Номенклатура дел

ВВЕДЕНИЕ

   Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием  срока хранения.

   Актуальность  темы курсовой работы «Составление и  оформление номенклатуры дел» заключается  в том, что:

• она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам;
• от хорошо составленной номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность;
• наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно;

   Объектом  курсовой работы является номенклатура дел.

   Предметом курсовой работы является технология составления и оформления номенклатуры дел предприятия.

   Целью курсовой работы является анализ технологии составления и оформления номенклатуры дел в Управлении социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области по Тагилстроевскому району города Нижний Тагил.

   Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо выполнить следующие  задачи:

• собрать и обобщить необходимую информацию;
• проанализировать технологию составления и оформления номенклатуры дел в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил;
• выявить замечания в процессе работы;
• разработать мероприятия направленные на усовершенствование технологии составления и оформления номенклатуры дел.

Курсовая  работа состоит из двух глав:

• аналитическая часть содержит анализ теоретических аспектов по исследуемой теме;
• практическая часть содержит анализ по исследуемой теме на базе реальных документов Управления  социальной защиты.

Работа  также включает в себя:

• заключение;
• список используемой литературы;
• приложения.

   В заключении отражены замечания, которые  выявлены при анализе, а также  разработаны мероприятия по ликвидации недостатков. 
 
 

1.Аналитическая  часть

1.1.Понятие номенклатуры дел и ее виды.

   Номенклатура  дел – это разработанный по установленной форме систематизированный  перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

   Номенклатура  дел является многоцелевым документом, это организатор документов, классификатор  документов и справочник по документам.

   Назначение  номенклатуры дел следующее:

• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

   Кроме того, номенклатура дел:

• служит основой при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• используется как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• является основой для составления актов на уничтожение дел;
• может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

   Номенклатуры  дел бывают трех видов: типовая, примерная и конкретная номенклатура дел конкретной организации.

 Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

 Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Оформление примерной номенклатуры дел.

     При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма  должна соответствовать формам конкретных номенклатур организаций, на которые  она распространяется.

Гриф  утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется  на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к  ней не составляется, а гриф утверждения  размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в  конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя".

     Конкретная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

 Разработка  индивидуальных номенклатур дел  на предстоящий год начинает проводиться  в организации в последнем  квартале, так, чтобы она была завершена  в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

 Каждое  структурное подразделение организации  составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел  бухгалтерии и др. — это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений. 
 
 
 

1.2.Технология составления и оформления номенклатуры дел.

Конкретная  номенклатура дел.

     Для разработки конкретной номенклатуры дел необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций. Основные документы:

• устав (положение) организации;
• положение о структурных подразделениях;
• классификаторы участков деятельности и классификаторы структурных подразделений;
• штатные расписания;
• планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;
• номенклатуры организации за прошлые годы;
• описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;
• типовые и примерные номенклатуры данной системы;
• решения федеральной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

     Номенклатура дел составляется в конце календарного года службой ДОУ совместно с ведомственным архивом и вводится в действие с января очередного года.

     Номенклатура  оформляется на общем бланке организации. Она подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  предприятия, визируется лицом, ответственным за архив, одобряется протоколом заседания экспертной комиссии, согласуется протоколом экспертной комиссии архивного учреждения.

     Текст номенклатуры дел оформляется в  виде таблицы и имеет вид:

     Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена за исключением графы 3, которая заполняется по окончании  календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложить в деле.

     После утверждения номенклатуры дел организации служба ДОУ рассылает в структурные подразделения и общественные организации выписку из ее соответствующих разделов.

     Номенклатура  дел организаций, которые сдают  документы на хранение, согласовывается  с архивным учреждением не реже чем  раз в пять лет. Чаще это необходимо делать в том случае, если произошло  коренное изменение функций, направлений  деятельности или организационной  структуры организаций. В этом случае номенклатура составляется, согласовывается  и утверждается заново.

     Утвержденный  экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ  как самостоятельное дело.

     Подробное содержание каждой графы.

     В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда.

     Индекс (номер) конкретного дела состоит  из:

• условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04–07, где 04 — индекс отдела, 07 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс  дела 04–07 означает, что указанное  дело включено седьмым по порядку  в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющего номер 04 (служба персонала).

Этот  же индекс проставляется на обложке и на корешке дела.

     Во  второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку  дела идет поиск необходимого документа.

Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие  виды документов могут быть подшиты  в дело и по какому вопросу.

     Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, от которой получены документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен  не всегда.

Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в  дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

     Название  документа в заголовке может  быть в единственном числе («Журнал  учета командировок») и во множественном  числе («Приказы по личному составу»).

     При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в  заголовке.

Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».