Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Февраля 2013 в 19:19, курсовая работа
Для нормального функционирования и успешного развития любой организации необходим руководитель, осуществляющий организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.
Таким образом, каждая из представленных категорий является важным звеном в структуре управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих практических, тактических и операционных функций своим подчинённым.
1.2 Функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям
Персонал, выполняющий функции организации, координации, контроля:
Профессиональные функции
Так у секретаря на reception следующие обязанности: приём звонков на русском и / или иностранном языке, переадресация входящих звонков; приём, передача и регистрация телефонограмм; приём и отправка факсимильных сообщений; делопроизводство в том или ином объёме:
Приём и передача писем по электронной почте; поиск необходимой для работы офиса информации в Интернете, печатных изданиях, по телефону; организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписанных изданий в офис; хозяйственное обеспечение офиса:
Заказ визиток; координация работы офисных водителей и курьеров; заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц; работа с почтовыми и курьерскими службами; организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации; встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания; взаимодействие с арендаторами; выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.
К секретарям первой ступени – секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные – образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка.
Требования:
Хоть секретарь на reception и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации.
Секретарь – референт – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря – референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь – референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где работают секретари – референты выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создаётся, функции по делопроизводственному обеспечению сосредотачиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря – референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
К функциям секретаря – референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приёма посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя руководителя; контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы; организация встреч и переговоров руководителя; подготовка командировок руководителя; организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация рабочего дня руководства, резервирование времени; организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатации оргтехники.
Секретарь – референт является надёжным помощником руководителя. Вместе с тем на нём замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, и деловыми партнёрами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря – референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря – референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчёркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.
Особую группу функций секретаря – референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:
Секретарь – референт отвечает (письменно или по телефону) на все приглашения (руководитель отвечает лично только в том случае, если не может присутствовать на мероприятии или церемонии). Секретарь – референт заботится о цветах, подарках, поздравлениях сотрудникам фирмы. А в трагических ситуациях (болезни, автомобильные аварии и т.п.) организует и необходимую помощь (по поручению руководителя, а в его отсутствие – по собственной инициативе).
Кроме традиционных обязанностей, сегодня секретарю – референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.
Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря – референта входит приём клиентов и гостей фирмы, Деятельность в ранках связей с общественностью, формирование архивов и т.д. Секретарь – референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневно фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
В небольших коммерческих организациях секретарь – референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами.
Часто в подчинении у секретаря – референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.
Требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Exel и общее знакомство с операционной системой Widows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.
Профессиональный секретарь – референт должен иметь определённые знания и навыки, обладать определёнными личными и деловыми качествами. Профессия секретаря – референта предполагает высокий уровень образования.
Требуется знать: нормативно – методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы; русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы); правила ведения деловой беседы; принципы организации приёма посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики; принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; основы административного, трудового и хозяйственного права; правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников.
Требуется уметь: составлять и оформлять основное виды и разновидности управленческих документов; рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов; вести деловые беседы и телефонные переговоры; организовывать совещания, презентации, служебные поездки; пользоваться современными средствами связи; организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание; планировать свою работу, планировать и обеспечивать время руководителя; обеспечивать эффективную работу руководителя.
Основные деловые качества, необходимые секретарю – референту: организаторские способности: умение организовывать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовывать совещания, презентации, бизнес – поездки, приёмы делегаций и другие мероприятия; ответственность, надёжность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию; пунктуальность и исполнительность: своевременное и точно исполнение поручений, умение никогда ни о чём не забывать и никуда никогда не опаздывать; инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаться указаний руководителя по каждому поводу; преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения; умение хранить служебную тайну конфиденциальную информацию; предвидение: уметь предупредить поручения руководителя.
Личные качества, необходимые секретарю – референту: коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой; доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге – умение создать в офисе психологический комфорт; интеллигентность: культура речи, внешний вид; тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника; трудолюбе, добросовестность; скромность, аккуратность; любознательность: стремление постоянно повышать свой уровень знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.
В различных организациях обязанности секретаря – референта существенно различаются. Сегодня сфера деятельности секретарей – референтов постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организации неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.
офис – менеджер с учётом специфики содержания деятельности должен выполнять ряд функций: