Документирование управленческой деятельности

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема курсовой работы: «Документирование управленческой деятельности». Актуальность темы заключается в том, что в новых экономически условиях, в которых оказалась Россия с начала 90-х гг., усилилась роль информации, в том числе имеющей форму документов. Неизмеримо возросла роль деловой переписки предприятий и организаций с деловыми партнерами.

Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, прежде всего его универсальностью.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процессов документирования управленческой деятельности с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

Задачи курсовой работы:

- анализ проблем документирования в организациях;

- исследование методов документирования в организациях;

- рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов.

Любой работник в сфере  управления связан с процессами документирования, это занимает огромное количество рабочего времени. Поэтому изучение и анализ данной темы поможет автору в будущей практической деятельности сократить время при создании управленческих документов.

Для написания курсовой работы были выбраны источники:

1 .ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированная  система документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

4..Закон РФ « Об информации, информатизации и защите информации» от 21.07.1995 г. № 24-ФЗ.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 11-93.

6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина.- 7-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2009.- 224с.

          7. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова.- Изд.3-е, испр. И доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 336с. (СПО)

В настоящее время документационное обеспечение управления деятельности российских предприятий осуществляется стихийно. Не применяется на практике существенная нормативная база и традиции Российского делопроизводства, которые составляют 175-ий исторический опыт. Поэтому в основной части курсовой работы автор рассматривает основные цель и задачи документирования управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

 

Значение документирования как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографическим) способом, так и с использованием компьютерных технологий. За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллиардов документов, т.е. вдвое больше, чем в центральных органах управления. Только одно это может дать представление о процессе документирования.

Правильная  организация документирования – основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем. Поэтому актуальной является задача обучения основным нормам документирования и рациональным приемам работы с документами.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Документирование управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого  решения состоит из получения  информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии  отсутствует четкая организация создания и работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений, а также к неверным решениям.

Обратимся к основным понятиям документоведческой науки  и сродных с ней понятий. Данный этап работы позволит автору ориентироваться  в выбранной теме курсовой работы. Традиционно обратимся к основному  понятию – «делопроизводство».

Делопроизводством называют область управленческой деятельности человека по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения¹. В связи с внедрением в сферу управления и работы с деловой документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равнозначный термину «делопроизводство» термин «документационно обеспечение управления» (ДОУ).

1 часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе об обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.²

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.)

Документирование, т.е. процесс  создания и оформления документа, может  осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Известно, что работа с документами состоит из 3-х частей:

1. документирование (составление проектов документов, их согласование, проверка правильности оформления, подписание или утверждение и регистрация);
2. организация работы с документами (регистрация, рассмотрение документов руководителем и написание резолюций, контроль исполнения документов, собственно исполнение, группировка документов, использование, передача в архив, уничтожение).

3) хранение  документов – за эту область делопроизводства отвечает наука «Архивоведение». Архивоведение – это наука, которая изучает процессы хранения документов после завершения их в делопроизводстве.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Так как все процессы в документировании непосредственно связаны с документами на любом носителе и в любой форме.

Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.³

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа  подразделяются на постоянные и переменные.

Постоянные  реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

Переменные  реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документ личного  происхождения – это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».⁴

Официальный документ – это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».⁵

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.⁶

Документы могут выполнять  следующие функции:

1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная;
3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.⁷

Дубликат документа  – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.⁸

Копия документа  – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.⁹

Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».¹⁰

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.¹¹

Носитель документированной  информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Вывод: подводя итог данной главы можно сказать, что понятие «документ» велико. Документы служат средством связи между собой, предприятий и организаций с гражданами – это объясняет многообразие родственных понятий, которые тесно связаны с понятием «документ». Все родственные понятия содержат в себе слово документ, который и несет основную смысловую нагрузку.

 

Глава 2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

 

Унификация  в делопроизводстве – это сокращение неоправданного многообразия  разновидностей документов, приведения их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.¹²

Благодаря унификации достигают  упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это  способствует сокращению временных  и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

Способы унификации документов:

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.¹³

Таблица – текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная информация - в соответствующих графах и строках. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.¹⁴

Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления.¹⁵

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной  работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Стандартизация  в делопроизводстве – это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.¹⁶

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут  быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно – исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)¹⁷, так и на унифицированные системы документации.

 

2.1. Нормативные материалы  по документированию управленческой  деятельности и организации работы  с документами

 

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая Государственной  архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ -  упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.