

 Решения вырабатываются  двумя способами:

 

- специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

 

- председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

 

 После этого определяются  лицо или группа лиц, осуществляющих  его исполнение и контроль за выполнением решения.

 

 В заключение любому  участнику совещания можно предложить  рекомендации, учет и выполнение  которых несомненно повысит их  результативность.

 

1. Уверены ли вы, что  ваше участие в данном совещании  (в целом или в частности)  крайне необходимо?

 

2. В чем состоит  ваш вклад в успешное проведение  совещания?

 

3. Совещающиеся должны  создать единую рабочую группу, основной задачей которой является  анализ таких проблем работы  организации, осуществление которых  не входит в компетенцию каждого  участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.

 

4. Умение слушать и  анализировать на совещании —  это важнейшие и необходимые  качества, требующие постоянного  совершенствования.

 

5. На совещании должен  говорить один человек, высказывая  свою точку зрения по возможности  четко и кратко. Прерывать выступающего  нельзя. Слово для дополнения  высказанной мысли дается в  порядке очередности.

 

6. Участникам совещания  в ходе обсуждения вопроса надо делать пометки.

 

7. Участники совещания  должны вовлечь в процесс разработки  решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим  возможность для самовыражения.  Это одна из предпосылок хорошего  и результативного сотрудничества.

 

8. От положительного  решения какой-либо общей рабочей  проблемы зависит лучшее удовлетворение  запросов и потребностей каждого  отдельного работника. Постарайтесь  найти и понять эти связи.

 

9. При выработке решения  и в ходе анализа проблем  ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.

 

10. В каждом выступлении  должна быть, по меньшей мере, одна ценная (ведущая) идея (предложение).

 

11. Каждый доклад должен  завершаться кратким заключением,  в котором обращается внимание  на главное.

 

12. Знайте, что эффективность  каждого совещания зависит от  действенности подготовки к совещанию  и уровня его проведения.

 

 Таким образом,  совещание при соответствующем уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение:

 

Cлужебная  переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.

Служебная переписка имеет большое значение, умение правильно и точно составлять деловые письма, письма-приглашения, письма-благодарности, письма- ответы, способствует успеху.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

 

  Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

    Как видим,  совещание - процесс сложный и при его  проведении  необходимо учитывать огромное  количество  психологических  закономерностей  и  правил.

   совещание при соответствующем уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации.