Документы, их виды и работа с письменными обращениями граждан.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

   Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

            наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения);

            наименование вида документа;

            дата и номер;

            место составления (для внешней докладной записки);

            заголовок к тексту;

            текст;

            подпись.

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

   Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

            наименование структурного подразделения;

            дата;

            номер;

            заголовок к тексту;

            адресат;

            подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

    Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами заявления являются:

            наименование подразделения;

            название вида документа;

            дата;

            номер документа;

                                     адресат;

                                     инициалы;

                                     фамилия и должность заявителя;

                                     подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...»  и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

    Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

                                     наименование подразделения;

                                     название вида документа;

                                     дата;

                                     номер документа;

                                     адресат;

                                     заголовок к тексту;

                                     подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

                                     фамилия, имя, отчество;

                                     дата рождения;

                                     образование;

            занимаемая должность;

            структурное подразделение;

            стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

            оценка служебной деятельности;

            повышение профессионального уровня;

            оценка деловых и моральных качеств;

            участие в общественной работе;

            мотивы назначения, перемещения или поощрения;

            должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

    Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

                        наименование организации-автора,

                        справочные данные об организации,

                        дата документа,

                        номер документа,

                        ссылку на дату и номер входящего документа,

                        адресат,

                        заголовок к тексту,

                        подпись,

                        отметка об исполнителе,

                        в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

   Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

   В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере. Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

                                      Список литературы:

1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело»,-ЗАО Москва Бизнес школа Интел Синтез, 2006 год.

2. Кирсанова М.В. «Современное документационное обеспечение»,-учебное пособие Москва-Новосибирск, издательство Инфо, 2007 год.

3. Комышев А.П. «Основы документационного обеспечения управления»-учебное пособие, Москва, Дело и сервис, 2004 год.

4. Павлюк Л.В.- «Справочник по документационному обеспечению», Москва-Санкт-Петербург, издательство Дрофа, 2007 год.

5. Стенюков М.В. «Документы документационного обеспечения деятельности предприятия»- Москва, 2006 год.

13