Основы документационного обеспечения управления

fy">     Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

     14 – Место составления или издания документа

     Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

     15 – Адресат

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

     При адресовании документа юридическим  лицам наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:                    Минюст России

                                              Департамент информатизации

                                              и научно-технического обеспечения

     При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                Генеральному директору

                                                ОАО "Северные регионы"

                                                В.А. Лагунину 

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                  Администрации районов

                                                  Московской области

     Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                     Главному редактору

                                                     Издательского дома

                                                         "Медиадом"

                                                        Н.В. Семиной

     Документ  не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

     В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

     При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                      Государственное учреждение

                                      Всероссийский научно-исследовательский

                                       институт документоведения и архивного дела

                                       Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

     При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                      Образцову О.П.

                                        ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                         г. Липки, Киреевский р-н,

                                         Тульская обл., 301264

     16 – Гриф утверждения документа

     Этот  реквизит проставляют в документах, требующих утверждения вышестоящими органами управления. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу.

     В зависимости от органа, осуществляющего  управление организацией, гриф утверждения  бывает двух видов.

     Если  управление организацией осуществляется на принципах единоначалия (директором, генеральным директором), то гриф утверждения оформляют следующим образом, например:

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                                    Директор ООО «Луч»

                                                                                   __________И.П. Петрова

                                                                                   «12» апреля 2008 г.

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

     Если  управление организацией осуществляет коллегиальный совещательный орган (например: совет директоров, совет акционеров, общее собрание учредителей и т.д.), то при утверждении документов гриф утверждения оформляют:

                                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                                                          приказом ВНИИДАД

                                                                                          от 05.04.2008 № 118

     17 – Резолюция

     Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                      Федосеевой Н.А.

                                       Прошу подготовить проект

                                      договора с Консалтинговой группой

                                      «ТЕРМИКА» к 05.10.2007

                                      Личная подпись

                                      Дата

     Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

     18 – Заголовок к  тексту

     Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

     Заголовок может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)? Например:

     Приказ  о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)? Например:

     Должностная инструкция ведущего эксперта.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

     19 – Отметка о  контроле

     Отметка о контроле проставляется в документах, подлежащих контролю за их исполнением. Проставляют на первом титульном листе документа в виде буквы "К", словом или штампом "Контроль".

     20 –Текст документа

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

     В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     – от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

     – от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

     – от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

     21 – Отметка о  наличии приложения

       Отметку о наличии приложения  проставляют в документах, имеющих  приложение к данному документу.  Оформляют следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

         Приложение: 1. Положение   об     Управлении     регионального

                                     кредитования на 5 л. в 1 экз.

                                 2. Правила подготовки  и оформления   документов

                                     Управления регионального кредитования на  7  л.

                                     в 2 экз.

     Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

         Приложение: письмо  Росархива  от  05.06.2003  N  02-6/172   и

                                приложение к нему, всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                    Приложение N 2

                                                    к приказу Росархива

                                                    от 05.06.2003 N 319

     Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                    к приказу Минздрава России

                                                   от 05.06.2003 N 251

     22 – Подпись