Министерство  образования и науки РФ

филиал

Государственного  образовательного  учреждения

высшего  профессионального  образования-

Всероссийского  заочного финансово-экономического института

 в  г.Туле 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

Вариант 1

         
 
 

                                            Выполнил: студент  4 курса

                                                    факультета  МиМ

                                                    специальности  МО

                                                    группы дневной

                                                    Ануфриев В.А.

                                                     № л.д. 07 ммд 13057

                                           Проверил: Лукоянова А.В 
 
 
 
 

Тула, 2010

Содержание 

1. Понятие «Персональный  менеджмент». Организация рабочего  места руководителя 

2. Оперативное  хранение документов 

3. Схема работы  с входящими документами 

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя

 
 

     Персональный  менеджмент – это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.

     Очевидные преимущества персонального менеджмента:

• снижение нагрузки,
• уменьшение числа возможных ошибок,
• сокращение затрат времени и усилий при выполнении работы,
• уменьшение числа стрессов,
• получение большего удовлетворения от работы,
• достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

     Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

     Правильная  организация рабочего места предполагает:

1. соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;
2. цветовую композицию рабочего помещения;
3. правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;
4. оснащение техническими средствами.

     1 – по медицинским заключениям  при сидячей работе необходим  приток свежего воздуха около 30 кубических метров в час (разрешается применение кондиционеров и вентиляционных установок). Благоприятно наличие зеленых растений, не только улучшающих воздух, но и снижающих зрительное и нервное переутомление. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках и шкафах. Также не следует курить на рабочем месте. Действующие нормы температурного режима – 18-20 С, относительная влажность воздуха в зимний период от 45 до 50%, в летний – от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии человека расходуется на поддержание температуры тела, следовательно, снижается работоспособность.

     2 – цветовая композиция рабочего  помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определенного цветового климата рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности, которая проявляется во влиянии цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека.

     Цвет  существенно влияет на психоинтеллектуальное  состояние человека, обращаясь к  чувствам, а не к логике человека. Между цветовым решением объекта  и естественным восприятием человека существует определенная зависимость, и любой цвет в той или иной степени вызывает подсознательные ассоциации и вполне определенные эмоции. Цвет может нравиться или не нравится, но характер его влияния, специфика его воздействия на психику остаются неизменными, вне зависимости от состояния организма в момент воздействия. Если суммировать достаточно похожие друг на друга многочисленные данные относительно корреляции цветовой палитры с эмоциональным состоянием и прочими параметрами жизнедеятельности организма, признанными экспертами в области комплексного исследования природы цвета, то получается следующая интегральная картина.¹

     Красный – теплый, живой, беспокойный и  раздражающий, символ опасности и  запрета, показывает волевой настрой  и создает чрезмерную напряженность, активизирует сердечно-сосудистую систему  и ускоряет ритм дыхания.

     Пурпурный – изысканный, претенциозный.

     Пастельные  цвета лилового оттенка – замкнутость  и изолированность.

     Багровый  – полнота и насыщенность.

     Оранжевый – жизнеутверждающий, теплый и уютный. С точки зрения восприятия считается  самым запоминающимся. Физиологически действует в том же направлении, что и красный, но слабее: ускоряет пульсацию крови, улучшает пищеварение, тонизирует.

     Розовый – женственный, мягкий, привносит  ощущение слабости и пустоты, часто  слащавости.

     Желтый  – лучезарный, стимулирует зрение и нервную систему, головной мозг. Сохраняется в памяти дольше других цветов. Считается физиологически оптимальным и наименее утомляющим.

     Теплый  желтый (яичного желтка) воспринимается как дружеский и приятный.

     Светло-желтый (лимонный) вызывает чувство незначительности и бесцветности.

     Золотистый  – олицетворяет стремление к власти и демонстрацию своего превосходства, передает уверенность, солидность, высокую  стоимость (также как и серебряный, темно-серый, черный и бордовый относится  к «престижным»).

     Зеленый – успокаивает, снимает боль, усталость, олицетворяет свежесть и естественность.

     Абсолютно зеленый – самый спокойный  цвет, в чистом виде создает вялую  атмосферу. Уменьшает кровяное давление и расширяет сосуды, является символом здоровья и эффективной работоспособности.

