Методические основы рационализации делопроизводства, их сущность, предпосылки возникновения и дальнейшего развития

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

РОССИЙСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал в  г. Кирове

 

Кафедра гуманитарных и социально-экономических дисциплин

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: методика рационализации делопроизводства

тема: методические основы рационализации делопроизводства, их сущность, предпосылки возникновения и дальнейшего развития

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студентка  специальности

032001 Документоведение и ДОУ

заочной формы  обучения 

группа ДОУ  – 5 (5,5)

Бражникова  Наталья Леонидовна

 

 

Проверил:

старший преподаватель

Раентова Ирина  Ивановна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Киров 2011

 

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………..…3

 

1. Государственный институт техники управления ..…………………….4

 

2. Рационализация делопроизводства 1917 – 1940 гг. ..…………………..6

 

3. Советское делопроизводство .…………………………………………..12

 

Заключение  ………………………………………………………………….19

 

Список использованных источников и литературы .…………………..…20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

После октября 1917 года наряду с разрушением государственной  машины Российской империи было формально  ликвидировано и прежнее делопроизводство. Однако такой многокомпонентный  системный объект, пронизывающий  весь организм государства в силу объективно действующих закономерностей не мог быть подвергнут одномоментному «революционному» воздействию. Советская власть ликвидировала старый чиновничий аппарат и попыталась заменить его представителями рабочих и солдат. Это в свою очередь привело к резкому падению культуры управленческого труда. В соответствии с решениями XII съезда РКПб был создан объединённый партийно-государственный орган ЦКК – РКИ, который должен был осуществлять мероприятия по постоянному совершенствованию госаппарата, рационализации техники управления, делопроизводства, счетоводства и отчётности. Основную нагрузку в этой работе нёс отдел административной техники ЦКК – РКИ. Роль НК РКИ в совершенствовании делопроизводства всесторонне разработана историками.

Во главе  работы по всестороннему совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями – наркомат по улучшению деятельности других наркоматов. Другой особенностью, на которую следует обратить внимание, стало использование достижений науки для рационализации управления. Известно, что В.И. Ленин был сторонником учения Тейлора, и именно он выступил за применение тейлоризма в советской практике. Впервые в истории России научный подход был применен к построению системы управления. В результате в 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе с широким использованием зарубежного опыта.

 

 

 

1. Государственный институт техники управления

Центральным научным  звеном этой системы стал Государственный  институт техники управления (ИТУ). Он был создан в системе НК РКИ  СССР в 1926 г. Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г. на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, её упрощение и механизация путём изучения работы советских учреждений и создания типовых проектов и методик рациональной организации управленческого труда («нормалей», «шаблонов»). Кроме того, институт должен был осуществлять консультационную деятельность и проводить популяризаторскую работу в печати, лекциях, на выставках и т.п.

Деятельность  института складывалась из теоретической  и практической частей, тесно связанных  между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (теории организации; методики; основных операций; вспомогательных операций; стандартизации) и лабораториях (физиотехнической; механико-аналитической), конструкторском бюро. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом. Так, впоследствии появился кабинет документации и оборудования.

Практическая  рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество «Оргстрой», которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало исследовательские работы ИТУ. Сотрудники ИТУ поставили ряд важных проблем организации управления, теоретические вопросы делопроизводства.

Эти вопросы  легли в основу формирования научных направлений исследований и заложили фундамент для развития терминологии делопроизводства, классификации, стандартизации и унификации документов, организации и технологии работы с документами в аппарате управления, организационного проектирования делопроизводственных систем, взаимосвязи делопроизводства и архивного дела.

 

Работа ИТУ сопровождалась активной консультационной деятельностью, проведением выставок достижений науки и практики, созданием комплекса периодических печатных изданий и выпуском обширной литературы, в основном, методического характера.

Несмотря на краткий срок своего существования, ИТУ оставил заметный след в истории  рационализации советского госаппарата  как научно-методический центр, впервые  начавший научные исследования принципов построения аппарата управления и организации его работы.

Институт был  ликвидирован как сторонник буржуазных теорий и пропагандист функционального  построения государственного аппарата. На XVII съезде ВКПб было принято решение об упразднении НК РКИ СССР как выполнившего свою историческую миссию. После ликвидации ИТУ в стране не было создано другого организационно-методического центра, который занимался бы научной разработкой вопросов рациональной постановки делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Рационализация делопроизводства 1917 – 1940 гг.

Как руководящий  центр, НК РКИ проводит свою работу через внутриведомственные органы рационализации управления и делопроизводства. Впервые идея о создании в стране сети специальных ведомственных  рационализаторских органов была высказана на I Всероссийской конференции по научной организации труда и производства в 1921 г. и поддержана I Московской инициативной конференцией по нормализации техники управления 1922 г. II конференция по научной организации труда (1924 г.) ускорила развитие ведомственных рационализаторских органов. В резолюциях конференции указывалось, что «необходимо стремиться к созданию в составе крупных учреждений постоянных органов рационализации (оргбюро), выделяемых самими учреждениями и ведущих постоянную и длительную работу по их усовершенствованию.

