Организация регистрации документов

 

 

 

 

 

Заключение

Регистрация документов – фиксация факта создания или  поступления документа путем  проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Что касается регистрации  документов в бухгалтерии, я бы посоветовал не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции по регистрации документов секретарю.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный  сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

Источники

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009г. № 76.

2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г.№ 477.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ.2006. № 31 (часть I). ст. 3448.

4 Федеральный закон от 8 ноября 2007 года №258-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

 

 

 

 

 

Литература

1. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

2. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003

4. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.

5. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

6. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.

7. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.

8. Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.

9. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

10. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов. 2-е изд. - М.: ИТК "Дашков и Ко", 2003.

11. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

12. Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

13. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудрявцева. - М.: ИНФРА-М, 2001.

14. Гареев И.С.- Бирск: Бирская гос. соц.-пед. Академия, 2010.-114 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации

______ И.О.Фамилия

Дата

 

ПЕРЕЧЕНЬ

Нерегистрируемых документов

 

Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

Рекламные извещения, плакаты, проспекты;

Копии счетов на оплату;

Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

Пригласительные билеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Приложение 6 к ГСДОУ

утв. Приказом Главархива СССР

От 23.05.1985 № 33

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ  ФОРМ (РКФ)

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого  документа. При регистрации писем  графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа	Дата, присвоенная документу  организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу  организацией-автором, переносится  на РКФ с поступившего или отправляемого  документа.
Дата поступления	Дата поступления документа  в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа.
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу  организацией-получателем, переносится  при регистрации поступления  на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется  номером дела по номенклатуре дел  и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа  или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При  отсутствии заголовка на документе  он формулируется исходя из основного  содержания документа.
Резолюция	Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКФ.
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации  отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного  документа или краткая запись решения вопроса по существу с  указанием даты или срока исполнения.
Дело номер	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись  ответственного исполнителя.

 

 

 

 

Приложение 3

 

Форма журнала  регистрации входящих документов

Дата получения	Входящий регистрационный  номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Исполнитель

 

Форма журнала  регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Исполнитель	Количество листов	Номер дела

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала  регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер	Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона	Краткое содержание	Принято			Направлено
			Дата и время	Количество листов	Ф.И.О.	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя	Дата и время направления

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

Примеры регистрационно-контрольных  карточек

Лицевая сторона РКК

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.
Корреспондент
Дата поступления	Входящий №		Дата документа	№ документа
Краткое содержание
Резолюция
Срок исполнения		Исполнитель

Оборотная сторона  РКК

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Куда (кому?)		Количество листов
Кем подписан		№ дела
Краткое содержание
Ход исполнения		Отметка об исполнении

 

Лицевая сторона  РКК с расширенным составом реквизитов

Корреспондент
Дата поступления	Входящий №	Дата документа		№ документа
Краткое содержание			Количество листов
Генеральный директор	Резолюция		Срок исполнения
Начальник отдела	Резолюция		Срок исполнения
Исполнитель		Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оборотная сторона  РКК с расширенным составом реквизитов

Исполнитель	Дата		Исходящий № (промежуточный ответ)
Исполнитель	Дата		Исходящий № (окончательный ответ)
Куда (кому?)			Количество листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении		№ дела

¹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.2.2 Организация работы с документами \ п.65

² Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов. 2-е изд. - М.: ИТК "Дашков и Ко", 2003.

³ Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

⁴ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

⁵ Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

⁶ Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

⁷ Гареев И.С.- Бирск: Бирская гос. соц.-пед. Академия, 2010.-114 с.

⁸ Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.

⁹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.2.2 Организация работы с документами \ п.66

¹⁰ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.2.2 Организация работы с документами \ п.75

¹¹ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

¹² Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.2.1 Документирование \ п.39

¹³ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.1 Общие понятия \ п.21

¹⁴ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003

¹⁵ Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

¹⁶ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.3.2 Обеспечение сохранности документов \ п.120

¹⁷ Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.

¹⁸ М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

¹⁹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98" Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) \2.2.2 Организация работы с документами \ п.71

²⁰ Программа для редактирования текстовых и табличных документов на базе M.Windows

²¹ Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

²² Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

²³ Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

²⁴ Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

²⁵ Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.