Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

    Работа  по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

    Дела  должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Российский государственный гуманитарный университет - РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Финансовый отдел, Отдел кадров.

    Под названием структурного подразделения  указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в номенклатуре.

    Далее помещается заголовок дела, который  переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки  указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.

    Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

    Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

    Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

    При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д.

    В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

    Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

    •   распорядительные   документы   (приказы,   распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;

    •   протоколы группируют в дела в  хронологическом порядке и по номерам;

    • переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

    •   плановые и отчетные документы следует  хранить в делах того года, к  которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

    •   документы в отчетах следует  располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

    •   годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

    •   финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;

    •   документы в личных делах размещают  в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

    В пределах этих групп документы располагают  по хронологии.

    Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

    Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

    Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

    Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

    •   в дела подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

    •   каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов  и  других  нормативных  актов.   Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

    •   в дело включаются документы в  одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

    •  документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

    •   в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

    •   документы помещаются в дело со всеми  относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

    Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

    Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

3. Хранение дел

    Дела  считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

    Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

    Дела  располагаются на полках вертикально  в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

    Для быстрого поиска документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

    Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

    Внутренняя  опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. 

    ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ документов дела №_______ 

 

    Внутренняя  опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

    Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

    

 

    Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. 

    

 

    После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

    Если  требуется выдать целиком все  дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер  выданного дела, дата

    выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после возвращения документов.

    

 

    Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела.

    Разрешение  на выдачу дел в другие организации  может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

    Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Заключение.

 

      В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

      Устранение  непроизводительных затрат времени  в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

      Индивидуальные  положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

    Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

    • охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;