История развития и возникновения приказов

     Информационные  показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

     Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно- распорядительные.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению 
отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

     В состав кадровой документации входят такие документы как:

     - приказ (распоряжение) о приеме на работу;

     - приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу;

     - приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска;

     - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).

     Приказ (распоряжение) о  приеме на работу является одной из 
унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

     Приказы по личному составу являются важнейшим  документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

     Для оформления приказов по личному составу  необходимо письменное 
обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление 
работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения 
(например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт 
(например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой 
организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, 
отражающее изменение фамилии работника и др.

     Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

     Приказы по личному составу оформляются  и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не 
имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу 
начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

     Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по 
личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

     Каждый  пункт приказа по личному составу  должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

     Состав  других сведений в пунктах приказа  по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

     При приеме на работу обязательно устанавливается  размер оплаты труда 
(оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

     При переводе на другую работу – новая  должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), 
причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда 
(если оно возникает).

     При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

     При предоставлении отпуска – его  вид, продолжительность, дата начала и окончания.

     При командировании – дата и продолжительность  командировок, место 
направления, наименование предприятия.

     При поощрениях и наказаниях – причина  и вид поощрения или взыскания.

     Каждый  пункт приказа по личному составу  должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

     Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения 
работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

     Проект  приказа по личному составу согласовывается  со следующими 
должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с 
руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

     Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от 
приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы 
используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На 
предприятиях ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

     Информация, содержащаяся в приказах по личному  составу (сведения о 
работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

     Приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

     Приказ (распоряжение) визирует начальник  структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

     На  оборотной стороне делаются отметки  о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

     Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

     Заполняется в двух экземплярах: один остается в  отделе кадров, другой 
передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного 
подразделения и руководителем организации.

     На  основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает 
отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет 
заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без 
оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются 
месяцы, по которым начислена заработная плата.

     Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового  договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

      4. Процедура составления  и оформления распорядительных

     документов 

     Процедуру составления и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. В  ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

     Подготовка  распорядительного документа может  быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При  разработки проектов сложных и больших  распорядительных документов могут  создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

     Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в  нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего,  к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

     Изучение  законодательных актов и правительственных  документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

     Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

     Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а так  же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.