Документирование управленческой деятельности

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах, действовавших до 1990 года, по этому признаку проводились разграничения.

В 1998 году был принят еще  один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятий установлен один стандартизованный термин.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 19 января 2005г. №30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов  исполнительной власти », на основе федеральных  законов, актов Президента РФ и Правительства РФ была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная  Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. №536.

Каждая организации на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, Индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Вывод: кратко можно сказать, что унификация, закрепленная в стандартизации, помогает в современных, сложных условиях организовывать процесс документирования более точно и затрачивать меньше времени. Всегда можно обратиться к тому или иному законодательному акту, чтобы разъяснить возникший вопрос, а в результате получить исчерпывающие сведения в соответствии с законодательно-нормативными актами РФ.

 

 

Глава 3. Документирование, как запись на различных носителях

 

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Управленческие документы составляют основу документации организации. ¹⁸

Правильное оформление документов сотрудниками организации  может обеспечиваться за счет реализации службой ДОУ следующих мероприятий:

– разработки внутренних нормативных документов по делопроизводству;

– проведения работ по унификации документов, разработке и внедрению  табеля и альбома форм документов;

– методического руководства и  контроля над соблюдением установленных  правил подготовки документов в структурных подразделениях;

– повышения квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации  работы с документами.

 

3.1. Основные способы  и средства документирования

 

Различают следующие  способы документирования:

● текстовое документирование;

● техническое документирование;

● фотодокументирование;

● кинодокументирование;

● фонодокументирование (звукозапись);

● аудиовидеодокументирование;

● машинное документирование.

Текстовое документирование. Это наиболее древний способ фиксирования информации. Его становление и развитие неразрывно связано с возникновением письменности.¹⁹

Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающие название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструктирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.²⁰

Фотодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий.²¹

Кинодокументирование. Кинодокумент – изобразительный документ, созданный кинематографическим способом. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий²².

Фотодокументирование. Фотодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. В случае необходимости фотодокументы всегда можно превратить в письменные документы.²³

Аудиовидеодокументирование. Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Первый опыт создания таких документов связан с возникновением звукового кинематографа.²⁴

Машинное документирование. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации ЭВМ.²⁵

Средства документирования. Средства документирования подразделяется на простые и сложные.

К наиболее простым средствам документирования относятся так называемые рукописные средства (ручки, карандаши).

В современных условиях широкое распространение получило документирование на основе использовании  компьютерной оргтехники (принтеры, плоттеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеров), а также средства передачи и приема документированной информации: телетайпы, факсимильные аппараты, передающие текстовую и графическую информацию.

К сложным средствам документирования относятся средства репрографии и оперативной полиграфии, т.е. совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.

К средствам репрографии (копирования) относятся средства фотокопирования, электрофотографии, термографии, электроннолучевого копирования.

В процессе копирования  принимает участие оригинал, копия  и посредник.

К средствам оперативной  полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малый офсетные машины, ксероксы, работающие по упрощенной полиграфической технологии.

 

3.2. Основные носители документальной информации

 

Носитель информации – это физический и материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.²⁶

Основным носителем  документированной информации при  текстовом и техническом документировании является бумага.

Обычая бумага применяется  при текстовом документировании. Специальная бумага используется при  техническом документировании (ватман, калька, координатная бумага).

При фотодокументировании используются носители на бумажной основе, стекле с  нанесенным  на них специальным  покрытием, обладающим свойством темнеть  под воздействием световых лучей, на которых после выполнения определенного  комплекса технологических операций появляется зафиксированная информация (фотодокумент).

Основой кинодокументов является кинолента, представляющая собой многослойную полимерную  систему. Черно-белые кинопленки состоят из полимерной основы и жевательного слоя, в котором диспергированны кристаллы солей светочувствительного серебра.

Носителями информации при фонодокументировании в зависимости от способа записи могут быть магнитные ленты, фонографические валики, грампластинки.

Основным носителем  при аудиовидеодокументировании являются ленты с гибкой и тонкой основой, на которые нанесен рабочий слой из магнитного порошка с малыми размерами частиц, диспергированного в связывающем составе.

Для ввода информации в машину приходится преобразовывать  ее из формы, понятной человеку, в форму, понятную машине. Для этого в процессе машинного документирования используются специальные – машинные – носители информации.

 

3.3. Задачи защиты информации  при ее документировании

 

Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на решение следующих задач:²⁷

1) обеспечение защиты  информации от неправомерного  доступа, уничтожения, предоставления, распространения, а также от  иных неправомерных действий  в отношении такой информации;

2)  соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;  

3)  реализация права  на доступ к информации.

Государственное регулирование  отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о  защите информации, а  также ответственности за нарушение законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации.

 

3.4. Подлинные и подложные  документы. 

Виды фальсификации  документов

 

Под подлинным документом понимается документ, изготовленный санкционированным способом в соответствии с законодательно определенной технологией его изготовления и имеющий признаки подлинности.

Документ, при предъявлении которого отсутствуют или нарушены признаки подлинности, предварительно квалифицируется как подложный  и требует представления дополнительного подтверждения своей подлинности.

Современные виды и способы фальсификации документов, а также методы и средства защиты их от фальсификации изложены в «Защите полиграфической продукции от фальсификации».

К наиболее распространенной документной продукции, уязвимой для фальсификации, относятся бланки ценных бумаг и государственные бумаги; ведомственные и отраслевые бланки; документарные бланки; бланки конфиденциальной коммерческой корреспонденции; изделия (документы), прямо или косвенно выступающие средством платежа, получения услуг или льгот и т.д.

Вывод: в этой части непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы современного документирования в процессе управленческой деятельности. Показаны методы определения подлинников, копий, защиты информации и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4.  Общие сведения к оформлению документов в управленческой сфере

 

Среди большого разнообразия видов  деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация занимает особое место.

Можно утверждать, что  организационная и управленческая деятельность главным образом заключается  в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

Оформление ОРД, как  уже было сказано, осуществляется в  соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;
2. Герб субъекта Российской Федерации;
3. Эмблема организации или торговый знак (знак обслуживания);
4. Код организации;

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
7. Код формы документа;
8. Наименование организации;
9. Справочные данные об организации;
10. Наименование вида документа;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. Место составления или издания документа;
15. Адресат;
16. Гриф утверждения документа;
17. Резолюция;
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
23. Гриф согласования документа;
24. Визы согласования документа;
25. Оттиск печати;
26. Отметка о заверении копии;
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.