Оргбюро – это  рационализаторская структура, создаваемая  учреждениями на правах структурного подразделения. В его задачи входили  постоянное изучение и рационализация работы учреждения. Иногда рационализаторские учреждения назывались отделами или бюро, однако, разница в наименовании не имела принципиального значения. Коренное отличие оргбюро от других органов рационализации заключалось в том, что оно являлось самостоятельным структурным подразделением учреждения и создавалось для рационализации управления и его процессов. Оргбюро работали в тесном контакте с общественными НОТовскими ячейками учреждения, кружками НОТ, ячейками лиги «Время», ячейками содействия по улучшению госаппарата, экономическими комиссиями и производственными совещаниями профсоюзов. НК РКИ СССР поставил задачу создания оргбюро во всех крупных учреждениях и распространения сети рационализаторских органов в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы обеспечить совершенствование работы аппарата управления.

 

 

Рационализация  управления, проводимая в 20-е годы, неизбежно  проводила рационализаторов к необходимости  совершенствования делопроизводства.

Советская власть отказалась от прежнего законодательства и приступила к формированию правовых основ функционирования государства. Однако, в сфере делопроизводства единого нормативного акта, подобного Генеральному регламенту, создано не было. Отдельные положения декретов советской власти в той или иной степени касались делопроизводства и документации. Так, 24 декабря 1917 г. был издан декрет СНК «О порядке издания приказов или распоряжений». Декрет 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений» внёс изменения в бланк письма, введя в него новые названия государства и ведомств, но сохранив неизменную форму письма. Декретом 3 августа 1918 г. запрещалось «употребление печати со старым гербом (двуглавым орлом)», и все учреждения обязывались «обзавестись печатями с новым гербом Советской республики».

Закон о торговых книгах (3 августа 1918 г.) предписал всем частным торговым и торгово-промышленным предприятиям вести журнал и реестр инвентарей. К закону были приложены образцы форм документов, заверений и визирований, которые основаны на дореволюционном опыте.

Декрет 23 января 1919 г. о расчётных операциях установил порядок безденежных расчётов между советскими учреждениями и государственными предприятиями, а также формы документов, при помощи которых эти расчёты производятся: оборотная ассигновка и чек. Характерно, что эти формы документов также перешли из дореволюционного делопроизводства. 4 января 1919 г. В.И. Лениным подписано Положение «О государственной текущей промышленной статистике». К нему также прилагались соответствующие формы и определялся порядок их заполнения.

 

 

 

В связи с  созданием советской гербовой печати 6 июля 1922 г. был издан декрет ВЦИК и СНК «О порядке пользования печатями с государственным гербом». В этом ряду можно назвать ещё ряд нормативных документов периода 1920-х годов, касающихся отдельных вопросов ведения документации в органах государственного управления, судебных учреждениях и т.п., однако следует признать, что стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране после Октябрьской революции разработано не было. С созданием ЦКК – РКИ вопросы регулирования делопроизводства в основном отходят к этому ведомству, т.е. переходят на ведомственный уровень.

Вместе с  тем, необходимость совершенствования  делопроизводства диктовалось объективными причинами. Формы и методы делопроизводства, сложившиеся до революции, больше не соответствовали новому типу государства, были непригодны для советских учреждений и нуждались в пересмотре. Темпы развития народного хозяйства требовали большей оперативности управления, его динамичности в реакции на быстро меняющуюся в условиях новой экономической политики обстановку. Делопроизводство середины 20-х годов отразило многие пороки действующей системы управления, особенно в центральных органах – наркоматах.

Подобная организация  делопроизводства затрудняла документооборот, приводила к снижению оперативности в решении управленческих вопросов. Поэтому под контролем НК РКИ начинается серьёзная работа по рационализации делопроизводства. Она развивалась по следующим направлениям: совершенствование организационных форм и методов работы делопроизводственных служб, создание правил и инструкций по делопроизводству; оптимизация документооборота; классификация документов; унификация систем документации.

 

 

 

В процессе рационализации делопроизводства наркоматов и ведомств важная роль отводилась созданию специальных подразделений, занимающихся делопроизводством в аппарате управления. Это канцелярии, секретариаты (внутри них экспедиции, машинописные бюро и т.п.). Целью их организации была разумная централизация выполнения однотипных делопроизводственных функций в учреждениях.

Для регламентации  делопроизводства создавались правила  и инструкции, которые отражали теоретические  установки и практические достижения научной организации управленческого  труда 1920-х годов и, в основном, строились на основе единой методики, разрабатываемой специалистами НК РКИ СССР и ИТУ.

В 1920-х годах для учреждений разрабатывались централизованная и децентрализованная системы делопроизводства. Выбор типа системы зависел от конкретных условий того или иного  учреждения. В то время считалось, что центральное место в делопроизводстве занимает вопрос о регистрации документов, обеспечивающий учёт, контроль и справочную работу по документам. Эта операция, как ключевая, была наиболее дорогостоящей, отвлекала значительные силы работников делопроизводства, многократно повторялась. Поэтому в первую очередь рационализаторы обратились к совершенствованию процесса регистрации документов. В основном всё свелось к замене журнальной системы регистрации карточными системами: индивидуальной или групповой. При этом обязательно учитывался профиль учреждения, объём документооборота, количество корреспондентов. Эти факторы были определяющими при выборе систем регистрации. По данным ИТУ, в учреждения 1920-х годов, применялись такие системы регистрации документов как: индивидуальная карточная система, групповая карточная система, комбинированная карточная система, комбинированные журналы. Шёл поиск оптимальной для данного исторического периода технологии регистрации документов.

 

 

Карточные системы регистрации были шагом вперед по сравнению с журнальной системой регистрации, они повысили справочную способность регистратуры и устранили множественность регистрационных инстанций. Её разновидность – групповая карточная система регистрации – способствовала сокращению массива регистрационных карточек, более тесно увязывала делопроизводство с архивом.