Документы, их виды и работа с письменными обращениями граждан.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

КУРСКИЙ ГОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Контрольная работа

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Студента группы      3 курса Тов

Заочной формы обучения

Специальность «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров»

Ф.И.О.   Наумовой Юлии Петровны

Шифр    13

                                                                             Домашний адрес г. Курск

                                                                             Ул.Новая- Восточная, д. 50

                                                Курск 2011

                                                Содержание:

Введение.

1.Адресование документов.

1.2 Виды деловых писем.

2.                  Работа с обращениями граждан.

2.2 Организация приема работы с письменными обращениями граждан.

     3.   Справочно-информационные документы.

     3.2  Виды и специфика оформления.

Список литературы.

                                                  Введение:

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

№1.

Адресование документов- резолюция на документе, заявлении или на специальном бланке, которая указывает, кто из сотрудников имеет право на ознакомление с данным документом.

№1.2

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

1.Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

            оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

            письмо(запрос) - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

            рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

            благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

            гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

            информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

            письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

            письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

            письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

            письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

            письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

            письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

            сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1.                        Письма ответы – ответы на инициативные письма.

2.                        Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

            Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

            Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

1.            Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

2.            Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

1.            Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

2.            Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1.            Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

2.            Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1.            Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

2.            Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

3.            Факсовые – отправленные по факсу.

№2.

Работа с обращениями (запросами)-осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Регламентом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, решениями и поручениями Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Председатель Совета Федерации), Положением об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Инструкцией по делопроизводству в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Инструкция по делопроизводству), а также на основании настоящей Инструкции.

Работа с обращениями (запросами), поступившими в Совет Федерации в письменной форме (далее – письменные обращения (запросы) и в форме электронного документа (далее – электронные обращения (запросы), является прямой служебной обязанностью должностных лиц Совета Федерации (Председателя Совета Федерации, первого заместителя Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – первый заместитель Председателя Совета Федерации), заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – заместители Председателя Совета Федерации), председателей, первых заместителей, заместителей председателей комитетов, комиссий Совета Федерации (председателей подкомитетов, подкомиссий), членов комитетов, комиссий Совета Федерации), а также членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее – члены Совета Федерации), временно не входящих в составы комитетов, комиссий Совета Федерации.

На основании статьи 2 «Право граждан на обращение» Федерального Закона от 02.05.2006 №59-Федерального Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.

Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.

№ 2.1

Организация приема работы с письменными обращениями граждан:

            Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию или должностному лицу в журнале регистрации входящей корреспонденции администрации. На каждом поступившем письме в правом нижнем углу первого  листа проставляется штамп администрации с указанием даты поступления и входящего номера.

            Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

            В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

            Должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

            Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение, или действие (бездействие) которых обжалуется.

            В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 5 настоящей статьи, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

№3.

   Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

   Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

№3.1

Виды и специфика оформления.

      Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.