Категории секретарей

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис – менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными). Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий.

Должностные обязанности офис – менеджера: участвует в определении мисси организации, в разработке и планировании вопросов стратегического развития, в связи с деятельностью организации во внешней среде: установление рынков сбыта и потенциальных клиентов, совершенствование качества оказываемых услуг, координации и контроле за договорной деятельностью; в определении возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет представительские функции.

Организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности  организации: разрабатывает организационную  структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрение информационных технологий; участвует в разработке бизнес – планов; организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные компании; осуществляет функции планирования, подбора, оценки, учёта, стимулирования, повышения квалификации персонала, проводит работы по нормированию труда и определению численности персонала.

Руководит работой служб документации и обеспечивает эффективное выполнение функций документационного и  информационного обеспечения деятельности организации (учёт, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение; аналитическая работа с информацией для принятия решений); организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизация документопотоков; изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, ДО и управления персоналом; разрабатывает нормативно – методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации; обеспечивает совместно с другими руководителями подразделений приобретения, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.

Основные составляющие работы офис менеджера: организация обеспечения (снабжения) офиса: анализ рынка предоставляемый товаров и услуг, выбор выгодных условий; формирование товарного ассортимента (необходимый и достаточный ассортимент, создание запасов расходных материалов); создание системы учёта, хранение и выдачи товарно – материальных ценностей (ТМЦ).

Офис – менеджеру компании кроме  вопросов обеспечения жизнедеятельности  офиса приходится решать и организационные  задачи, связанные с арендой помещений, контролем инженерно – технических сетей, оплатой коммунальных расходов и т.д., и взаимодействовать с коммунальными службами.

Если компания арендует помещение  или здание, то офис – менеджер обязательно  должен иметь копии договора с  арендодателем с указанием суммы  арендной платы и периода (год, квартал, месяц), а также копию технической  документации на служебные помещения. На случай возникновения аварий на инженерных сетях по рукой должны быть телефоны аварийных служб.

Кроме того, в обязанности офис – менеджера, как правило, входит: контроль работы специалистов по установке дополнительных систем и оборудования; организация своевременной уборки контейнерных площадок; организация плановых уборок служебных помещений, мелкого ремонта оборудования и мебели; контроль за своевременностью оплаты аренды через бухгалтерию.

Оперативное обслуживание руководителей и сотрудников компании: организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление документов, представительские расходы); организация корпоративных мероприятий (КМ): календарь КМ, бюджет, смета, приобретение сувенирной продукции.

Организация работы служб транспорта: мониторинг компаний по вопросам приобретения, лизинга, страхования; планирование поездок, выдача путевых листов, контроль расхода горюче – смазочных материалов, т.е. бензина.

Обеспечение функционирования производственных площадей / зданий: соблюдение санитарных норм охраны труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности; контроль систем кондиционирования и вентиляции; ремонтные работы: выбор компаний, контроль их работы.

Круг обязанностей офис – менеджера  может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и её отдельных структур.

Должен знать: законодательные и нормативные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность, информационную и документационную деятельности организации; работу с персоналом; рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга; теорию менеджмента, микро – и макроэкономики; теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных компаний и работы с общественностью; порядок разработки коммерческих условий, согласований, договоров, контрактов; основы бухгалтерского учёта; основы социологии, психологии и мотивации труда; этику делового общения; основы делопроизводства; порядок планирования, проектирования и технологии работы на базе организационной и вычислительной техники служб ДОУ: методы исследования, анализа, проектирования развития документных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования, основы охраны труда и эргономики.

Требования к квалификации: высшее профессиональное образование или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента и ДОУ, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

В конечном счёте, эффективность офис – менеджера складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию  и всестороннему обеспечению  повседневной деятельности офиса.

Секретарь руководителя: В профессиональные задачи секретаря входит организационно – техническое обеспечение административно – распорядительной деятельности руководителя.

Обязанности секретаря помощника руководителя: проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителя на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; ведёт деловую переписку руководителя – составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения; осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю; ведёт контроль за исполнение изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и распоряжений руководителя, взятых на контроль; организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию; организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы. В обязанности секретаря помощника входит организация приёма посетителей. Он создаёт комфортную обстановку в приёмной, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что позволяет сэкономить время и моральные затраты руководителя на психологическую адаптацию собеседника в начале деловой беседы.

Секретарь руководителя отвечает за организационно – техническое обеспечение  административно – управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации.

