Номенклатура дел

−         заголовок к тексту;

−         текст;

−         подпись;

−         гриф утверждения;

−         гриф согласования;

−         и др.

В качестве разделов могут быть использованы наименования отделов, например: служба ДОУ, коммерческий отдел, отдел кадров, юридический отдел, финансовый отдел и другие.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Номенклатура дел структурного подразделения (Приложение 2) должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.

2.1.2 Требования к заполнению графы «Индекс дела»

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации.

Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером – 05. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел, экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

2.1.3 Требования к заполнению графы «Заголовок дела (тома, части)»

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах). Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.

Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».

Заголовок дела следует формулировать на основе элементов располагаемых в следующей последовательности[9]:

1. название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);
2. название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);
3. название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);
4. название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
5. краткое содержание документов дела;
6. название местности, с которой связано содержание документов дела;
7. даты (период) документов дела;
8. указание копийности (наличие копий документов) дела;

Заголовки должны быть расположены в определенной последовательности с учетом их важности.

Нормативные документы и методические материалы рекомендуется помещать первыми, далее организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, затем документы самой организации.

Требования к заголовкам дел[15]:

1. если в делах предполагается формировать документы одного вида, то название заголовка формулируется следующим образом: «Приказы руководителя организации по основной деятельности»;
2. название документов дела может указываться как  в единственном, так и во множественном числе: «Журнал учёта выдачи дипломов», «Протоколы собрания акционеров»;
3. при наличии в деле документов нескольких названия (до 3-х) они перечисляются в заголовке. Например: «Отзывы и заключения на учебные программы»;
4. если документы разных названий (более 3-х) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов. Например: «Документы, подготовленные по заданию органов самоуправления (справки, отзывы)»;
5. термин «документы» может также использоваться  в заголовках дел содержащих приложения каким-либо документом. Например: «документы к протоколам научно – технической комиссии»;
6. заголовки судебных, следственных, арбитражных, личных и других дел, документы которых связаны между собой последовательностью разрешения одного вопроса формируются с использованием термина «дело». Например: «Личные дела административно-управленческого персонала»;
7. в заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например: «Переписка с ЗАО «Двигатель»; «Переписка с ЗАО «Двигатель» и другими предприятиями о ремонте оборудования»; «Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде»;
8. если документы  относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы, то в заголовке даётся её название. Например: «Переписка с организациями г. Харькова о поставке продукции»;
9. в заголовке может указываться временной период, к которому относится содержание документов. Например: «Приказы по основной деятельности за январь – апрель 2005 года»;
10. в заголовке дел, содержащих плановую документацию, указывается не год и месяц, а квартал. Например: «Сводный баланс доходов и расходов за 1-ый, 2-ой квартал 2005 года»;
11. в заголовках дела при необходимости даётся указание на копийность документов. Например: «Приказы ректора по комплектованию личного состава студентов. Копии»;
12. если ожидается, что дело будет состоять из  нескольких томов, частей и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок.

В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого – месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например[14]:

       «Переписка с вузами Астраханской области»;

       «Переписка с вузами Волгоградской области»;

       «Переписка с вузами Самарской области»;

Или

       «Переписка с компанией «ИНКОМ»;

       «Переписка с компанией «Корона»;

       «Переписка с компанией «Максигор»;

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

В организациях без структурного подразделения или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

2.1.4 Требования к заполнению графы «Количество дел (томов, частей)»

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации. В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов, образующихся ежегодно дел, что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а, следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

2.1.5 Требования к заполнению графы «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню.

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является «Типовой перечень». Его полное название – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»[16]. Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.