     Светло-зеленый  – придает объекту холодности.

     Оливковый тон – вызывает успокаивающий, смягчающий эффект.

     Голубой – относится к успокаивающим, снимает мускульное напряжение, уменьшает  кровяное давление, замедляет учащенный  пульс и ритм дыхания.

     Синий – создает внутреннюю силу и гармонию, его свежесть в сочетании с  успокоительным влиянием позволяет  отнести его к числу физиологически желательных цветов благодаря антистрессорному действию, ему присуще релаксирующее  воздействие на нервную систему, при длительном использовании вызывает спад работоспособности.

     Фиолетовый  – считается тяжелым и производящим впечатление таинственности, угнетающе  влияет на нервную систему, при длительном воздействии вызывает спад жизненной  активности.

     Коричневый – вызывает ощущение стабильности и реалистического настроения, выбор консервативных людей, считается «мужским» цветом, ассоциируется с землей, теплом и комфортом, устраняет повышенную нервозность и снижает возбудимость.

     Черный  – в чистом виде при длительном воздействии может влиять на человека как нечто без возможностей, подчеркивает престижность, элегантность.

     Белый – символизирует чистоту и  успокоение, гасит избыточное  раздражение, лучше использовать в сочетании  с другими цветами.

     Серый – подчеркнутая уравновешенность (черного и белого), рассматривается как атрибут солидности, умеренности.

     Во  многом выбор удачного визуального  образа зависит от скоординированного и точно рассчитанного соответствия цветов.

     Психологическая ассоциативность  сочетаний достаточно стереотипна.

     Синий + зеленый = чувство неуверенности  и беспокойства.

     Желтый + синий = создает сильную напряженность.

     Черный + белый = связывается с таинственностью  и загадочностью.

     Черный + красный = опасность и подавление.

     Черный + оранжевый = воспринимается как насилие.

     Желтый + красный = радостная теплота.

     Белый + зеленый = характерное впечатление  чистоты и яркости.

     Зеленый + желтый = обновление, раскрепощение, радость.

     Розовый + белый = наивность и беззащитность.

     Синий + красный = ощущение отталкивания, резкой силы и волнения.

     Часто мы судим о цвете по его визуальной весомости. Если на какой-либо поверхности  внизу даны темные цвета, а вверху светлые, то такое решение производит впечатление стабильности. Наоборот – впечатление неустойчивости.

     Психофизиологическое воздействие цвета зависит не только от освещенности (цвета выглядят по-разному в разное время суток), большей или меньшей насыщенности или размера цветового пятна, но и от расстояния и направления воздействия цвета. Цвет, расположенный по вертикали, воспринимается легким, по диагонали – динамичным, а по горизонтали – устойчивым.

     Помещения, окрашенные в светлые тона, кажутся шире, создается зрительное впечатление большого объема. Рациональное цветовое оформление рабочего кабинета руководителя снижает напряжение, повышает производительность труда при наименьших затратах на искусственное освещение. Большое значение имеет декоративное оформление рабочего места (шторы, цветы, светильники, расстановка мебели).

     3 – организация рабочего места  руководителя включает его выбор правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают:

• удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления;
• непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации;
• рациональное использование рабочего времени;
• комфортность условий труда, и как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

     Под рабочее место руководителя отводится  отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: личной работы, коллегиальной деятельности и дружеского общения.

     Зона  личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета, оснащается рабочим столом, столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием. Рабочий стол должен быть удобным и вместительным (руководитель работает с большим количеством документов). На столе не должно быть папок, документов и других предметов, не нужных для выполнения работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой – исполненные. На столе должны находиться только предметы, необходимые для оперативной работы (лампа, календарь-еженедельник, письменные принадлежности, блокнот для записи). Текущие документы, с которыми ведется работа в течение дня раскладываются на многоярусных лотках. Все, что постоянно требуется во время работы должно находиться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен лежать на установленном месте.

     Зона  коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Также необходимы: карандаши, ручки, листы чистой бумаги, вода и стаканы. Может использоваться техника.

     Зона  дружеского общения комплектуется журнальным столиком, 2-3-мя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Зона находится в стороне от двух других зон. Ее оформление призвано предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.