Основы документационного обеспечения управления

Негосударственное частное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Южный институт менеджмента 
 

Анапский  филиал

(НЧОУ  ВПО АФ ЮИМ) 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  дисциплине «Основы документационного обеспечения управления» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                               Выполнил:

                                                                        студент 3 курса

                                                                   группы 07-М

                                                                Н.П. Ляхно 
 

                                                             Проверил:

                                                                    преподаватель

                                                                    О.В. Медведева 
 
 

Анапа – 2009 г.

 

Вариант №9 

Теоретическое задание:

1. Состав реквизитов документов.
2. Организация работы с внутренними документами.

 

Практическое  задание:

     Оформите  общий бланк организации на листе  формата А4. Данные об организации: Общество с ограниченной ответственностью «Алькор», сокращенное наименование, закрепленное в учредительных документах - ООО «Алькор», адрес: 350000, г.Краснодар, ул.Суворова, 56, тел. 55-64-32. Недостающие реквизиты внесите самостоятельно. 

1. Состав  реквизитов документов.

Каждый  управленческий документ, представляет собой набор реквизитов документа, расположенных на бланке в определенной последовательности. Реквизит – необходимый, обязательный элемент официального документа.

   На  сегодняшний день ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов, которые делятся на обязательные и дополнительные. Реквизиты могут быть расположены как продольным, так и угловым способом.

   При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

     01 — Государственный герб РФ

     Государственный герб Российской Федерации воспроизводят в бланках документов административные и исполнительные органы власти в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».

     02 − Государственный герб субъекта РФ

     Этот  реквизит воспроизводят в бланках  документов субъекты РФ на основании  законодательных и правовых актов  этих субъектов.

     Одновременно  размещать в бланках реквизиты 01 «Государственный герб РФ» и 02 «Государственный герб субъекта РФ» запрещается.

     03 - Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) или фирменный знак

     Этот  реквизит воспроизводят в бланках  документов предприятия, учреждения или  организации, которые имеют эмблему, товарный или фирменный знак. Эмблема, товарный или фирменный знак должны быть запатентованы в разрешительных органах (Лицензионной Палате, Торгово-Промышленной Палате и пр.).

     Одновременное воспроизведение в бланках документов реквизитов 01, 02 и 03 запрещается (воспроизводят  один из вышеуказанных реквизитов).

     04 - Код организации (аббревиатура - ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)).

     ОКПО (общероссийский классификатор предприятий  и организаций) представляет собой  один из статистических кодов организации, которые присваиваются каждому вновь зарегистрированному хозяйствующему субъекту органами Госкомстата РФ (Государственного Комитета по статистике РФ)  в момент первоначальной государственной регистрации. ОКПО присваивается как юридическим, так и физическим лицам (ИП), согласно основному виду деятельности, который предусмотрен уставом организации.

     ОКПО  состоит из 8 цифровых знаков, в которых  закодирован основной вид деятельности.

     05 — ОГРН (основной  государственный  регистрационный  номер)

     Присваивается только юридическим лицам. Физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) присваивается ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). У юридических лиц ОГРН состоит из 12 цифровых знаков, у физических лиц (ИП) состоит из 13 цифровых знаков.

     06 ИНН/ КПП (ИНН  — идентификационный  номер налогоплательщика,  КПП — код причины  постановки на  налоговый учет).

     ИНН — идентификационный номер налогоплательщика

     Присваивается налоговыми службами (территориальными инспекциями по налогам и сборам) в момент первоначальной государственной регистрации и постановки юридических и физических лиц на налоговый учет. ИНН представляет собой цифровой код. У юридических лиц он состоит из 10-ти цифровых знаков, у физических — из 12-13 цифровых знаков.

     КПП – код причины постановки на налоговый учет

     Присваивается только юридическим лицам в момент постановки на налоговый учет, представляет собой 9–ти значный цифровой код, который отражается в Свидетельстве  о постановке на налоговый учет (выдают налоговые службы)

     07 — код формы документа (ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации)

     Данный  код состоит из 7-ми цифровых знаков, он присваивается каждому унифицированному бланку управленческих документов.

     Унификация — это процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому образу, типу. Процесс унификации осуществляется на государственном уровне, осуществляется Росархивом и Госкомстатом РФ.

     Унифицированные бланки документов группируются по однородным признакам в Альбомы унифицированных форм документов согласно Общероссийскому классификатору управленческих документов.

      08 — наименование  организации

     Организации могут иметь следующие виды наименований:

     – полное наименование (на русском языке);

     – сокращенное наименование;

     – наименование на иностранном языке;

     – наименование на национальном языке

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах (в уставе).

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают, ниже наименования организации.

     09 – справочные  данные об организации

     Данный  реквизит включает в себя краткую информацию об организации, необходимую для заинтересованных пользователей, а именно: наименование организации, ИНН/КПП, почтовый адрес (оформляется в следующей последовательности: индекс, населенный пункт, наименование улицы, номер дома или офиса). Дополнительно в состав этого реквизита могут быть включены: реквизиты обслуживающего банка (или банковские реквизиты), номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и пр.

     Реквизиты обслуживающего банка или банковские реквизиты  включают в себя:

     а)  шифр или номер  расчетного счета  в банке:

     Наличие расчетного счета у юридического лица для осуществления предпринимательской  деятельности является обязательным. Как правило, расчетные счета  открывают в момент начала деятельности. Расчетные счета в настоящее время имеют 20-ти значную кодировку: например р/c 40702810430400101111. Шифры расчетных счетов коммерческих организаций начинаются с цифр 407, счета индивидуальных предпринимателей – с 408.

     б) шифр корреспондирующего счета банка:

     Корреспондирующие счета имеют все коммерческие учреждения банков. Корреспондирующий  счет банка является аналогом расчетного счета предприятия. Через корреспондирующие  счета банки осуществляют все операции по поступлению денежных средств на счета банков и платежам с этих счетов. Корреспондирующие счета имеет 20–ти значную кодировку.

     в) БИК (банковский идентификационный  код) банка:

     Имеют все коммерческие учреждения банков. РКЦ Центрального Банка России – 040349001. БИК для банка служит идентификатором  принадлежности к банковской системе РФ.

     г) наименование обслуживающего банка:

     Отражают  в строгом соответствии с договором  на ведение и обслуживание банковского  счета. В наименовании обслуживающего банка обязательно указывают  наименование населенного пункта, где  расположен филиал банка.

    10 – Наименование вида документа

    Наименование  вида документа должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  ОКУД (класс 0200000). В письмах данный реквизит не проставляют.

    11 – Дата документа

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата фактического заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

     Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (этот способ оформления даты, как правило,  используется при оформлении международных писем, договоров или иных документов).

     12 – Регистрационный номер документа

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

     Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа