Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент»

     4 – рабочее место руководителя  должно быть оснащено средствами  связи и автоматизированной системой  информации (коммутатор, телефоны, переговорное  устройство, компьютер и т.п.)

     Всевозможные заболевания сотрудников офиса (остеохондроз, сколиоз, ревматизм, варикоз) возникают не только из-за гиподинамии, плохого климата в помещении и т. д., но и из-за неудобства мебели, которой пользуются офисные служащие. Неустойчивый стул или слишком высокий стол — причина не только плохого настроения работника и его раздражительности…²

     Поэтому от того, какую мебель выбирают для  своего офиса современные фирмы, зависит физическое состояние и, конечно, производительность туда сотрудников.

     Основное  содержание современного офиса —  письменные (либо компьютерные) столы, стеллажи, офисные кресла и офисные стулья.

     Как считают врачи-специалисты, самая  «вредная» для сотрудников мебель — стулья и кресла, так как  от сидячего, чаще всего неправильного, положения тела в течение длительного  времени страдает опорно-двигательный аппарат. При выборе офисного стула или кресла важно учитывать возможность регулирования высоты сиденья для людей разного роста и комплекции. Стул или кресло обязательно должны быть оснащены прочными подлокотниками и спинкой (иногда с подголовником). Идеальный вариант для работников — мебель, которая имитирует положение «сползающего человека», в таком случае спинка должна быть подвижной, отклоняться назад, а сиденье — выдвигаться вперед. Оптимальная величина угла между сиденьем и спинкой стула — чуть больше 90 градусов — позволяет работнику иногда откидываться назад. Спинка — не только поддержка для спины, она также распределяет нагрузку и вес, дает возможность сидеть «динамично», меняя положение. Поэтому хорошо, когда стул или кресло работника имеет спинку, высота которой может регулироваться.

     Особое  внимание необходимо уделить подлокотникам. Их главная функция — снижать  утомляемость плеч, шеи и верхней  части торса, а также поддерживать предплечья. Подлокотники помогают человеку садиться и вставать со стула, но если они неудобны и создают дискомфорт — они теряют свою практичность. Подлокотники должны слегка касаться нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Задача подлокотников состоит не в том, чтобы поднимать локти работника, и, если они мешают, их лучше демонтировать.

     Офисный стул (или кресло) должен быть функциональным, а потому ему совсем не помешают колесики и шарниры, которые позволяют  свободно перемещаться по комнате, придают  больше «мобильности» сотрудника, но при этом они не должны снижать его устойчивости.

     Не  менее важен и край сиденья  — обязательно с мягкой и скругленной  внизу формой, которая не нарушает циркуляцию крови в ногах. Лучший стул или кресло для офиса тот, который может регулироваться по высоте сиденья в пределах 40-55 см., по углу наклона сиденья — до 15° вперед и до 5° назад, по углу наклона спинки — в пределах 30° от прямого положения, а также по расстоянию спинки от переднего края сиденья — в пределах 35-50 см. Оптимальные требования к подлокотникам (желательно, чтобы они были съемными, а не стационарными): длина — не менее 25 см., ширина 5-7 см., регулировка по высоте над сиденьем — от 23 до 26 см. и по внутреннему расстоянию между ними — от 35 до 50 см.

     Чтобы проверить, правильно ли подобрано  кресло или стул, нужно сесть в него и постараться занять «правильное» положение: бедра находятся под прямым углом к туловищу, колени — под прямым углом к бедрам, ноги твердо стоят на полу либо на подставке (если человек невысокого роста), зазор между передней частью стула и икрами составляет 5 см. Конечно, при подборе оптимальных вариантов посадки необходимо учитывать и высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.

     При выборе стула или кресла для офиса  велика возможность пасть жертвой  модного дизайна или дешевизны в ущерб здоровью сотрудников. Нужно учитывать, что итальянские производители — короли дизайна, а польские, китайские и российские стулья не могут похвастаться выгодным соотношением цены и качества. Самыми «безвредными» по отношению к потребителю считаются офисные стулья и кресла немецких фирм.

     Существуют  особые требования и для офисных столов. На смену простым прямоугольным приходят треугольные, трапециевидные эргономичные формы со сглаженными углами. Оптимальная форма комбинированного стола — криволинейная угловая с особой тумбой, удлиняющей одну из половинок, предназначенную для письма (короткая половинка предназначена для компьютера). Стол, окружающий работника с трех сторон позволяет использовать максимум площади столешницы.

     При выборе офисного стола любой формы  необходимо следовать нескольким «золотым»  правила: глубина рабочей поверхности  — не менее 60-80 см., ширина — не менее 120-160 см. Лучшая модель имеет такие  параметры — площадь — не менее одного квадратного метра (на столе должно быть достаточно свободного места, чтобы было удобно работать, не отрываясь по пустякам), а высота — около 74 см.

