Документирование кадровой деятельности

Общая формулировка термина документ говорит, что “Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”.

ГОСТ Р 51141 – 98 понятие организационно – распорядительного документа трактует следующим образом: “Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения, и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц”.

         ОРД классифицируют на три группы:

1. организационно – правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

2. распорядительная документация (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания);

3. информационно – справочная документация, которую в свою очередь можно подразделить на оперативно-информационную и справочно-информационную.

          На общем фоне документов распорядительного характера документы отдела кадров несколько выделяются. В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы.

          Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

        Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.

Так, юристы классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

 плановая;

 учетная;

 финансовая и т. д.

      Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).     Следует отметить, что при создании кадровых документов УСОРД и УСПУД было нарушено одно из основных требований унификации – однок ратность и единообразие. Это привело к тому, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, происходит дублирование номиналов кадровых документов УСОРД и кадровых документов УСПУД. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены формы документов по личному составу, вошедшие в систему первичной учетной бухгалтерской документации, а часть документов осталась в системе организационно-распорядительной документации.

    В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение с ведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.      К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.     Создание кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.

2. Документирование кадровой деятельности на примере                ОАО «БМК». Анализ документов ОАО БМК.

Деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России .[3]

Поскольку данная работа выполняется на примере конкретного предприятия – кратко о самом предприятии.

          Белорецкий металлургический комбинат, расположенный на Южном Урале, является одним из старейших металлургических предприятий страны и входит в состав группы «Мечел».

          В 1762 году на излучине реки Белой горнозаводчики И.Б. Твердышев и И.С. Мясников построили железоделательный завод. В 1926 году Белорецкий завод стал всесоюзным центром по изготовлению стальной проволоки, к концу 30- метизов в Европе.

           В годы Великой Отечественной войны завод обеспечивал х годов БМЗ стал самым крупным производителем оборонные предприятия стальными проволокой и канатами, а также на БМЗ был освоен выпуск новых марок сталей и проката, необходимых для фронта. В послевоенные годы предприятие обновило канатное и волочильное оборудование, осваивало производство новых изделий.

            В 1961 был запущен первый в стране цех по производству металлокорда для армирования шин, в 1970 году в эксплуатацию вошел цех легированной проволоки, в 1980 году начал свою работу высокоавтоматизированный проволочный стан 150.

            В настоящее время около 12 % метизов, выпускаемых в России, приходится на долю ОАО «БМК». Продукцию комбината закупает более 3000 предприятий и организаций страны.

        Белорецкий металлургический комбинат производит в год свыше 560 тыс. тонн катанки и более 350 тыс. тонн различных метизов.

           Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

           ОАО «БМК» имеет свою печать и товарный знак с логотипом компании Мечел.

ОАО «БМК» в соответствии с законодательством вправе открывать расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

ОАО «БМК» обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

2.1 Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ОАО БМК

Целью деятельности ОАО «БМК» является получение прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности предприятия.

ОАО «БМК» самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

И, собственно, основные функции отдела кадров ОАО БМК:

- изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

- оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

- подсчет трудового стажа;

- оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

- ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

- контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

- оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

- подготовка документов к сдаче в архив;

- составление установленной отчетности. [4]                   

Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе постараюсь дать общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ).
В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

  Распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу (Приложение № 2), об увольнении, о переводе на другую должность (Приложение №3), о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.