Номенклатура дел

     Если  в деле объединены различные виды документов (более 2–3) по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводства, то в заголовке  употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин  «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам.

Например: «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например: «Личное дело Иванова Петра Сидоровича».

     В заголовке, который начинается со слова  «Переписка», уточняется, с кем она  ведется и по каким вопросам.

Если  переписка ведется с одним  корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой “Консул” о поставке строительных материалов».

Если  в деле содержится переписка с  несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если  переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

     В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

     В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоклами после указания вида документа (во множественном числе) указывают автора.

Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии за 2002 г.».

     Если  дело в нескольких томах, то в законченных  делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа.

Например: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января — 30 июня 2002 г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов.

Например: «Положение о персонале. Копия».

     Третья  графа (количество дел, томов, частей) эту графу в номенклатуре заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Данная графа используется при составлении итоговой записи к номенклатуре, в состав которой входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течении года, в том числе, по срокам хранения:

• постоянного;
• временного (> 10 лет);
• временного (< 10 лет); переходящих и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

Форма итоговой записи о  категориях и количестве дел в … … . году

 

Должность    Подпись    И.О. Фамилия

     Дата 

     В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) 

     Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности ценных документов.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков хранения или экспертным путем ведущими специалистами  организации.

     В настоящее время основным нормативным  пособием при определении сроков хранения документов на государственное  хранение, или к уничтожению, является подготовленный федеральной архивной службой России (Росархив) и ВНИИДАДом Типовой перечень. Типовой перечень – Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения М., 2000. Этот документ устанавливает сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

     Типовой перечень не может охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типового перечня министерствами и  ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организации их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовым.

     Сроки хранения документов – постоянные или временные, устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности, следовательно, с разными сроками хранения, то срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного в 2002 г., исчисляется 1 января 2003 г.

     Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел;
• о переходящих делах  на следующий год;
• о передаче дел в другое структурное подразделение;
• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.

 При помещении в дело первого документа  в номенклатуре дел в графе  «Примечания» делается отметка о  заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года точно  знать количество фактически заведенных дел.

 Даже  при большом опыте кадровой работы невозможно квалифицированно и четко  организовать службу, не имея номенклатуры дел. 
 

2.Практическая  часть

2.1. Характеристика предприятия.

   Объектом  управления является Управление социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области по Тагилстроевскому району города Нижний Тагил.

   Управление  социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области по Тагилстроевскому району города Нижний Тагил является территориальным отраслевым органом государственной власти Свердловской области, входящим в структуру исполнительной власти Свердловской области, обеспечивающим в пределах своей компетенции проведение государственной политики и осуществляющим управление в сфере социальной защиты населения на территории Тагилстроевского района города Нижний Тагил.

   Сокращенное наименование Управления – ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил.

   Управлений  выполняет возложенные на него функции  и несет ответственность в  пределах своей компетенции, за решение  предусмотренных Положением о территориальном  отраслевом исполнительном органе государственной  власти Свердловской области – Управление социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области по Тагилстроевскому району города Нижний Тагил задач.

   Управление  обладает правами юридического лица, имеет лицевой счет в Министерстве финансов Свердловской области и  иные счета в кредитных организациях, печати с изображением Государственного герба РФ, малого герба Свердловской области и своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы и бланки.

   Управление  в своей деятельности руководствуется  Конституцией РФ, федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями  и распоряжениями Правительства  РФ, Уставом и законами свердловской области, НПА Губернатора свердловской области и Правительства Свердловской области, приказами министра социальной защиты населения Свердловской области, а также настоящим Положением.(Приложение А).

   Ликвидация  и реорганизация Управления производится в установленном порядке действующим  законодательством порядке.

   Место нахождения Управления: 622005, Свердловская область, г. Нижний Тагил, ул. Металлургов, д. 16.

   Основными задачами Управления являются:

• Обеспечение в соответствии с действующим законодательством соблюдения прав и свобод человека и гражданина в пределах компетенции Управления.
• Обеспечение реализации текущих и перспективных государственных программ социально – экономического развития.
• Осуществление взаимодействия с государственными и муниципальными органами , негосударственными организациями, а также общественными и религиозными организациями и объединениями по решению вопросов предоставления населению мер социальной поддержки и иных вопросов социальной защиты населения.
• Организация государственной системы социального обслуживания населения на территории Тагилстроевского района города Нижний Тагил, содействие в ее развитии.
• Организация и осуществление деятельности по опеке и попечительству на территории Тагилстроевского района города Нижний Тагил.
• Организация автоматизированной системы обработки информации, разработка и внедрение современных информационных технологий.
• Формирование и ведение в пределах компетенции Управления регистра льготных категорий граждан, проживающих на территории Тагилстроевского района города Нижний Тагил.
• Защита государственной тайны и конфиденциальной информации в пределах компетенции Управления в соответствии с действующим законодательством.
• Взаимодействие с общественными организациями, объединениями и ассоциациями по вопросам социальной защиты населения.

 

Структура службы ДОУ в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил.

Управление социальной защиты

Аппарат управления

Отдел опеки  и попечительства

Отдел бухгалтерского учета и отчетности

Юрист

Отдел назначения социальных пособий и компенсаций

Отдел семейной политики, социальных гарантий и льгот

Отдел выплаты социальных пособий

Сотрудник службы ДОУ

 
 
 
 
 
 
 
 

     В ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил, сотрудник службы ДОУ обеспечивает ведение кадровой службы без регламентации ее в должностной инструкции. 

2.2. Анализ составления и оформления номенклатуры дел в ТОИОГВ СО УСЗН – МСЗН СО по Тагилстроевскому району г. Нижний Тагил.

   Управление  социальной защиты населения Министерства социальной защиты населения Свердловской области по Тагилстроевскому району города Нижний Тагил состоит из семи структурных подразделений, на которые дается один сотрудник службы ДОУ, который выражен в лице секретаря, выполняющего свои обязанности согласно должностного регламента (Приложение Б).

   Одним из главных документов для систематизации в дела на данном предприятии является номенклатура дел.

Номенклатура  дел разрабатывается в четвертом квартале операционного года на следующий календарный год, чтобы утвердить и ввести в действие номенклатуру дел с первого января следующего года.

Сводная номенклатура дел разрабатывается  на основании номенклатур дел  структурных подразделений.

Номенклатура  дел ежегодно рассматривается и  согласовывается на заседании ЭК (экспертной комиссии) предприятия (Приложение В). После разработки и согласования утверждается директором предприятия.