Контрольная работа по "Делопроизводству"

СОДЕРЖАНИЕ

1. Теоретическая часть…………………………………………………….3

Характеристика………………………………………………………….3

Автобиография…………………………………………………………..6

Резюме……………………………………………………………………7

Заявление……………………………………………………………...…11

Доверенность……………………………………………………………12

Расписка………………………………………………………………….15

2. Практическая часть……………………………………………………...16
3. Список литературы………………………………………………………28

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Составление и оформление документов личного характера: характеристика, автобиография, резюме, заявление, доверенность, расписка.

ХАРАКТИРИСТИКА.

     Слово Характеристика пришло к нам из английского языка. Характеристика является официальным письменным документом, который создается в случаях, когда нужно описать, чьи  либо  свойства,  особенности отличительные черты, достоинства и  недостатки и т.д.

     В зависимости от того, зачем нужна Характеристика,  акцент в ней ставят на разные детали, так же  от этого зависит то, кем она выдаётся. Если нужно написать Характеристику на студента, проходившего практику где-либо, как правило, её пишет человек, который являлся наставником. В судебные органы Характеристику пишут с места учебы или работы. 

     В Характеристике, которую просит новый работодатель, а пишет которую старый,  нужно особо отметить непосредственно профессиональные черты работника. 

     В Характеристике на студента, в отличие от Характеристики  на рабочего профессиональные навыки ещё не ставятся так высоко, тут важнее отметить то, насколько студент активен, насколько он может сам, без указаний, выполнять нужную работу. Так же в этом виде характеристики, как правило, выставляют несколько оценок. 

     Самые серьезные характеристики с наименьшим количеством преувеличений и наибольшим содержанием достоверной информации (недостоверные сведения могут рассматриваться как дача ложных показаний) пишутся, как правило, в Суды, и реже в  ГАИ. В  такой характеристики акцент ставится на личность человека. 

     Характеристика, при её правильном составлении, может  быть очень полезна. Так ни раз  бывали случаи, когда в решение  суда характеристика была очень значимым фактором.

     Самое важное о том, что  нужно знать о  характеристике на сотрудника.

     Этот  документ, данный руководством компании , содержит в себе детальное описание рабочих и человеческих качеств  сотрудника, зачастую бывшего. Обычно именно работники кадровой службы составляет характеристики на сотрудника.  В некоторых случаях, непосредственный руководитель работника участвует в написании характеристики с работником отдела кадров.  Как правило характеристика на сотрудника пишется для предъявления новому руководителю бывшим работником, а также в случае, когда она потребуется всяческим государственным структурам.  Работая над характеристикой, вы должны учитывать, для какой инстанции она предназначена:

- если от вас требуется позитивная характеристика

     Обычно  в характеристике описывают позитивные черты личности, результаты, описывают  пользу которую принес член персонала  фирме за время его пребывания в штате.  В случае, если ваш работник просит написать ему характеристику, вряд ли вам стоит составлять негативную характеристику, ведь есть большая вероятность того, что этот сотрудник от нее избавится, а вы просто будете тратить свое время. Основная причина, по которой не следует составлять плохие характеристики, является то, что такие характеристики способны негативно сказаться на имидже  вашей фирмы.  Не забывайте, важным моментом есть и то, что в большинстве случаев представитель отдела кадров отвечает за составление этих документов. Мы говорим о том, что как раз кадровая служба осуществляла прием на работу такого сотрудника, и как раз она в ответе за то, почему неподходящий работник принят на эту должность.

- в каком случае вы будете писать негативную характеристику

Таких характеристик избегают, и используют только в крайних случаях. Пример такого случая - если вы уволили человека по статье, или если такая характеристика нужна в милиции или в суде. 

Как может выглядеть характеристика.

     Характеристика на работника - прежде всего документ, а написание абсолютно любого документа следует начинать с "шапки" и реквизитов организации. Когда это сделано, вам следует написать год издания, и город, в котором издавался этот документ. Название "характеристика" напишите ниже. Представитель кадровой службы, и еще непосредственный руководитель человека, и руководитель предприятия расписываются в конце характеристики.  Печать она должна находиться на последней подписи.

     Относительно текста этого документа - как правило он занимает всего несколько предложений.  Начать характеристику нужно с трудовой биографии человека в этой организации.  И после этого опишите, полностью ли он соответствовал своей должности, какие обязанности ему нужно было выполнять, каких результатов он достиг, и как, в принципе,  справлялся со своей работой.  Есть смысл указать, что представляет собой этот подчиненный как член группы, и это займет еще одно-два предложения, в конце вы можете остановиться на его индивидуальных особенностях и характере.

     Все перечисленные рекомендации не следует считать единственно правильными, а текст рекомендации, который вы составите, может быть в произвольной форме.

