Официально-деловой стиль и его особенности

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и  соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов:

- выбора лексики и лексических  формул для адекватной передачи  существа дела

- выбора грамматических средств  - главным образом синтаксических  конструкций, составляющих синтаксической  структуры делового текста.

  Специальная лексика, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истец, ответчик и др.). Кроме того, можно отметить еще и ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный

(= названный ранее), нижеследующий  (= помещаемый далее); препровождать  (= отправить, переслать) и т.  п.

  Для  официально –делового стиля характерно использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

  В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие. Языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки.

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (= чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества...» слово «надлежащий» адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы, по меньшей мере, в ущерб точности выражения).

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или  устаревающие слова могут быть без  ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это  упрощает изложение, приближает деловой  текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой  спокойно могут быть заменены на который  и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще  спорят.

   Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...;

(б) мотивация действия: в порядке  обмена опытом..., в порядке исключения...;

(в) причинно-следственные отношения:  в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... Ряд  подобных выражений по своему  характеру приближается к словесным  клише или даже штампам.

Официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и  т.д.);

в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

Кроме юридических, экономических  терминов в языке деловых бумаг  используется большое количество технических терминов: - энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника.

Термины составляют опорную, стилеобразующую лексику языка  документов, составляющую по отдельным  жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

К  терминам примыкает  огромный пласт:

а) номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований: ОАО «НОРД»;

- номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный  менеджер,

   генеральный директор, коммерческий директор;

- номенклатура товаров:  ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п.

    Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации:

- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание,  прогул, явка на работу в нетрезвом  виде и т.д.),

- срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная  отгрузка товара и т.д.),

- нести ответственность  (подвергаться в случае нарушении  штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

    В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может.         

   В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники.

    Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы стали регулярно включать в схему документа реквизит – пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О+ название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация...).

  Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п.

  В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

   Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.

3.3 Грамматико-орфографические особенности официально-делового стиля

Особенности грамматики официально деловой письменной речи обусловлены  требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых  ситуаций делового общения, а также  традицией употребления тех или  иных словоформ, оборотов речи, сложившейся  в отечественной школе делового письма.

При подготовке документа  автору-составителю приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления - выбором надлежащей формы слова  и нужного предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после  управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы  следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего  наблюдается в случае употребления близких по смыслу глаголов.

Отчитаться (в чем)	Сделать отчет (о чем)             Оплатить (что)
Различать (что и что)	Отличать (что от чего)            Заплатить (за что)
Заслужить (что)	Тормозить (что)                       Обосновывать (чем)
Опираться (на что )	Заслуживать (чего)                   Основываться (на чем)

Приведу некоторые примеры:

   Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др.

При использовании предлогов  допускаются различные ошибки. Употребляя для обозначения причинных отношений  предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней.

Поэтому нежелательно, например, такое выражение: “ввиду прошедших событии”, т. к. предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать “вследствие предстоящих выборов”, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание “благодаря болезни”, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог "по причине".

 Например: “по причине болезни”, “по причине допущенного нарушения” и т.д.

Следует обратить внимание на то, что в языке деловых бумаг  грамматические ошибки нередко проявляются  в неправильном написании слова. Это, так называемые, грамматико-орфографические  ошибки. Остановимся на некоторых  из них.

Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный  характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при  обозначении действия или события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения", характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по" употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Поэтому правильный вариант:

по прибытиИ на совещание

по предъявлениИ документа

по истечениИ  срока

по приездЕ  в город

В письменной деловой речи часто используются производные  предлоги, образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические  ошибки, связанные с их употреблением.

Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует  отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).