Оформление личного дела сотрудника

     Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим 
её работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, 
а старая заверительная надпись зачеркивается.

     Литерные  и пропущенные номера указываются  в заверительной надписи в  том случае, когда в процессе нумерации  листов были допущены ошибки либо из личного  дела были изъяты и не возвращены обратно  документы. Отметка о наличии  литерных и пропущенных номеров  позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

     Несоответствие  нумерации листов личного дела может  быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку  на этом этапе работы с личными  делами должен быть осуществлен полистный  просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и её непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

     Таким образом, личные дела работников после  окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания  ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении 
от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников. 

 

     

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации  работы по формированию, оформлению и  хранению дел, являются «основные правила  работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспеченья  управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органов исполнительной власти».

     Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании  указанных нормативных актов в инструкции 
по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий дел. 
Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

     Хранение  и учет личных дел организуются с целью быстрого 
и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Передачи  личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях 
и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета 
по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

     В моей курсовой работе было проанализировано большое количество нормативных  документов, литературы и т.д. Также, в практической части, 
я научилась оформлять личное дело сотрудника, подшивать его, составлять 
и оформлять приказы, а также заносить сведения о приказах 
в регистрационные журналы.

     Я считаю, что поставленные мною задачи и цели выполнены. 

     Раз 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Журнал  «Кадровые решения» №9 2005
2. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2003
3. Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика. М., 2005
4. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 \\\"О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы\\\" (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
5. 4. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007.
6. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007.
7. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006.
8. Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. и др. Основы делопроизводства: Учебное пособие. М.: Экзамен, 2006.
9. Кошкина С.П. Основы делопроизводства: Учебник. М.: ЮНИТИ-Дана, 2002.
10. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2007.
11. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.
12. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебное пособие. - изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2006.
13. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. – М.: Восток-Запад, 2006.
14. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис, 2006.
15. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2006.
16. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФР, 2005.
17. Ресурсы Интернет.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ 
 

Общество с ограниченной ответственностью "Карусель"

            ---------------------------------------------------

            (наименование предприятия, организации,  учреждения) 

                                                         ┌────────────┐

                                                         │ Ф. N _____ │

                                                         │Оп. N _____ │

                                                         │ Д. N _____ │

                                                         │            │

                                                         └────────────┘ 

Отдел кадров 

                             ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15

                         Попова Игоря Александровича

                         ---------------------------

                           (фамилия, имя, отчество) 

Дата начала: 12 января 2005 г.

Дата окончания: 23 декабря 2010 г. 

На 15 листах

Хранить 75 л. 

     ┌────────────┐

     │ Ф. N _____ │

     │Оп. N _____ │

     │ Д. N _____ │

     │            │

     └────────────┘ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Внутренняя  опись личного дела N 15

(документов, связанных с работой) работника  ООО "Верона"

Мишина Евгения  Марковича 

N п/п	Дата     документа	Номер    документа	Наименование    документа	Номера     листов дела	Примечание
1	29.06.2011	15	Трудовой договор	1-9	Оригинал
2	29.06.2011	15-п	Приказ о приеме   на работу	10	Копия
3	18.10.2011	4-вх	Заявление о       предоставлении    отпуска	11	Копия
4	19.10.2011	N 8	Приказ о          предоставлении    отпуска без       сохранения        заработной платы	12	Копия
5	и т.д.

 

Специалист по кадрам              Миронова                    Е.П. Миронова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная карточка выдачи личных дел 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                                                     234                 │

│                 Контрольная карточка личного дела N -----------         │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│        Иванов                                                           │

│Фамилия -----------------------------------------------------------------│

├───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┤

│    Иван                       │         Иванович                        │

│Имя ---------------------------│Отчество --------------------------------│

├──────────┬───────────┬────────┼──────────┬───────────┬──────────────────┤

│   Дата   │Кому выдано│ Исх. N │  Подпись │    Дата   │   Подпись лица,  │

│выдачи или│или выслано│   или  │получателя│возвращения│    принявшего    │

│  высылки  │           │телефон │          │           │    на хранение   │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│21.08.2009│  Иванову  │  Тел.: │  Иванов  │  00.00.00 │Петров Петров П.П.│

│          │   Ивану   │00000000│          │           │                  │

│          │ Ивановичу │        │          │           │                  │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│          │           │        │          │           │                  │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│          │           │        │          │           │                  │

└──────────┴───────────┴────────┴──────────┴───────────┴──────────────────┘ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                          НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТОДАТЕЛЯ                      │

│                 В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ             │

│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│

│                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ                            │

│                          ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ____                         │

│                                                                         │

│┌───┬────────────┬────────────┬────────────┬──────────────┬─────────────┐│

││ N │   Индекс   │    Дата    │  Заголовок │ Номера листов│  Примечание ││

││п/п│  документа │  документа │  документа │     дела     │             ││

│├───┼────────────┼────────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┤│

││ 1 │      2     │      3     │      4     │       5      │      6      ││

│├───┼────────────┼────────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┤│

││   │            │            │            │              │             ││

│├───┼────────────┼────────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┤│