fy">       В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

     Вице-президент  Ассоциации

     региональных  предприятий          Личная подпись       А.А. Борисов

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

     Исполнительный  директор         Личная подпись        Н.А. Федоров

     ЗАО "Партнер"

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Директор  института            Личная подпись           М.В. Ларин

     Главный бухгалтер             Личная подпись           З.В. Марьяш

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

     Заместитель директора                        Заместитель директора

     по  научной работе                                  по научной работе

     Личная  подпись      Ю.Г. Демидов       Личная подпись   К.И. Игнатьев

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель  комиссии    Личная подпись       В.Д. Банасюкевич

     Члены комиссии               Личная подпись       А.Н. Сокова

                                                Личная подпись       А.С. Красавин

     23 – Гриф согласования  документа

     Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: 

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации

     Личная  подпись           А.Г. Грязнова

     Дата 

     Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо  Российской академии

     медицинских наук

     от 05.06.2003 N 430-162

     24 – Визы согласования  документа 

     Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Руководитель  юридического отдела

     Личная  подпись         А.С. Орлов

     Дата

     При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Руководитель юридического отдела

     Личная  подпись        А.С. Орлов

     Дата

     Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

     25 – Оттиск печати

     Оттиск  печати проставляют для заверения  подлинности подписей должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Документы заверяют печатью организации. Печать может быть гербовой (учреждениях, министерствах, ведомствах, организациях, причисленных к государственным структурам) и круглой (в коммерческих организациях).

     Оттиск  печати проставляют в специально отведенное место в документе (в  документе оно выделено как М.П. (место печати) или на реквизит подпись, таким образом, чтобы была видна подпись должностного лица. Оттиск печати должен быть четким и ясным. В оттиске печати должна быть отражена информации о наименовании организации, ее юридическом адресе, ИНН, ОГРН.

     26 – Отметка о  заверении копии документа

     Для придания равнозначной юридической  силы копии документа она должна быть заверена. Копия должна быть идентична  подлиннику.

     Копия документа может быть заверена нотариально (с оплатой государственной пошлины) или должностным лицом организации.

       При заверении копии документа подлиннику должностным лицом организации ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: 

     Верно

     Инспектор службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко

     Дата

     Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     27 – Отметка об  исполнителе 

     Проставляется для идентификации исполнителя  документа. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона, либо только фамилию и номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     В.А. Жуков         или        Жуков

     924-45-67                           924-45-67

     28 – Отметка об  исполнении документа  и направлении  его в дело

     Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

     29 – Отметка о  поступлении документа  в организацию

     Содержит  очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     30 – Идентификатор  электронной копии  документа

     Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. Организация работы с внутренними документами

    Внутренними называются документами, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

    К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные  и докладные записки, акты, функционирующие в рамках предприятия.

    Полный  цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

    - создание проекта документа исполнителем;

    - согласование;

    - подпись;

    - рассмотрение/утверждение;

    - регистрация;

    - непосредственное исполнение или  использование документов;

    - ознакомление;

    - распределение документов по тематическим комплексам (делам);

    - контроль исполнения документов.

    Создание  внутренних документов в учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.

    После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначить дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическое  задание:

Общество  с ограниченной ответственностью

«Алькор»

Российская  Федерация,                     ИНН 230800293707  ОГРНИП 304230432800377

350000 г. Краснодар                  р/с  40802810100002200777 в г. Краснодаре

ул. Суворова, 56   ООО КБ    «Сочигазпромбанк», к/с   30101810900000600813

тел. 8 (8612) 55-64-32   БИК  040304813

 
 
 

 

    Список используемой литературы:

 

1. Делопроизводство. – Спб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил. – (Серия «Учебные пособия»). Спивак В.А.
2. Организация работы с документами. Учебник / под редакцией проф. В.А. Кудряева – М.:ИНФРА – М,2002.
3. Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021.