Секретарь помощник руководителя как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.

Таким образом, для любой организации важен каждый сотрудник. Каждый занимает своё место и выполняет определённые функции, к ним предъявляются различные требования (в зависимости от специальности). Так же, каждый секретарь, от секретаря на ресепшн до секретаря помощника руководителя, нужен организации для качественного функционирования и успешного её развития. Сокращение должности секретаря в организации приводит не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к нарушению контакта руководителя с другими членами коллектива, внешнем миром. Потеря взаимопонимания между начальником и подчинённым неизбежно приводит к ухудшению производственного микроклимата, комфорта в коллективе и в итоге, к массовому увольнению ведущих специалистов организации, отвечающие за различные аспекты её деятельности. Убытки. которые несёт фирмы при увольнении высокопрофессиональных специалистов, весьма значительны, а в некоторых случаях и невосполнимы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Должностной статус секретарей в России

 

Значение секретаря в структуре  управления неуклонно повышается. Сегодня секретарь входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Секретарь (любой категории), избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. А для этого  недостаточно знакомства только со своей  должностной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должностной ступени, являются стимулом для повышения своей квалификации.

Очевидно, что для эффективной  работы фирмы недостаточно только секретаря  руководителя и секретаря – стенографистки. Необходимо чётко дифференцировать уровни квалификации, объём и содержание обязанностей, должностные положения секретарей. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низший к высшей и содействовал бы профессиональному росту секретаря.

В практике управления сложились определённые должностные ступени секретаря. Это секретарь на reception, секретарь  – референт, офис – менеджер, личный помощник руководителя, но нормативно они не закреплены. В позитивном решении этого противоречивого вопроса можно воспользоваться опытом Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS), которой был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря».

Уровень А   Секретарь - машинистка

Уровень В     секретарь

Уровень С   Секретарь - референт

Уровень Д Руководитель секретариата или  офис – менеджер, референт

В документе были даны четыре уровня: A – примерно соответствует уровню секретаря – машинистки в России; B – уровню секретаря; C – уровню секретаря – референта; D – уровню референта, руководителя секретариата, офис – менеджера.

Данная содержательная таблица  могла бы послужить серьёзным  основанием для разработки собственно российской нормативно – правовой базы деятельности секретарей и офис – менеджеров.

Из данной таблицы видно, что  секретарская профессия имеет категории. И различия между ними существенные. Если секретари уровня B выполняют  скорее технические операции, то секретари уровней C и D берут на себя часть управленческих функций. Самая большая разница между уровнями B и D. Первые выполняют работу, которую им поручили и ответственность лишь за собственную работу. Вторые же поручают работу кому-либо и у них больше творческая работа, ответственность несут за весь контролируемый ими отдел. Соответственно и требования к образованию и стажу к ним предъявляются разные. Для уровня B достаточны основы и опыт работы в России. Для D уже не достаточно базового уровня образования, необходимо университетское и зарубежный опыт.

Зачастую учёные в области секретарского  дела отделяют офис – менеджера  от всех остальных категорий. Это  происходит потому, что он существенно  отличается. Этот факт хорошо продемонстрировала Рыбченкова Т.В., оформив это в таблице «Офис – менеджер и секретарь: есть отличия»

В данной таблице представлены основные функциональные обязанности как  офис – менеджера, так и секретаря (кстати, понятие секретарь здесь представлено как общее понятие, оно не отражает определённую категорию). На основе имеющихся данных можно сделать вывод о том, что должность офис – менеджера по существу является высшей ступенью карьеры секретаря. Так же и «Квалификационный справочник должностей служащих» выделил менеджера в должности руководителей, а например секретаря руководителя – в должности других служащий (технических исполнителей). В то же время И.Ю. Байкова пишет, что «ассистент или помощник руководителя – это высшая ступень в карьере секретаря». Таким образом, этот вопрос остаётся дискуссионным, потому что разные специалисты придерживаются разного мнения.

Продолжая тему должностного статуса, следует выделит специфику работы каждой категории. Начнём с секретаря  на reception. И.Ю. Байкова пишет, что «Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) – это первая ступенька карьеры». Об это говорит и обязанности которые выполняет секретаря на reception и требования, которые ему предъявляются. Основное место работы отражено в названии (секретарь приёмной).

Работа секретаря – референта  современной российской фирмы тоже имеет свою специфику:

• большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т.д.;
• весьма насыщенный рабочий день;
• необходимость выполнять параллельно несколько работ;
• постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
• особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.п.