     Проверить, подходит стол по высоте или нет, можно  прямо в магазине: при посадке  край его должен быть на уровне груди, ноги должны стоять под прямым углом, а колени — не касаться внутренней части столешницы. Идеальный вариант — когда стол имеет регулируемую по высоте рабочую поверхность.

     Еще один важный аспект — устойчивость. Массивный, тяжелый стол снижает вибрации, вредные для техники и человеческого организма.

     Самый распространенный и недорогой материал для офисного стола — ДСП и  другие древесные плиты. Сочетаясь  с прочными покрытиями, ламинатом  и меламином, такая основа дает отличный результат.

     На  сегодня наиболее популярными становятся стеклянные столы, которые создают  визуальное впечатление свободного пространства и отлично сочетаются с дизайном офисной оргтехники.

     Для оборудования офиса используются также  стеллажи и шкафы, которые комплексно решают вопрос хранения документов. Часто они являются модульной мебелью, гибко расширяются и модифицируются, способствую максимальной функциональности офиса.

     Главное при выборе шкафов и стеллажей в свой офис учитывать их размеры, т. к. если шкафы для документов слишком малы, то бумаги, файлы и папки постепенно скапливаются на столах сотрудников и мешают работе.

     Но  в идеале такая мебель не должна и загромождать пространство, поэтому  для офиса лучше выбрать легкие конструкции из стекла, пластика и  алюминия.

     Также должны быть предусмотрены дополнительные элементы мебели, например, полочки на столах, функциональные офисные перегородки. Такие «мелочи» помогают создать ощущение нескольких офисов в одном, выделить личное пространство каждого сотрудника, защитить сидящего напротив коллегу от вредных электромагнитных излучений компьютера.

     Цвет  мебели в офисе может быть разнообразным  — от черного до молочного, но следует  помнить, что светлые тона успокаивают, снижают раздражительность. Хорошо воздействует на сотрудников и округлая форма всех предметов меблировки. Отказ от острых углов создает оптимальные условия для работы людей, а также поддерживает в коллективе дух сотрудничества.

     Для создания удобного места размещения стендов и книжных полок можно  установить стол напротив стены, в офисах с открытой планировкой такое размещение стола помогает исключить случайные помехи и снижает отвлекаемость.

     Размещать столы лучше у окна, так, чтобы  свет падал слева, а не в глаза, в противном случае — завешивать окна плотными шторами. Учитывая всевозможные «мебельные аспекты», нельзя забывать и о «человеческом факторе», так как «правильная» мебель — это еще не залог здоровья и успешной работы сотрудников офиса. У работника в течение рабочего дня должна быть возможность чаще менять позу, вставать из-за стола, прогуливаться по лестнице или хотя бы по коридору. Необходимо пользоваться любым случаем, чтобы пройтись, размяться, а если есть возможность — сделать и минизарядку. 

2.Автоматизированное  рабочее место  руководителя (АРМ). Средства автоматизации.

     АРМ – это совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое, программное, информационное и организационно-методическое обеспечение решения задач профессиональной деятельности с помощью компьютерной техники, установленной на рабочем месте и действующей в локальной и (или) глобальной вычислительной сети. В зависимости от реализуемых функций выделяют 3 класса АРМ: руководителя, специалиста, технического и вспомогательного персонала.

     К АРМ руководителя предъявляются следующие требования:

• наличие распределенных баз данных и сведений, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;
• возможность доступа к отдельным базам данных и их ограниченного круга лиц, а к отдельным элементам – только руководителя;
• наглядность представления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам руководителя;
• обеспечение оперативного поиска информации;
• наличие программного обеспечения принятия управленческих решений;
• простота работы;
• обеспечение накопления опыта в выработке управленческих решений;
• обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры объекта управления.

     Задачи  персонального менеджмента руководитель решает совместно со своим секретарем. Руководителю необходимы функции калькулятора, записной книжки, рабочего календаря, телефонного справочника и электронной почты. Минимальный набор средств персонального менеджмента реализуется операционной системой Windows.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оперативное хранение  документов

Оперативное хранение документов подразумевает  хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи  в архив. Все документы имеют  разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с  указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Основные  принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна  из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого  составляется план архива. Также для  удобства поиска дела нужно устанавливать  корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.

Условия хранения документов.

Необходимо  создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный  и влажностный режим (17-19 °C и относительная  влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в  архиве организации, неодинакова. А  поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.

Уничтожение документов

Как уже  было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично.