Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба» техническим  оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми блан­ками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделе­ния.

2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО «Строительная Компания «Дружба» или, в его отсутствие, - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Посредством приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.

     Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают трех видов:

        В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида доку­мента (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

      Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее коли­чество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем ?", например:

1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2000 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.

Текст  письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и   сос­тоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности.

В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие осно­ванием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, реше­ния, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма (отвечающий на вопрос “О чем?”),  дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Строительная Компания «Дружба». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

    2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наиме­нование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.1.  Наименование организации – Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Дружба». Сокращенное название – ООО «ДИН»

3.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объ­ем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголо­вок к тексту на документе формата А5.

3.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, при­нимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждае­мого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утвер­ждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена дру­гая дата.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В тек­стах документов, содержащих сведения финансового характера, приме­няется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года.

3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах ре­гистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

3.5. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средст­вами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументирован­ную информацию.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхне­го поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к доку­менту.

3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты ви­зируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего лис­та документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой сторо­не документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывает­ся документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Главный инженер ООО «ДИН»

_______________И.О.Фамилия

«____»_______200 г.

3.7. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним орга­низациям, подписываются Генеральным директором  и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в со­ответствии с компетенцией, установленной функциональными обязаннос­тями или иным правовым актом.

Две и более подписей ставится в том случае, если за содержа­ние документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций).  Подписи двух должностных лиц проставляются на документах кол­легиальных органов.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информа­ционного или аналитического характера могут подписываться исполни­телем в пределах его полномочий.

В состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается).

Пример:   Генеральный директор   _________________ И.О.Ф. 

При подписании документов, согласованных комиссией, указывают­ся не должности лиц, составляющих документ, а распределение обя­занностей в составе комиссии. Пример:

Председатель комиссии                          А.Г.Мянник

Члены комиссии                                      Е.К.Шафигин

                                                                   Н.В.Павлушин

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты  комиссии подписывают все члены комиссии.

В том случае, когда документы подписывают несколько должност­ных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

3.8. Отметка о поступлении документа проставляется резино­вым  штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.

3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело додана включать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет хра­ниться документ, краткие сведения об исполнении документа, долж­ность-исполнителя, его подпись и дату. Пример:

В дело № 18. Дан ответ 25.02.99 № 2I/I40.

Нач. ФЭО          (личная подпись)      А.В.Долгов

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его под­писания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

-         положения о предприятиях, структурных подразделениях, соот­ветствующих органах и комиссиях;

-         устав предприятия;

-         отчеты и балансы;

-         текущие и перспективные планы;

-         структура и штатные расписания;

-         акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и  сооружений;

-         акты расследований аварий;

-         акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введе­ние документа требует дополнительных действий и указаний.