Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2012 в 09:58, дипломная работа
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Расписка в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
Приложение 7 | |
ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН»
_____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
На основании перечня_______________________
(название и выходные данные перечня
______________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
|
|
|
|
|
|
Итого ______________________________
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
Приложение 8 | |||
ООО «ДИН»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва
На _______ год | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН»
_____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. | ||
Индекс дела |
Заголовок дела | Кол-во дел |
Срок хранения |
Примечание | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
Управление делами | ||||||||||
01. Общий отдел | ||||||||||
С-01 | Приказы руководства по основной деятельности |
| Постоянно
|
| ||||||
С-02 | Протоколы общих собраний сотрудников фирмы |
| Постоянно
|
| ||||||
С-03 | Внутренняя документация |
| 3 года
|
| ||||||
С-04 | Письма входящие 2002 г. |
| 3 года |
| ||||||
С-05 | Письма исходящие 2002г. |
| 3 года |
| ||||||
С-06 | Журнал регистрации исходящих документов |
| 3 года
|
| ||||||
С-07 | Журнал регистрации входящих документов |
| 3 года
|
| ||||||
С-08 | Журнал регистрации внутренних документов |
| 3 года |
| ||||||
С-09 | Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности |
| 3 года |
| ||||||
02. Юридическая служба | ||||||||||
ЮС-01 | Арбитражно-процессуальные дела |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-02 | Договоры находящиеся на согласовании |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-03 | Инвестиционные договоры |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-04 | Субподрядные договоры |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-04 | Подрядные договоры |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-05 | Договоры займа |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-06 | Договоры аренды помещений |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-07 | Договоры на оказание услуг |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-08 | Прочие договоры |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-09 | Исполненные договоры |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-11 | Журнал регистрации исходящей документации |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-12 | Журнал регистрации входящей документации |
| 10 лет |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
ЮС-13 | Журнал регистрации исходящих претензий |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-14 | Журнал регистрации входящих претензий |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-15 | Журнал регистрации исходящих исковых заявлений |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-16 | Журнал регистрации входящих исковых заявлений |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-17 | Журнал регистрации арбитражно-судебных дел |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-18 | Журнал регистрации договоров |
| 10 лет |
| ||||||
ЮС-19 | Журнал регистрации согласований договоров |
| 10 лет |
| ||||||
03. Административно-хозяйственный отдел | ||||||||||
АХО-01 | Переписка с ООО «Комус» |
| 1 год |
| ||||||
АХО -02 | Заявки на канцелярские товары |
| 1 год |
| ||||||
АЗО -03 | Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии) |
| 1 год |
| ||||||
АХО -04 | Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии) |
| 1 год |
| ||||||
04. Служба научно-технической документации | ||||||||||
ПО-03 | Комплектовочные ведомости по объектам |
| До завершения строительства |
| ||||||
ПО-04 | Графики монтажа |
| До завершения строительства |
| ||||||
ПО-05 | Графики движения механизмов |
| До завершения строительства |
| ||||||
ПО-06 | Графики движения рабочей силы |
| До завершения строительства |
| ||||||
ПТО-07 | Проектно-сметная документация |
| 1 год |
| ||||||
ПТО-08 | Проекты производства работ (по объектам) |
| До сдачи гос. комиссии |
| ||||||
ПТО-09 | Журнал регистрации проектно-сметной документации |
| 3 года |
| ||||||
05. Отдел материально-технического обеспечения |
| |||||||||
ОМТС-01 | Письма входящие/исходящие. Копии. |
| До минования надобности |
| ||||||
ОМТС-02 | Организационно- |
|
|
| ||||||
ОМТС-03 | Заявки строительных участков на материалы |
| До завершения строительства |
| ||||||
ОМТС-04 | Заявки строительных участков на бетон |
| До завершения строительства |
| ||||||
ОМТС-05 | Ведомости комплектации объектов |
| До завершения строительства |
| ||||||
ОМТС-06 | Внутренние накладные со склада |
| До завершения строительства |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
