Оформление личного дела сотрудника

 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 
 

     Введение  

     Глава 1. Понятие и ведение «личного дела»

     1.1 Понятие и состав личного дела

     1.2 Процедура ведения личного дела  

     Глава 2. Формирование и хранение личных дел

     2.1 Формирование личного дела

     2.2 Технологическая цепочка формирования

     2.3 Хранение личных дел

     2.4 Выдача личных дел работников  во временное пользование

     Глава 3. Обработка личного дела для последующего хранения

     3.1 Оформление обложки личного дела

     3.2 Подготовка личных дел к передаче  в архив

     Заключение  

 

      
 

     ВВЕДЕНИЕ 
 

     Тема  моей курсовой работы – личное дело сотрудника. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях, и рассмотрение вопросов связанных  с данной тематикой носит как  теоретическую, так 
и практическую значимость.

     Объектом  данного исследования является анализ условий «Личное дело сотрудника »

     При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.

     Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного сотрудника».

     Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь 
я ставлю перед собой задачи:

• Научиться составлять документы;
• Оформление личного дела на отдельного сотрудника;
• Составление приказов;
• Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.

     Хочется отдельно сказать, что такие документы, личные дела имеют большую роль, так как в них фиксируются сведения, необходимые 
для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права 
и обязанности. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы.  
 

 

     

     Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 

     1.1 Понятия и состав личного дела 

     Личное  дело ¹— это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

     Трудовое  законодательство не регламентирует состав личного дела, 
и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

     Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение  личного дела работника не является обязательным.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела только на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

     Личные  дела могут заводиться на всех работников предприятия, 
но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов 
(в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

     Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу.

     Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным  актом

     Наконец, ведение личных дел работников может  быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

     В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение  о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном  решении) — на какие категории  работников следует вести личные дела:

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

       При этом не имеет значения, работает работник в данной  организации по основному месту  работы или является совместителем, принят 
ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

     Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

     Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей  инструкции.

     На  работников, в отношении которых при приеме на работу 
не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

       Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

     Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• трудовой договор;
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
• аттестационные документы;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;
• другие характеризующие работника документы.

     Состав  документов, помещаемых в личное дело при поступлении 
на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, 
в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика 
его трудовой деятельности и т.п.

     Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие  трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

     В завершение личного дела подшивается копия заявление работника 
об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

     Личные  дела учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

     - порядковый номер дела;

     - фамилия, имя, отчество работника;

     - дата постановки дела на учет  и дата снятия с учета.

     После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки 
и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

     Личные  дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

     При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить 
в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

     При извлечении каких-либо документов из личного  дела по указанию руководителя предприятия  во внутренней описи делается соответствующая  запись.

     В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных  работников хранятся в архиве.

     Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых  в обязательном порядке заводятся  личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской Федерации».

     Состав  личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об  утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела». 

     

2. Процедура ведения личного  дела работника

 

     Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела предусматривает:

• внесение записей в графы и разделы личного дела, в т.ч. внутренней описи;
• добавление документов (как правило в хронологическом порядке);
• изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует (это касается в частности справок с устаревшими сведениями);
• периодический учет входящих в личное дело документов;

     Внесение  записей в документы личного дела осуществляется 
на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений (не рекомендуется использовать гелевые ручки, т.к. их цвет быстро выцветает). В необходимых случаях 
эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются 
в хронологической последовательности. Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, 
вне общего хронологического и тематического порядка.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, 
не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях 
с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела. Обложка личного дела, как и обложки 
дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.