     АВТОБИОГРАФИЯ.

     Одним из важнейшим фактором продвижения  Вашего трудоустройства является правильное составление трудовой автобиографии.  
          Объем автобиографии рекомендуется не более одной страницы. Иначе работодатель утомится ее читать. Автобиография должна содержать ключевые вопросы, заставляющие работодателя обратить внимание на Вашу кандидатуру.  
         Автобиография состоит из нескольких частей:  
1.Анкетные данные.  
2.Описание опыта работы.  
3.Данные об образовании и в том числе пройденных курсах.  
4.Знание языков.  
5. Вывод в какой работе заинтересован кандидат.  
         Анкетные данные содержат:  
- имя и фамилию кандидата;  
- адрес;  
- дату рождения и репатриации;  
- семейное положение с указанием количества детей до 18 лет;  
- телефоны (стационарный и мобильный). При этом следует учесть, что наличие стационарного телефона говорит о солидности кандидата;  
- номер удостоверения личности;  
- специальность согласно диплома и номер академической степени.  
         Описание опыта работы - основной раздел документа. Описание включает описание опыта работы, начиная с последних лет и кончая началом трудовой биографии.  Причем описание опыта работы в последние годы должно занимать большую часть раздела. 

Резюме  является основным документом при поиске новой работы. От качества и грамотности  составления этого документа  зависят Ваши шансы на трудоустройство.

     РЕЗЮМЕ.

     Основное  правило при составлении резюме - это изложение более подробной  и полной информации о Ваших личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации  к претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

     В связи с этим, если резюме отправляется в несколько организаций, на соискание  разных должностей, корректируйте резюме в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую Вы претендуете. В резюме нужно постараться  обратить внимание работодателя, что  биография Вашей трудовой деятельности полностью соответствует и совпадает  с желаемой и заявленной должностью. 

     Если  резюме пишется в адрес конкретного  сотрудника организации, то в заголовке  необходимо указать, например, "г-жи Ивановой" или "г-на Иванова".

     Ещё раз подчеркнём, что основная цель резюме - как можно лучше представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания работодателю, и он захотел пригласить Вас лично для беседы. Если же после отправки резюме обратного звонка не последовало - значит указанная в нём информация не сработала. В этом случае необходимо провести анализ изложенной информации в резюме и внести изменения, для укрепления вашего имиджа в глазах работодателя или изменить резюме для большего соответствия интересующим вакансиям.

     Обычно  кадровики на ознакомление с резюме тратят мало времени. Поэтому информация в резюме должна быть изложена так, чтобы сразу привлечь внимание. Исходя из этого максимальный объём резюме - две страницы. Самый оптимальный  вариант - одна страница.

     В случае трудоустройства в зарубежную организацию, резюме отправляется на русском  и иностранном языке, знание которого является преимуществом претендента  на соискание должности в данной компании.

     Оформление  резюме должно быть выдержано строго в едином, деловом стиле, то есть без излишеств в шрифтах, цветах, каких-либо эффектах.

     Теперь  более подробно рассмотрим обязательные поля и блоки, без которых не может обойтись ни одно резюме.

1. Личные данные: 

• ФИО (куда же без него);
• дата рождения;
• контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail);
• семейное положение.

2. Цель предоставления  резюме: 
Указание должности или вакансии, на которую претендуете. Обычно пишут (например): "соискание должности системного администратора". 
3. Образование соискателя:

• основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;
• дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы: 
Описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего. Синтаксис следующий: 

• месяц и год начала работы - месяц и год увольнения;
• название организации;
• сфера деятельности компании - данный пункт необходимо описать развёрнуто, то есть например "ОАО "Телеком ЛТД" - телекоммуникации" будет неправильно. Нужно обязательно раскрыть с какими видами телекоммуникаций работала данная организация и с каким видом телекоммуникаций работали именно Вы.
• занимаемая должность (либо должности), с перечнем выполняемых обязанностей.

   Большой ошибкой при описании в резюме трудового опыта является дословное  копирование записей из трудовой книжки. Это недопустимо в том  случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает с описанной в  трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко  представлять Ваши возможности для  выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные  навыки: 
Здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт необходимо выделить отдельно. В противном случае, достаточно будет указать краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы.  
6. Владение иностранными языками: 
Необходимо указать языки и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в совершенстве). 
7. Знание компьютера: 
Указывается степень владения компьютером, программами, операционными системами, языками программирования, базами данных. 
8. Дополнительная информация: 
В данном разделе указываются сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее. 
           Очень важно понимать особенности желаемой должности и ставить на первый план навыки и опыт, связанные именно с указанной в резюме работой.  
          Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.