Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

ГОУ ВПО  «МаГУ»

Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

(Кафедра  ДиМД) 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Организации и технологии документационного обеспечения управления»

Тема: «Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила  студентка  ______  группы

факультета  ПОиСТ ГОУ ВПО «МаГУ» 

Работа  сдана _____   __________ 20__г. 
 
 

Проверила  кандидат философских наук

доцент  кафедры ДиМД.

 

Оценка __________________________ 
 
 

2011

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия……………………………………….4

§ 1.1. Законодательно-нормативная база…………………………………………4

§ 1.2. Особенности ведение кадрового делопроизводства……………………....8

§ 1.3. Правила формирования личных дел сотрудников………………………...13

Вывод по первой главе…………………………………………………………….20

Глава 2. Практическая реализация формирования личных дел в условиях вневедомственной охраны…………………………………………………………20

§ 2.1. Общая характеристика деятельности предприятия……………………….20

§ 2.2. Анализ формирования личных дел сотрудников предприятия…………..23

Вывод по второй главе…………………………………………………………….28

Заключение…………………………………………………………………………30

Список  источников и использованной  литературы…..………………………..32

Приложение 1………………………………………………………………………36

Приложение 2………………………………………………………………………37

Приложение 3………………………………………………………………………38

Приложение 4………………………………………………………………………39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Тема  моей курсовой работы - формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Вопросам личных дел посвящены труды:

1) В.И.  Шкатулла – кандидат юридических  наук, профессор, директор Дирекции  образовательных программ Академии  труда и социальных отношений;  автор более 150 работ[36];

2) М.Ю.Рогожин – независимый эксперт-исследователь [37];

3) Ф.Н.Филина «Личное дело сотрудника» [38],

4) А.С. Красавин - кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД [39],

5) Л.М.  Вялова «Документационное обеспечение  деятельности кадровой службы» [40].

Цель: описать  правила формирования личных дел  и проанализировать осуществление этой работы в условиях вневедомственной охраны с. Кизильского.

Объект  исследования – ведение кадровой документации вневедомственной охраны.

Предмет исследования – формирование личных дел сотрудников.

Задачи:

1. Изучить законодательную, нормативную и методическую литературу по теме исследования.
2. Описать особенности ведения кадрового делопроизводства и правила формирования личных дел сотрудников.
3. Проанализировать осуществление этой работы в условиях вневедомственной охраны.

Методическая  база исследования:

- анализ  документов;

- ранжирования;

- наблюдение.

Теоретическая значимость - детализированное правило формирования личных дел сотрудников при ведении кадрового делопроизводства предприятия.

Практическая  значимость – формулирование рекомендаций по совершенствованию формирования личных дел сотрудников вневедомственной охраны.

Глава 1 . Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия.

§ 1.1. Законодательно-нормативная база

Законодательно-нормативное  обеспечение - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового  права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому  первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов.[35]

Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:

1. Федеральный уровень:

• Конституция Российской Федерации [1];

• Трудовой кодекс Российской Федерации [2];
• Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [3];
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4];
• Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [5];
• Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» [6];
• Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [7];
• Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» [8];
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» [9];
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» [10];
• Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации» [11];
• Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» [12];
• Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» [13];
• Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [14];
• Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» [15];
• Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [16];
• «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 [17];
• «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ [18];
• «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549 [19];
• «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28 [20];
• ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411 [21];
• «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536 [22];
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года [23];
• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года [24];
• «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367 [25];
• «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298 [26];
• «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413 [27];
• «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412 [28];
• «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст [29];
• «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО) [30];
• «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37 [31];
• Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» [32];
• Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ [33];
• Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства [34].

     2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

     3. Локальные нормативно-правовые акты:

     -   Коллективный договор;

     -   Правила внутреннего трудового распорядка;

     -   Штатное расписание;

     -   Положение (инструкция) о делопроизводстве;

     -   Положение о защите персональных данных работников;

     -   Положение о должностной инструкции;

     -   Положение по оплате труда;

     -   Положения о структурных подразделениях и другие

Таким образом, основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются  личные дела, являются документа, принятые на федеральном уровне, а именно Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, различные Федеральные законы, Указы Президента, Постановления и т.д. а второстепенными являются нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации и локальные нормативно-правовые акты.

§ 1.2. Особенности ведение кадрового делопроизводства

Кадры это основной (штатный) состав квалифицированных  работников, государственных, частных  учреждений и общественных организаций.

Кадровое  делопроизводство определяется как  деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное.

Рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано так, чтобы его умственные и физические усилия в полной мере направлялись на выполнение непосредственно функциональных обязанностей.

Рабочие помещения работников кадровой службы, учитывая характер работ, условно разделяют  на такие зоны:

- управление (рабочие помещения заместителя руководителя учреждения по работе с кадрами, начальника отдела кадров, начальника отдела подготовки кадров и тому подобное);

- работы с посетителями (объединяет зону рабочего места инспектора (референта) из кадров и зону посетителя, оборудованную необходимым набором мебели);

- работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

- приемная (посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, а в случае потребности заполнить формуляры кадровых документов);

- контактов, или зона конфиденциального общения с посетителями (изолированное помещение с интерьером, который способствует доверительному разговору);

- кодировка и хранение  документов (здесь сохраняются картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с кадрами и тому подобное).

Во  всех рабочих помещениях должны быть обеспечены соответствующие условия труда

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен владеть информацией  о состоянии личного состава  и движении кадров. Четкая организация  учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет  кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право  самостоятельно принимать и освобождать  работников. Учету подлежат работники  всех категорий независимо от характера работы или должности.

Организация учета кадров полагается непосредственно  на отдел кадров, инспектора из кадров, менеджера из персонала, секретаря или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или владельца предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.

Учет  кадров должен обеспечивать достоверные  сведения:

- о  количестве работников за категориями,  профессиями, квалификацией, образованием, стажем работы, статью, возрастом и другими признаками;

- об  изменении количества и составлю  работников в учреждении в  целом и ее подразделах, а  также о причинах этих изменений;

- о  состоянии работы из повышения  квалификации, подготовки и переподготовки  кадров по специальности и  категориями;

- о  количественном и качественном  составе кадров, продвижения молодых  работников, награждения;