Категории секретарей

Секретарь – референт – профессия  обслуживания. В отечественной практике эту должность преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.

Следующая категория, которая несомненно обладает специфическими чертами –  это офис – менеджер. Офис – менеджмент представляет собой один из видов  управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис – менеджмента являются:

• тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
• непосредственное (личное) личное взаимодействие офис – менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
• промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Последняя и наивысшая ступень  карьеры секретаря, по мнению многих авторов, – это личный помощник руководителя. Эту должность многие сравнивают со «второй рукой руководителя», отсюда и высокий её статус. Спецификой данной работы является:

• обеспечения эффективного взаимодействия персонала с целью принятия оптимальных управленческих решений;
• реализация стратегических и оперативных целей деятельности организации;
• ведет делопроизводство;
• помогает руководителю во всех необходимых вопросах.

Таким образом, существование различных  категорий секретарей вызвано динамикой  современной жизни. Если расставить основные категории секретарской профессии по должностному статусу (от низшей к высшей), то получится, что на первом месте – секретарь на reception, на втором месте – секретарь – референт, на третьем месте – офис – менеджер, и на четвёртом – личный помощник руководителя.

Деятельность современных организаций  протекает в условиях быстрых  изменений внешней и внутренней среды: усиливается конкурентная борьба, разрабатываются и реализуются  на рынке качественно новые товары, расширяется ассортимент оказываемых услуг. Эффективно действовать в сложных условиях рыночных отношений могут только те фирмы, которые обладают мощным кадровым потенциалом. Так, крупной фирме обойтись без секретаря на reception очень сложно. Мелкие поручения перейдут в компетенцию, например, секретаря – референта, а они, естественно, будут отвлекать от выполнения стратегически важных задач. Так же, маленькая фирма не нуждается в офис – менеджере, управлять там некем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Сегодня понятие секретарь является общим, оно не даёт полного представления о предстоящей работе. Непонятен его должностной статус, кем управляет он или кто управляет им. В то же время оно достаточно сложное, потому что имеет много градаций (категорий): от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно.

Сегодня на секретаре сходятся все  внутренние внешние предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнёрами. Следовательно, к деловым, личностным качествам секретаря предъявляются особые требования. Современный секретарь должен обладать высоким уровнем культуры, интеллекта, образованности, быть коммуникабельным и инициативным и, конечно, иметь высокий профессиональный уровень. От этого зависит и имидж организации, так как секретарь это первый человек, которого видит посетитель, гость компании. Важно, чтобы секретарь дал представление о её серьёзности, обязательности, а не наоборот, легкомысленности, несолидности. Одним из важнейших условий успешной работы секретаря является знание им основ секретарского дела.

Секретарское дело, как говорилось раннее, складывается из двух направлений: бездокументного обслуживания аппарата управления предприятия и его документального обслуживания – делопроизводства. В деятельность по без документному обслуживанию входит работа секретаря по подготовке совещаний, заседаний, организация приёма посетителей, ведению телефонных переговоров и т.д. Работа с документами требует специфических знаний и навыков. Документы многообразны и каждый вид документа – приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы сними.

Таким образом, профессия секретаря является очень интересной и живой. Коммуникабельному человеку такая работа придётся по вкусу, так как, есть постоянное общение с людьми и, конечно, возможность продвижения по карьерной лестнице.

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря – референта / И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2007. – 336 с.

2. Квалификационный справочник должностей служащих – М.: ИНФРА – М, 1999. – 336 с.

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова; 4 – е изд. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2001. – 328 с.

4. Овчинникова Т.И. Секретарь – референт – работа творческая // Секретарское дело. – 2001. – №5. – С. 38 – 39.

5. Поспелова Е.Н. Развёрнутая должностная инструкция секретаря: опыт составления // Секретарское дело. – 2005. – №4. – С. 16 – 21.

6. Рыбченкова Т.В. Офис – менеджер и коммунальные службы // Секретарь – референт. – 2009. – №8. – С. 90 – 93.

7. Рыбченкова Т.В. Офис – менеджер и секретарь: есть отличия // Секретарь – референт. – 2009. – №8. – С. 7 – 8.

8. Рыбченкова Т.В. Офис – менеджер и обеспечение офиса // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2008. – №3. – С. 72 – 76.

19. Секретарское дело: учеб. – практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. – 608 с.

10. Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. – М.: Приор, 2001. – 192 с.

11. http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/4.htm

12. http://vinirina-prof.ucoz.ru/publ/mesto_sekretarja_v_organizacii/1-1-0-2

 

Размещено на Allbest.ru