Контрольная работа по "Делопроизводству"

2. Реквизиты  инструкции    

 Документы,  создаваемые федеральным органом  исполнительной власти, имеют стабильный  состав реквизитов, их расположение  и оформление.    

 Правилами  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти  установлен следующий состав  реквизитов документов федеральных  органов исполнительной власти:

а) Государственный  герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность  лица, подписавшего документ;

г) подпись  должностного лица;

д) вид  документа;

е) место  составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный  номер документа;

л) наименование документа;

м) текст  документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа  адресанта;

о) отметка  о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка  о заверении копии;

ф) отметка  об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка  о контроле документа;

ч) отметка  об исполнении документа;

ш) отметка  о конфиденциальности.    

 Состав  реквизитов конкретного документа  определяется его видом и назначением.     

 Кроме  перечисленных реквизитов, при подготовке  документов и в процессе работы  с документами могут использоваться  другие реквизиты, например, отметка  о поступлении документа в  федеральный орган исполнительной  власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.    

 При  подготовке раздела Инструкции  по делопроизводству, устанавливающего  порядок оформления реквизитов  документов, рекомендуется основываться  на Правилах оформления реквизитов.

3.  Должностная инструкция — документ, регламентирующий обязанности и полномочия сотрудника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения, либо отдела и распределяет обязанности и нагрузку между сотрудниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности, и определение списка обязанностей сотрудника. Должностная инструкция информирует сотрудника о его обязанностях, о внутренних правилах предприятия, критерии оценки результатов труда, ориентиры для повышения квалификации. Является основой оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем перемещении (повышении, увольнении, зачислении в разряд руководящих должностей, направлении на дополнительное обучение и т. п.). Содержит информацию для проведения отбора работников при найме (собеседовании), оценке уровня соответствия кандидатов вакантной должности.

4. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая  часть (общие положения)

2. Функции

3. Должностные  обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения  (связи по должности)

     Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

     Квалификационные  требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной  должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может  конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

     В этом же разделе отдельным пунктом  перечисляют законодательные, нормативные  и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение  о структурном подразделении, правила  внутреннего трудового распорядка и др.).

     Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"

     В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать  выполнение целого ряда разнородных  и порой трудоемких работ. В одном  случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются  заполнение карточек, ведение компьютерного  банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

     В этом же разделе отмечаются особенности  подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок  исполнения отдельных поручений.

Формулируя  перечень обязанностей работника при  составлении конкретной должностной  инструкции, учитывают принятую в  организации технологию работы с  документами и особенности применяемых  технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

Состав  функций в конкретной должностной  инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

     В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

     Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть  следующим образом.

Инспектор отдела кадров обязан;

1. Сохранять  конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных  о работниках организации (сведения  о фактах, событиях и обстоятельствах  жизни),

2. Выполнять  указания и распоряжения руководителя  кадровой службы, директора организации.

3. Обеспечивать  сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и  соблюдать правила их использования.

4. Соблюдать  правила эксплуатации организационной  техники, не допускать к работе  на технических средствах посторонних  лиц.

5. Тщательно  контролировать качество изготовления  и оформления документов по  личному составу работников организации,  а также документов, представляемых  на подпись директору

6. Соблюдать  сроки исполнения документов, заданий  и поручений руководства,

7. Придерживаться  установленной в организации  субординации, соблюдать правила  делового общения и нормы служебного  этикета.

     Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

     Четкая  формулировка прав работника позволяет  сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный  раздел.

     Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

     В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

     Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

     Несмотря  на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут  быть включены и иные разделы.

     Например, в должностную инструкцию может  быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются  критерии оценки труда. К таким критериям  можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

     К дополнительным разделам относится  и разд. "Порядок пересмотра должностной  инструкции". В нем устанавливают  или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз  в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе  которых: изменение организационной  структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению  должностных обязанностей, внедрение  новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают  в заключение должностной инструкции.