Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2012 в 09:58, дипломная работа
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
2.20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
2.21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
2.22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи по должности
Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.
7. Оценка деятельности
Секретарь в своей деятельности обязан:
- руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
- качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.
Руководитель
Кадровой службы ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[3] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
[5] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.
[6] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[8] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
[9] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
[10] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
[11] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001.
[12] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.
[13] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.
[14] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.
[15] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.
[16] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.
[17] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1.
[18] Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.
[19] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.
[20] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4.
[21] Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2.
[22] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1.
[23] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.
[24] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2.
[25] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.
[26] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
[27] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1.
[28] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3.
[29] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[30] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.
[31] Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1.
[32] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1.
[33] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1
[34] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.
[35] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
[36] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.
[37] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.
[38] Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3.
[39] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
[40] Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.
[41] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.
[42] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1.
[43] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство 2000. №1.
[44] Она же. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1.
[45] Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3.
[46] Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 56.
[47] Устав ООО «ДИН». Издание, 2001 г.
[48] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.
[49] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[50] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.;
Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[51] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[52] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[53] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4
[54] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[55] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[56] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.
[57] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[58] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
[59] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
[60]
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
[61] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[62] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
[63] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[64] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.
[65] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.
[66] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.
[67] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.
[68] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
[69] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.
[70] Там же. П. 2.3.1.9
[71] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[72] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.3.2.1.2.
[73] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.
[74] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.
[75] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.
[76] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.3.
[77] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75.
[78] Основные правила работы ведомственных архивов. М, 1988. С. 16.
[79] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.
[80] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[81] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[82] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
[83] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.65.
[84] Там же. П.72.
[85] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[86] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.
[87] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 4.1.
[88] Там же. П. 4.1.27. С. 33.
[89] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.
[90] Там же. С. 39.
[91] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
[92] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[93] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.
[94] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4
[95] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
[96] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[97] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[98] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело 1999. №2. С.4.
[99] Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М., ВНИИДАД. 1991.
[100] Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. № 1. С. 45;
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19.
[101] Там же. С. 20.
[102] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3, С.42.
[103] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 20
[104] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.
[105] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[106] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12.;
Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 5.
[107] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С.31.
[108] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П 8.3.
[109] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[110] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[111] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 20.
[112] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 20.
[113] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С.32.
[114] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
[115] Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, 2000 . П. 8.
[116] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.
[117] Там же. П. 3.4.2.
[118] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.
[119] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.
[120] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 35.
[121] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
[122] Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.
[123] Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., Научная книга. 1998. С.76.;
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1. С. 35.
[124] Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48.
[125] Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
[126] С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С.15.
[127] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4. С.40;
Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. № 1. С 42.;
Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 43.
[128] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 56.;
Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 39.
[129] Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии.
Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.
[130] Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии.
Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.
[131] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
[132] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., Росархив. 2000.