Организация регистрации документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………………3

1. Регистрация документов…………………………………………………..7

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов……………...7

1.2 Индексирование документов…………………………………………...11

1.3 Формы регистрации документов……………………………………….14

1.3.1 Журнальная форма регистрации……………………………………..15

1.3.2 Карточная форма регистрации………………………………………..17

1.3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов……………………………………………………………………...19

1.4 Организация информационно-справочной системы……………………………………………………………………….…25

Заключение………………………………………………………………….30

Список использованных источников и литературы……………………...31

Приложение 1……………………………………………………………….33

Приложение 2……………………………………………………………….34

Приложение 3……………………………………………………………….36

Приложение 4……………………………………………………………….38

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации  документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой  деятельности компании по принятию и  исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

При выполнении этой курсовой работы я использовал и пользовался  информационными справочными материалами  как:

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009г. № 76.

2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г.№ 477.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ.2006. № 31 (часть I). ст. 3448.

4 Федеральный закон от 8 ноября 2007 года №258-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Если говорить об использованной литературе, которым я пользовался при составлении данной курсовой работы, хочется отметить учебник Т.В.Кузнецовой под названием «Делопроизводство» в котором рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи. Функции, должностной и численной состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования составление бланков документов и  т.п.

В издании Санкина  Л.В. и Быкова Т.А. «Деловая переписка  в коммерческой организации» раскрыт секрет деловой переписки в организациях, прослеживание пути деловых писем, приказов, распоряжений и многих других документов от их создания до уничтожения или передачи их в архив организации.

В энциклопедии делопроизводства в электронном варианте, которым я тоже пользовался, представлен весь документооборот в организации, из которого можно выделить самые основные моменты как понятие, назначение, принцип регистрации документов.

Об индексировании и  формы регистрации документов в  организации дана характеристика в  изданиях В.А.Кудрявцева «Организация работы с документами» и М.П.Бобылева «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному».

В изданиях М.П.Бобылева и Л.П.Афанасьева «Электронные документы  в документообороте в архиве организации» так же дана ясная информация об автоматизированной (электронной) форме  регистрации документов  и организации информационно-справочной системы.

В своей работе я так же использовал статьи в журналах: «Делопроизводство»: №1,№3 2008., «Секретарь-референт»: №11 2007., в которых затрагиваются основные моменты делопроизводства и документооборота в организации и предприятиях.

Так же хочется отметить тот момент, что немало важную роль при выполнении данной работы сыграло издание И.С.Гареева, которая, прежде всего, отличается своей простотой и практичностью при нахождении ответа на возникшие вопросы при оформлении данной мне курсовой работе.

Структура работы состоит из введения, пунктов и подпунктов, заключения. Во введении дается обоснование актуальности выбранной темы, сформулированы ее цель и задачи, приведен обзор использованных источников и литературы.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы. Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников и литературы.

 Задачи, поставленные в данной курсовой работе:

1. Раскрыть понятие  регистрации документов, ее назначение  и принцип;

2. Изучить индексирование  документов;

3. Изучить формы регистрации документов;

4. Изучить организацию  информационно-справочной системы;

5. Проанализировать контроль  за исполнением документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Регистрация документов

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.¹

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в  организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных  и местных государственных органов  и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция².

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

 

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

Максимальное сокращение при необходимости обращения  непосредственно к документам;

Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов.

Главное назначение регистрации  – придание документу юридической  силы, подтверждение факта его  создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления³.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц⁴.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).

Не регистрируемые документы  сразу же передаются в соответствующие  службы, структурные подразделения  или конкретным лицам.

На практике в настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов.

Централизованная;

Децентрализованная;

Смешанная.

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях  или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство⁵.

Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди  систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

В условиях использования  автоматизированной системы ДОУ  предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия⁶.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность⁷. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы  регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в  день подписания. При передаче зарегистрированного  документа из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.