Документирование кадровой деятельности

53

содержание

Введение…………………………………………………………3

1.                              История развития документов и  кадровой службы в России. Документация, используемая в данной службе в современной России…………………………………………………………….……………….6                   

1.1                          Развитие документов и кадровой службы в России с глубины веков до наших дней…………………………………………………….……………….6

1.2                          Особенности кадровой документации на общем фоне документов………………………………………………………….....................12

2.    Документирование кадровой деятельности на примере                ОАО  «БМК». Анализ документов ОАО БМК………………………………………..16

2.1 Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ОАО «БМК»………………………………….…….……….18

2.2  Анализ нормативно – методических документов, регламентирующих правила создания и оформления документов в

ОАО БМК………………………………………………………………...…35

Заключение………………………………………………………………….44

Список литературы…………………………………………………………46

Введение.

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался.

Выбранная автором работы тема актуальна т. к. умение правильно веси кадровое делопроизводство в организации очень важно в настоящее время.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отдел кадров Белорецкого металлургического комбината представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации, директору по персоналу и начальнику отдела кадров. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Цель курсовой работы – изучить организацию работы кадровой службы в ОАО БМК.

Таким образом, основными задачами курсовой работы являются:

- рассмотреть историю развития ОАО БМК;

- изучить структуру и функции кадровой службы;

- проанализировать работу кадровой службы в области документирования.

Следует отметить, что не все документы при прохождении учебной практики автору работы были предоставлены, так как на предприятии действует приказ  «О неразглашении корпоративной информации».

1.История развития документов и  кадровой службы в России. Документация, используемая в данной службе в современной России.

1.1  Развитие документов и кадровой службы в России с глубины веков до наших дней.

  C древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью: вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В конце пятнадцатого века появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство – работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.).

Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры – документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода – безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

     В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово “волокита”. Подклеенные в столбцы длиной 50-80м. документы наматывали на палочки в свитки.  Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взятничество, чинопочитание и формализм.

     Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные  приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

     Взамен устаревшей системы приказов 1711718гг. царем – реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.  Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов),  копиисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство – организация работы с документами в коллегиях (с 1717г.). этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которые велись в специальных журналах. На рубеже XVIII – XIX вв. Делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданном в 1811г., были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления; от Сената и других органов высочайшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени “ Его императорского Величества”; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались с всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.

     Равные по положению учреждения обменивались отношениями, сообщениями и официальными письмами. Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: “…чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах”. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.

     В результате Октябрьской революции 1917г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.        

Новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции – Государственной системы документационного обеспечения управления ГСДОУ, одобренной  коллегией ГАУ в 1988г.

     После этого был разработан ряд ГОСТов, регламентирующих ДОУ. Эти госты менялись примерно через каждые 5 лет, отражая динамику изменений в экономике России. Последний ГОСТ Р 6.30 – 2003  утвержден 03.03.2003г.

История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, уходит в глубину веков. Да, первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. На основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Кроме военных функций, указ выполнял и административные по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновники.
          Промышленная революция XIX века кардинально изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост масштабов производства и поведение работников, которых не удовлетворяют условия труда, научили руководителей организации нанимать специалистов, которые бы занимались исключительно работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основными функциями которых было: следить по условиям труда; противостоять созданию профсоюзов; устраивать больных работников в больнице, а детей - в дошкольные заведения.
          Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало созданию профсоюзов. Профсоюзы стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Это заставило государственные органы создавать национальные системы с проблем социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установленная минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами.
         В 20—30-ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном рутинную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров.
          В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных структур было поставлено грандиозное задание в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела управления людьми.
          В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования.
           В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкет, отчетов. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народным хозяйством, политизирование экономики и тоталитарная идеология.

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался. [1]

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. [2]

1.2  Особенности кадровой документации на общем фоне документов.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.