Организация регистрации документов

Однако на сегодняшний  день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные  формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

 

1.3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется  с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается  на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о  документе вводится в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная¹⁸ форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической  работы по документам;

Автоматический контроль за исполнением документа;

Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

Возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе и др.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота «Дело».¹⁹

«Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

При регистрации файлы  исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS Word²⁰, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.²¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Регистрационно-контрольная  карточка входящего документа

1. Закладка «Основные реквизиты»;

2. Закладка «Дополнительные реквизиты», содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов;

3. Панель инструментов;

4. Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах);

5. Дополнительные разделы «Сопроводительные документы», «Адресаты» и «Журнал передачи»;

6. Файлы, прикрепленные к РК;

7. Поручение.

 

 

 

 

 

 

Регистрационно-контрольная  карточка входящего документа и окно с информацией об организации-корреспонденте

1. Кнопка, открывающая окно, содержащее пробную информацию об организации-корреспонденте

 

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в  часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе «Дело» существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.²²

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).

Регистрационная карточка исходящего документа с открытым окном «Выбор текста из списка стандартных текстов»

 

Система «Дело» позволяет  в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте  документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.²³

Существует возможность  создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при  работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться  файлы документов (как текстовые  файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и  должностных лиц выполняющих  содержательную работу по исполнению документов.

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.²⁴

 

1.4 Организация организационно-справочной системы

Важной составляющей информационно-поисковой системы  по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в  обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в  каких документах можно найти  те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки  представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.²⁵

При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры  учреждения или предприятия, степени  централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.²⁶

Карточки в картотеке  располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга  разделителями, на которых надписываются  названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики  картотеки соответствуют структуре  организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации справочной работы.²⁷

Номинальный принцип  – это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.п.

По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в  соответствии с содержанием документов. В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.

Корреспондентский принцип  предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.

В соответствии с хронологическим  принципом карточки располагаются  в картотеке по датам поступления. Отправления или исполнения соответствующих  документов.

Алфавитный принцип  чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.

Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько  принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики. Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д. глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.²⁸

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел предприятия или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека  делится на две части: картотека  на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть  служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения,

вторая – используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу. Аналогично целесообразно формировать  и машинные базы данных.²⁹

Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от:

объема документооборота;

степени централизации  работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы;

территориального расположения структурных подразделений организации;

содержания большинства  справочных запросов потребителей информации.³⁰ Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства;

при децентрализованной системе – в структурных подразделениях;

при смешанной – картотеки  ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.

Чтобы не потерять порядок  номеров при ведении карточной  системы регистрации, службой ДОУ  обычно применяются дополнительные рабочие таблицы – шахматки для  отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов.³¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример:

Рабочая таблица  – шахматки для отметок об уже  использованных порядковых регистрационных  номерах.

 

	2	3	4	5	6	7	8	9	10
03-16	05-08	03-04	12-03
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40

 

Справочные картотеки  передаются на хранение в архив организации  вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.