Министерство  образования и науки Российской Федерации 
 

Факультет экономики и управления 

Кафедра государственного и муниципального управления 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе» 
 

Особенности документирования приема

 работников  на работу 

ГОУ ОГУ 080505.65 5011.15 ОО 
 

                                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     Оренбург 2011

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1Теоретические  основы документирования приема  на работу

  работников……………………………………………………………………...5

1.1Понятия и  характеристика приема на работу  ……………………………...5

1.2 Требования  к документированию приема на  работу………………………8

2 Анализ особенностей  документирования приема на работу……………….16

2.1 Характеристика  деятельности ЗАО «Таурус»……………………………..16

2.2 Порядок документирования  приема на работу работников………………18

3 Рекомендации  по совершенствованию документирования приема

   работников  на работу………………………………………………………….21

Заключение……………………………………………………………………….28

Список используемых источников……………………………………………..30

Приложение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение

    Свои  особенности имеет работа с кадровыми  документами. K сожалению, во многих недавно  созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с  тем именно документы по личному  составу подтверждают место и  стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника  фирмы при оформлении пенсии и  во всех случаях, требующих подтверждения  стажа и места работы.

    В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается  на секретаря (секретаря-референта).

    Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

    Прежде  всего это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация  при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные  законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, постановления  Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов  федерации, на территории которого она  находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того организация и сама создает локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

    В данной курсовой работе мы рассмотрим документирование приема работников на работу в ЗАО «Таурус», проведем анализ его особенностей и выделим  различные критерии для улучшения  данного документирования на этом предприятии.

    В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления  документов, впервые включено, описание содержания важнейших из них, в частности  Трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления  кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим  статьям Трудового кодекса, учитывая внесенные изменения. Полезно также  иметь комментарий к Трудовому  кодексу, дающий разъяснения всех его  статей.

    Целью курсовой работы является получение  четкого представления о всех этапах документационного обеспечения  приема работников на работу, рассмотрение конкретного примера данного  документирования на практике на примере  предприятия ЗАО «Таурус» и выдвижение рекомендаций по его совершенствованию.

    В связи с принятием новых законов, утверждением новых документов появляется много вопросов. Граждане, поступающие  на работу, просто растериваются, когда  от них в разных фирмах требуют  разные документы. Они не знают, какой  объем информации должен быть представлен  будущему работодателю. В этом случае многое зависит от компетентности кадрового работника на данном предприятии.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические основы документирования приема на работу

 

1. Понятия и характеристика приема на работу   

 

        Набор персонала - это создание необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация в дальнейшем отбирает наиболее подходящих для нее работников.

     

       Эта работа производится буквально по всем специальностям – конторским, производственным, техническим, административным. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма, расширение сферы деятельности организации. 

      Робертсон И.Т. выявил, что на процесс набора кандидатов влияют факторы внешней и внутренней среды.

Факторы внешней среды:

• законодательные ограничения;
• ситуация на рынке рабочей силы;
• состав рабочей силы на рынке и месторасположение организации.

Факторы внутренней среды:

• кадровая политика — принципы работы с персоналом,
• стратегические кадровые программы, например, принцип должностного    продвижения работников, уже занятых в производстве, принцип пожизненного найма;
• образ организации — насколько она считается привлекательной как место работы (привлекательны более крупные фирмы, фирмы, известные своей продукцией кандидату).

      

       Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников. К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры, направление заключивших контракт людей на специальные курсы при колледжах. Некоторые организации приглашают население подавать в отдел кадров заявления на возможные в будущем вакансии.

       Большинство организаций предпочитает  проводить набор в основном  внутри своей организации. Продвижение  по службе своих работников  обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и  усиливает привязанность работников  к фирме. Согласно теории ожиданий  в отношении мотивации можно  полагать, что если работники  верят в существование зависимости  их служебного роста от степени эффективности их работы, то они будут заинтересованы в более производительном труде. Возможным недостатком подхода к решению проблемы исключительно за счет внутренних резервов является то, что в организацию не приходят новые люди со свежими взглядами, что может привести к застою.

       Популярным методом набора за счет внутренних резервов является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашение квалифицированных работников. Некоторые организации практикуют уведомление всех своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления людей со стороны. Великолепным методом является обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.

       По мнению Шапиро С.А., Одна  из основных проблем при наборе  служащих связана с желанием  нанимающего «выгоднее продать»   свою компанию. Он может завысить  положительные моменты или занизить  трудности работы в компании. В результате у потенциального  кандидата могут возникнуть необоснованные  ожидания. Исследования показывают, что возникновение такого рода  ожиданий при найме ведет к  росту неудовлетворенности трудом  и увеличению текучести кадров. Для решения этой проблемы  некоторые из компаний разработали  программы под названием «Реалистичное  знакомство с вашей будущей  работой», которые дают возможность  нанимающемуся увидеть и положительные,  и отрицательные стороны. Внедрение  таких программ позволило в  значительной мере избежать разочарования  и сократить текучесть кадров.

        Кто занимается набором кандидатов? Когда человек приходит с просьбой о приеме на работу, им занимается отдел кадров (в крупных предприятиях) или менеджер по персоналу (в малых организациях). Это первая фаза приема на работу – фаза встречи. Заявителя снабжают бланком заявления и рассказывают об условиях приема на работу в настоящее время и о предприятии, как месте работы. Если на этой фазе человеку не уделяется достаточно внимания, у него остается плохое впечатление от организации.

      Для начала набора персонала требуется  создать профиль требования для вакантной должности. Данную работу выполняет отдел кадров, при сотрудничестве с начальником структурного подразделения и припомощи сопутствующих документов и должностных инструкций.  

      Профиль требования для каждой должности  содержит свой перечень требований к  кандидату на данную должность и  включает в себя по крайней мере три пункта:

• профессиональная компетентность, которая включает в себя наличие у кандидата образования, опыта и стажа работы желательно в данной должности, которые сопровождаются соответствующими документами, подтверждающие подлинность информации о кандидате;
• личные или психологические характеристики, которые связанные напрямую с должность (аккуратность, выдержка и т.д) и те, что связанны с работой с людьми и коллективом(стрессоустойчивость, неконфликтность)
• персональные характеристики, такие как пол, возраст кандидата семейное положение, национальность и т.д., необходимые для данной вакантной  должности 

 

  Отбор персонала – это оценка кандидатов на вакантные должности или рабочие места, в соответствии с требованиями предприятия.

       

        Кто принимает решение при отборе? В малых фирмах, где нет кадрового отдела, решение по отбору  персонала принимает менеджер соответствующего профиля. В больших и среднего размера фирмах в принятии решения при отборе привлечены будущий начальник работника и менеджер по найму. Создаются комиссии по отбору кандидатов и по итогам их оценок формируется решение о найме лучшего кандидата на данную вакантную должность.

      Критерии отбора. Чтобы программа отбора была действенной, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для соответствующего вида деятельности. Критерии следует формировать так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: образование, опыт, медицинские характеристики, личные качества. «Эталонные» уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик уже работающих на предприятии работников, хорошо справляющихся со своими обязанностями, занимавших ранее вакантное место. Для результативного набора кандидатов изначально создается профиль требования, с помощью которого эксперт, в данном случае менеджер по персоналу, мог бы адекватно и объективно оценивать каждого участника в соответствии с требованиями, предъявленными к кандидатам на данную вакантную должность.

     

    Купер Д. выявил следующие Ступени процесса отбора. Решение при отборе обычно состоит из нескольких ступеней, которые следует пройти заявителям. На каждой ступени отсеивается часть заявителей или же они сами отказываются от процедуры. Естественно, что большинство предприятий используют не все ступени – все зависит от характера вакансии, от ее важности и сложности.

      Ступень 1. Предварительная отборочная беседа. Работа на этой ступени может быть организована различными способами. Чаще всего с кандидатом беседует менеджер отдела кадров. При этом на предприятиях применяются некоторые общие правила беседы, направленные на выяснение, например, образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личных качеств.

      Ступень 2. Заявление бланка анкеты и автобиографической анкеты. Претенденты, успешно преодолевшие предварительную беседу, должны заполнить специальный бланк заявления и анкету. Количество пунктов анкеты должно быть минимальным и они должны запрашивать информацию, более всего влияющую на производительность будущей работы претендента. Чтобы использовать анкету как метод отбора, специалист по кадрам должен сравнить каждый пункт анкеты с установленными критериями результативного отбора. Анкета должна составляться отдельно для каждого типа работы и организации.