Документирование кадровой деятельности

по наименованию – служебное письмо;

  По способу фиксации исследуемый документ является   письменным,      подготовленным на множительном аппарате, напечатанным на ПК,   материальным носителем является бумага;

По месту составления документ используется для решения внутренних вопросов;

По степени сложности документ является простым;

По степени гласности документ является открытым;

По срокам исполнения – не срочным

По юридической силе документ является подлинным и не действительным по истечению срока действия;

По стадиям создания документ является оригиналом;

По происхождению – служебным;

По срокам хранения документ является документом временного хранения.

Следующий документ в анализе – протокол №18 (приложение №4).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дату;

4. номер;

5. указание места издания документа;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подписи.

Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:

      1.  Согласно ГОСТу, наименование организации присутствует в          исследуемом документе ;

2.  Наименование вида документа - протокол;

3.  Дата – проставлена;

4.  Номер -  проставлен;

5.  Указание места издания -есть;

6.  Заголовок к тексту -отсутсвует;

7.  Текст - есть;

8.  Подписи - подписи председателя  секретаря;

В сравнении с формуляром образцом, где обязательными  являются 8 реквизитов, в данном протоколе в наличии 7.

1.                       Исследуемый документ оформлен на бланке формата А4 продольного расположения реквизитов, на бумаге белого цвета.

С точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов реквизитов  порядка их расположения выявлено следующее:

2.  наименование вида документа - на документе есть название организации, и находится данный реквизит соответственно формуляру образцу;

3.  дата - для данного реквизита на бланке документа проставляется отметка. В исследуемом документе обнаружено, что реквизит дата расположен верно, но не проставлена отметка;

4.   регистрационный номер документа (или регистрационный индекс ) - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

В ходе исследования данного протокола было выявлено следующее:  реквизит расположен на месте, предусмотренном ГОСТ Р 6.30 - 2003, вправо от реквизита дата; составлен в цифровом варианте, отметка не проставлена;

5. указание места издания – Белорецкий металлургический комбинат

6. Заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы о чем? о ком? чего? кого? должен располагаться под реквизитами бланка, печататься через один интервал, не должен занимать более пяти строк. точка в конце заголовка не ставится. заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4. бланк документа может при необходимости включать  ограничительные отметки для верхних границ зон расположения данного реквизита.

в данном документе заголовок отсутствует

                   7.  Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Cсекретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и  инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?".

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили: (Решили).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире -  краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил  текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью. В процессе исследования данного протокола были выявлены следующие недостатки:

1. список присутствующих  сотрудников написан не в алфавитном порядке;

2. пункты повестка дня, имена председателя и секретаря, список выступивших отсутствуют.

8. подпись - реквизит, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. В данном документе проставлено верно.

Порядок и расположение реквизита «текст» выполнен согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003Реквизит «текст» текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяют в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруются. Текст документа на формате А4 оформляется через 1,5 – 2 межстрочных интервала. Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаком препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Тире – как знак переноса не отделяется пробелом от последней буквы  переносимого слова.

1.      По видам деятельности данный документ является документом по функциям управления;

2.      По наименованию документ называется протокол;

3.      По способу фиксации исследуемый документ является письменным, подготовленным на множительном аппарате, напечатанным на ПК, материальным носителем является бумага;

4.      По месту составления документ используется для решения внутренних вопросов;

5.      По степени сложности документ является простым;

6.      По степени гласности документ является открытым;

7.      По срокам исполнения – не срочным

8.      По юридической силе документ является подлинным и не действительным по истечению срока действия;

9.      По стадиям создания документ является оригиналом;

10. По происхождению – служебным;

11. По срокам хранения документ является документом временного хранения.

Следующим документом рассмотрим Распоряжение (приложение №7).

Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания;

- заголовок;

- подпись;

- текст;

- гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Из всех перечисленных выше реквизитов присутствуют все, кроме визы согласования.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее
• В рассматриваемом документе данные требования соблюдены.

Текст распоряжения состоит из констатирующей части и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.  Констатирующая часть в распоряжениях  отделяется от распорядительной словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» - в данном документе видно, что заголовок оформлен не верно. При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки, что соблюдено при составлении данного заголовка.

12.                   По видам деятельности данный документ является документом по функциям управления;

13.                   По наименованию документ называется протокол;

14.                   По способу фиксации исследуемый документ является письменным, подготовленным на множительном аппарате, напечатанным на ПК, материальным носителем является бумага;

15.                   По месту составления документ используется для решения внутренних вопросов;

16.                   По степени сложности документ является простым;

17.                   По степени гласности документ является открытым;

18.                   По срокам исполнения – не срочным

19.                   По юридической силе документ является подлинным и не действительным по истечению срока действия;

20.                   По стадиям создания документ является оригиналом;

21.                   По происхождению – служебным;

По срокам хранения документ является документом временного хранения.

Заключение

Службе кадров ОАО БМК необходимо разработать критерии оценки ее эффективности:

- формирование корпоративной культуры организации;

- улучшение психологического климата в организации;

-увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в организации и не планирующих переход в другие организации;

-своевременность и качество замещения вакантных должностей в организацию.

К дополнительным критериям можно отнести:

- положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности службы кадров;

- снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

Деятельность кадровой службы  ОАО БМК станет эффективней, если будет построена с учетом четко разработанных критериев оценки.

От обеспеченности ОАО БМК трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

Основной задачей кадровой службы ОАО БМК является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

-формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

-планирование кадровой деятельности;

-оценка кадрового потенциала;

-определение потребности в кадрах;

-содействие адаптации работников;

-профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

-набор и отбор кадров и т.д.

Ведь отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч).

3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.