«Документация по личному составу» или «кадровая  документация» являются обобщающими  понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый  кадровой службой.

     Традиционной  задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.

     Наибольшая  часть документов кадровой службы связана  с процедурам движения кадров. Движение кадров это: 

     - перевод на другую работу; 

     - увольнение;

     - предоставление отпусков;

     - командирование.

     Все документы по личному составу  можно разделить на несколько  групп:

- организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

 - распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии;

 - учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

- справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

     Каждый  документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: М, Н, О, П, Р,С. 

 

      6. Использование информационных технологий при работе с          документами 

     Интерьер  служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое  влияние на эффективность работы любого сотрудника.

     Рабочее место служащего состоит из трех зон: основная, где находится его  стол с приставками и необходимей оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс.

     Если  в комнате работают несколько  человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных  помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится служащий, не должна быть менее 12-16 м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

     Интерьер  кабинета следует хорошо обдумать. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

     Интерьер  кабинета хорошо дополняют живые  растения. Растения для помещений  надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

     Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно  в состав рабочего места служащего  входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя. 

     В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2 - 3) стульев или  кресел и небольшой столик. 

     Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и  платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

     Габариты  мебели должны соответствовать площади  помещения. Сегодня выпускается  достаточно большее количество рациональных комплектов мебели для приемной и  рабочего места служащих.

     Так как служащему в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу.

     Учитывая  необходимость служащему поворачиваться к столам, приставкам, стул ила рабочее  кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны — на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

     Особое  значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей  время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Поэтому современное место служащего немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности служащего входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер.

     При больших объемах множительных работ  устанавливается копировальный  аппарат или принтер соответствующей  производительности, оснащенный сортировальным устройством, а при необходимости и стиплером. Эта техника размещается на специальной подставка во вспомогательной зоне. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер служащего связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети учреждения, а в случае выполнения им приема-передачи факсов и электронной почты — к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации и работы с электронной почтой компьютер должен иметь доступ в Интернет.

     На  рабочем столе или на отдельной  приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной  зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

     На  столе служащего должны быть только предметы, необходимые для оперативной  работы. Текущие документы, с которыми служащие работают в течение дня, раскладываются по папкам ила многоярусным лоткам. Одно из главных правил — на столе служащего находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами.

     Все, что постоянно требуется во время  работы, должно размещаться в  пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет  должен лежать на постоянном, раз установленном  месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

     Помимо  рациональной организации рабочего места, служащий не должен забывать о  рекомендациях режима труда и  отдыха. 

     Работа  с персональным компьютером в  соответствии с «Временными санитарными  нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-35 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе - 10-15 минут через каждые 2 часа.

     Данную  главу дополняет приложение Т. 

 

      Заключение 

     В своей курсовой работе я разработала комплекс документации условного предприятия ООО«COSMOPOLITEN». Организовалa деятельность условного предприятия, выбралa его наименование, организационно-правовую форму; создалa фирменный товарный знак; определилa виды деятельности предприятия; подготовилa учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировалa предприятие и всталa на учет в соответствующих органах. Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия было сделано:

• общая характеристика документооборота;
• подробно изучен комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации;
• продуманы автоматизированные рабочие места служащих.

 

 

      Список использованных источников и используемой литературы 

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. № 129-ФЗ.
2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г.
3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.
4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 23.01.1988. – М. : Изд-во стандартов, 1988.
5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. – М. : Научная книга, 1988.-179 с.
6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. – М.: Высшая школа, 1999. – 224 с.
7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб. : Нева, 2003.
8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом : учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. – Ростов н/Д, 2003. – 92 с.
9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. – М. ; СПб.: Питер, 2004.-848 с.
10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. – М.: «Приор издат», 2003. – 144 с.

 

 

      Приложение А

     Фирменный товарный знак предприятия

     (ООО «COSMOPOLITEN»)

     

     

     

     

     

     

                                                                    ООО «COSMOPOLITEN»

  

 

 

Приложение Б 

      Рекламный проспект предприятия (ООО  «COSMOPOLITEN»)