Номенклатура дел

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно. Например:

5 лет__________

протокол ЭК

от 06.04.2002 № 1

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2010 году, исчисляется с 1 января 2011 года.

Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

2.1.6 Требования к заполнению графы «Примечание»

В графу примечание вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

2.1.7 Требования к заполнению «Итоговой записи»

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чём в номенклатуре  ставится отметка с указанием должности лица,  передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

Таким образом, правильно сформированная и удостоверенная номенклатура дел обеспечивает сохранность документов и быстрый поиск документов для решения самых разных управленческих проблем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ней, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ. Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – 15 с.

2.      Бардаев, Э.А., Кравченко, В.Б. Документоведение: Учебник. – М.: Академия, 2008. – 304 с.

3.      Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. – М.: ЭКСМО, 2008. – 560 с.

4.      Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

5.      Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.

6.      Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учрежд. сред. проф. образов. / Румынина Л.А. – 3-е изд., испр. – М.: Академия, 2007. – 224 с.

7.      Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство. – М.: Инфра-М, 2008. – 304 с.

8.      Корнеев, И.К., Галахов, В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: Проспект, 2010. – 480 с.

9.        Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 359 с.

10.   Лукина, Л.И. Номенклатура дел и приказы в ДОУ. – М.: Сфера, 2006. – 64 с.

11.   Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: Учебное пособие для вузов. – М.: ЭМОС, 2009. – 208 с.

12.   Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, 2010. – 384 с.

13.   Стенюков, М.В. Основы документоведения и делопроизводства: учебное пособие. – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.

14.   Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 12. – 95 с.

15.   Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 12. – 95 с.

16.   Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 1. – 95 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Пример оформления сводной номенклатуры дел организации

Закрытое акционерное общество                                                                      УТВЕРЖДАЮ

«КОМПЛЕЙС»                                                                                                  Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                                                    ЗАО «КОМПЛЕЙС»                                                                   

23.12.2010  № 1                                                                                                  _____ О.П. Максимов

Москва                                                                                                                29.12.2010

на 2011 год                                                                                        

Начальник канцелярии                 ________________              А.Н.Калугина

23.12.2010              (л.п)

Заведующий архивом

_________  А.А.Кузнецов

23.12.2010

СОГЛАСОВАНО                                                     СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                                              Протокол ЭПК архивного учреждения

От 25.12.2010 № 3                                                     от ____________ № __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 2011 году в организации