ОМТС-07 | Лимитно-заборные карты |
| 1 год |
| ||||||
06. Главная бухгалтерия | ||||||||||
БУХ-01 | Письма входящие/исходящие. |
| 1 год |
| ||||||
БУХ-02 | Договоры по машинам и механизмам |
| Постоянно |
| ||||||
БУХ-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности
|
|
6 лет
|
| ||||||
БУХ-04 | Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
| Постоянно |
| ||||||
БУХ-05 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-07 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-08 | Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-09 | Авансовые отчеты |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-10 | Кассовая книга |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-11 |
Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц |
|
6 лет |
| ||||||
БУХ-12 | Месячные ведомости по заработной плате |
| 75 лет |
| ||||||
БУХ-13 | Книга покупок |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-14 | Накладные и акты от поставщиков |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-17 | Договоры поставки |
| Постоянно |
| ||||||
БУХ-18 | Материальные отчеты |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-21 | Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-22 | Акты выполненных работ по услугам |
| 6 лет |
| ||||||
БУХ-23 | Договоры аренды помещений |
| Постоянно |
| ||||||
БУХ-24 | Договоры на оказание услуг |
| Постоянно |
| ||||||
|
|
|
|
| ||||||
07. Отдел развития бизнеса | ||||||||||
ОРБ-01 | Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС) |
| 3 года |
| ||||||
ОРБ-02 | Договоры подряда. Копии |
| 3 года |
| ||||||
ОРБ-03 | Договоры поставки продукции. Копии |
| 3 года |
| ||||||
ОРБ-04 | Договоры по машинам и механизмам. Копии |
| 3 года |
| ||||||
ОРБ-05 | Годовой финансовый план. Копии |
| Постоянно ст.96 |
| ||||||
ОРБ-06 | Квартальный финансовый план. Копии |
| 3 года ст.206в |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
ОРБ-07 | Отчеты по исполнению бюджета. Копии |
| 3 года |
| ||||||
ОРБ-08 | Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии |
| 1 год |
| ||||||
ОРБ-09 | Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам) |
| 1 год |
| ||||||
06. Отдел кадров | ||||||||||
ОК-01 | Личные дела сотрудников |
| 75 лет - «В» ст.498в |
| ||||||
ОК-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП) |
|
5 лет
|
| ||||||
ОК-03 | Личные дела уволенных сотрудников |
| 75 лет - «В» ст.498в |
| ||||||
ОК-04 | Личные карточки работников (Т – 2) |
| 75 лет ЭПК ст. 189 |
| ||||||
ОК-05 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) |
|
До востребования | Не востребованные – не менее 50 лет | ||||||
ОК-06 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках) |
|
75 лет ст.19б |
| ||||||
ОК-07 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) |
|
3 года ст.429 |
| ||||||
ОК-08 | Трудовые договоры |
| 3 года |
| ||||||
ОК-09 | Трудовые соглашения |
| 3 года |
| ||||||
ОК- 10 | Договоры гражданско-правового характера |
|
3 года |
| ||||||
ОК-11 | Документы табельного учета |
| 3 года |
| ||||||
ОК-12 | Должностные инструкции работников предприятия |
| 3 года после замены новыми |
| ||||||
ОК-13 | Положения о службах и отделах организации |
| 3 года после замены новыми |
| ||||||
ОК-14 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров |
| 5 лет ЭПК ст.2С
|
| ||||||
ОК-15 | Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников |
| До минования надобности |
| ||||||
ОК-16 | Служебные записки |
| 1 год |
| ||||||
ОК-17 | Штатное расписание и структура организации |
| Постоянно ст. 52 а |
| ||||||
ОК- 18 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников |
| 75 лет ст.508 |
| ||||||
ОК- 19 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
| 50 лет ст.526а |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
ОК-20 | Журнал регистрации приказов по кадрам |
| 5 лет |
| ||||||
ОК-21 | Журнал регистрации приказов по личному составу |
| 75 лет |
| ||||||
ОК-22 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
| 5 лет |
| ||||||
ОК-23 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности |
| 3 года |
| ||||||
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
Начальник Общего отдела | __________________И.О.Ф. |
________И.О.Ф.
|
| Приложение 9 |
ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.
В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.
1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением . Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.
1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Общий отдел решает следующие задачи:
2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.
2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы Общего отдела
3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность Общего отдела
4.1. Общий отдел имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.