Номенклатура дел

Номенклатура  дел утверждается директором предприятия после ее разработки и согласования на заседании экспертной комиссии предприятия.

     Проанализируем  оформление номенклатуры дел в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил (Приложение Г).

Номенклатура  дел оформлена на листе формата  А4. Она имеет титульный лист с реквизитами:

1. Наименование организации;
2. Вид документа;
3. Гриф утверждения;
4. Дата, номер;
5. Текст;
6. Подпись;
7. Согласование.

Текст номенклатуры дел выполнен в виде таблицы, которая содержит графы:

1. Индекс дела;
2. Заголовок дела;
3. Количество дел;
4. Срок хранения и номер статьи по перечню;
5. Примечание.

     Сводная номенклатура дел составлена с учетом номенклатур всех структурных подразделений предприятия.

     Рассмотрим  составление текста номенклатуры дел  в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил.

В первом структурном подразделении - аппарат управления, включены дела с 01-01 по 01-39. Каждое дело имеет индекс 01 и порядковый номер документа с 01 по 39.

Во втором структурном подразделении –  юридический отдел, включены дела с 02-01 по 02-12. Каждое дело имеет индекс 02 и порядковый номер документа с 01 по 12.

В третьем  структурном подразделении –  отдел назначения социальных пособий  и компенсаций, включены дела с 03-01 по 03-23. Каждое дело имеет индекс 03 и порядковый номер документа с 01 по 23.

В четвертом  структурном подразделении –  отдел выплаты социальных пособий  и компенсаций, включены дела с 04-01 по 04-27. Каждое дело имеет индекс 04 и порядковый номер документа с 01 по 27.

В пятом  структурном подразделении –  отдел семейной политики, социальных гарантий и льгот, включены дела с 05-01 по 05-63. Каждое дело имеет индекс 05 и порядковый номер документа с 01 по 63.

В шестом структурном подразделении –  отдел бухгалтерского учета и  отчетности, включены дела с 06-01 по 06-45. Каждое дело имеет индекс 06 и порядковый номер документа с 01 по 45.

В седьмом  структурном подразделении –  отдел опеки и попечительства, включены дела с 07-01 по 07-43. Каждое дело имеет индекс 07 и порядковый номер документа с 01 по 43.

      Рассмотрим  на примере аппарата управления, как расположены дела внутри структурных подразделений.

Дела  расположены по степени значимости, т.е. дела с 01-01 по 01-08 -документы Российской Федерации;

с 01-09 по 01-11 - приказы начальника управления;

с 01-12 по 01-15 - отчетные документы управления;

с 01-16 по 01-18 - информационно-справочные документы;

с 01-19 по 01-24 - документация по личному составу;

с 01-25 по 01-35 -  документальные материалы;

заключительными делами будут являться учетные документы  с 01-36 по 01-39.

Дела  в номенклатуру дел предприятия  включены верно.

Проанализируем  формулировку заголовков дел. Она составлена согласно правила, указывается – вид документа, автор документа, период комплектования.

Например:

• дело 01-01, вид документа-указы, законы, постановления, распоряжения; автор документа-президент, правительство РФ,
• дело 01-09, вид документа-приказы; автор документа-начальник,
• дело 01-12, вид документа-годовой план работы; автор документа-управление,
• дело 01-17, вид документа-документы (акты, справки, предложения) проверок управления; автор документа-Министерство социальной защиты населения Свердловской области,
• дело 01-22, вид документа-личные дела сотрудников; автор документа-управление,
• дело 01-25, вид документа-переписка; автор документа-Министерство социальной защиты населения Правительство Свердловской области по вопросам защиты населения,
• дело 01-36, вид документа-номенклатура дел; автор документа-управление.

     Графа 3 (третья) должна заполняться после  календарного года. Данная графа используется при составлении итоговой записи к номенклатуре, в состав которой входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течении года, в том числе, по срокам хранения:

• постоянного;
• временного (> 10 лет);
• временного (< 10 лет); переходящих и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

В номенклатуре дел предприятия она имеется.

      Графа 4 (четвертая) заполняется на основании  «Переченя типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения М., 2000».

     К оформлению номенклатуры дел в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил замечаний не выявлено.

      В четвертом квартале операционного  года  разрабатывается номенклатура дел на следующий календарный  год, чтобы утвердить и ввести ее в действие. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя.

      Проанализируем  протокол заседания Утверждения  номенклатуры дел на 2009 год в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил (Приложение В).

Протокол  содержит следующие реквизиты:

1. Наименование автора организации документа;
2. Вид документа;
3. Дата и номер;
4. Заголовок к тексту;
5. Текст.

Протокол  составлен согласно ГОСТу  Р  6.30 – 2003.

     Так как на предприятии не смогли предоставить приказ о введении в действие сводной номенклатуры дел, в приложении я предлагаю свой вариант приказа (Приложение Д). 

Заключение

     Данная  курсовая работа была проведена по предприятию ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил.

     Проведя анализ составления и оформления номенклатуры дел ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил  можно сделать вывод: процесс составления и оформления номенклатуры дел ведется успешно, дела включаются в номенклатуру дел верно, формулировки названий дел составляются согласно правила, третья графа заполняется после календарного года, четвертая графа заполняется на основании перечня.

      Ведение кадровой службы без регламентации  ее в должностной инструкции обеспечивает сотрудник службы ДОУ.

      Проанализировав деятельность ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил замечаний не выявлено, реквизиты документов составлены согласно ГОСТу Р  6.30 – 2003.

     Данная  курсовая работа не имеет практическое значение, так как не содержит конкретные мероприятия по усовершенствованию технологии составления и оформления номенклатуры дел.

     В ходе написания курсовой работы я  выполнила поставленные задачи при написании курсовой работы:

1. Собрала, отобрала и обобщила собранную информацию;
2. Проанализировала информацию по исследуемому вопросу;
3. Выявила замечания и недостатки в работе составления и оформления номенклатуры дел;

 

Список  литературы

1. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.
2. Пошерстник Н.В. Кадры предприятия. – М.: ПРОСПЕКТ, 2008
3. http://fictionbook.ru/author/vitaliyi_viktorovich_semenihin/kadroviyyi_dokumentooborot/read_online.html?page=2