Особенности документирования приема работников на работу

      Рассмотрим рекомендации по совершенствованию  документирования приема на работу  работников, представленные ниже: 

1.     Исходя из анализа в пункте 2.2, было выявлено, что кадровый персонал, а именно кадровик в единственном лице не справляется с данным объемом кадровой документации. Это приводит к не выполнению в срок различный документов и замедлении документооборота на этом предприятии. Кадровик не успевает создавать документы в срок и обрабатывать их из-за своей загруженности.

   Следует принять меры в виде приема на работу второго кадрового работника. При этом необходимо провести перераспределение обязанностей.

    Первое время основной кадровый работник будет заниматься основным объемом работ, а второй работник будет ему помощником. С течением времени второй работник возьмет на себя часть функций, таких как разработку программы аттестации, анализ кадровых документов, проведение различных кадровых процедур и т.п., на усмотрение самих работников. Тем самым работа будет равномерно распределена между работниками, не будет загруженности, что приведет к ускорению обработки кадровой документации и всего документооборота в целом.

Самый большой  объем документации, с чем приходится работать кадровику – это оформление документации по приему и увольнению работников на работу из-за большой  текучести кадров. Предлагается разделить  функционально эти два кадровых этапа и распределить их между  нашим кадровиком и новым кадровиком. При этом станет намного удобнее, проще и быстрее работать, т.к. они не будут друг другу мешать, не произойдет выполнение и переделывания  работы несколько раз, и они будут успевать выполнять работу в срок. 

2.      На первых этапах при приеме работника кандидат заполняет анкету соискателя. Резюме в данном случае от кандидата не требуется. В анкете содержится информация, необходимая для приема на работу работников низшего звена, а для работников управленческого аппарата данная процедура считается недостаточной, т.к в анкете нельзя отразить полную информацию о данном кандидате и резюме является лучшим представлением характеристик данного кандидата. Так же резюме является отчасти психологической и творческой работой, потому что кандидат сам отбирает информацию о себе, которую он считает наиболее важной.

         Пример резюме можно посмотреть на рисунке 2.

    Резюме позволит более точно  анализировать кандидатов на  прием на работу, выбрать наиболее  подходящего. Эти меры направлены  на более точный прием на  работу, что повлечет за собой  уменьшение текучести кадров, и  тем самым уменьшение работы  по оформлению кадровых документов. 

3.       При приеме на работу кандидат проходит 5 дневную стажировку на данном предприятии. По итогам стажировки ему выдается вердикт о согласии или отказе в трудоустройстве. Таким образом, кандидат был допущен до работы в виде стажировки, но данная процедура на предприятии не была оформлена и оплачена, что так же является нарушением.

      Предлагается введение стажировочных листов, куда заносится дата и количество отработанных часов, которые в итоге оплачиваются согласно оплате труда, а именно в половину стоимости часа сотрудника данной профессии или иначе, как заранее оговаривалось с кандидатом.

  Примерная схема листа стажировки представлена на рисунке 4 

 

Рис. 4 Пример Листа стажировки персонала 

       В итоге из стажировочного листа будет видно характер работ, выполняемых стажером, количество часов, дней и непосредственный  руководитель стажировки. В этом случае человек имеет право на оплату своей работы (стажировочные часы оплачиваются в половину от полной стоимости часа данной должности, на которую его стажировали). При этом стажировка принимает более официальный характер, что может повлиять и на работу претендента, и на его оценку в целом, и на то, останется ли данный кандидат на предприятии или нет. 

4.        На предприятии отсутствует четко сформированная система проведения собеседования. С претендентами на должности, которые не являются ключевыми, чаще всего работает только менеджер по персоналу, то есть начальник отдела не присутствует на собеседовании, полностью полагаясь на профессионализм менеджера по персоналу. Вопросы, задаваемые на собеседовании, неподготовлены заранее, весь процесс интервью проходит спонтанно. Противоположная ситуация сложилась с отбором кандидатов на руководящие должности: претенденты проходят собеседование с менеджером по персоналу и управляющими, с начальником подразделения, заместителем генерального директора или с генеральным директором лично. В данном случае следует разработать специальные вопросы для проведения собеседования с примерными ответами, которые представлены ниже.

     Собеседование вопрос №1.  Чем Вас заинтересовала работа именно в нашей компании?

Отвечая на этот вопрос, Вы должны привести конкретные обоснования, используя, например, такие  выражения как «команда профессионалов», «применение своего профессионального  опыта и дальнейшее развитие в  стабильной и динамично развивающейся  компании».

    Собеседование вопрос №2. Откуда узнали о данной вакансии?

Необходимо  назвать конкретный источник получения  информации о вакансии: название сайта, газеты, рекомендации знакомых.

    Собеседование вопрос №3. Расскажите немного о себе.

Это самый распространенный вопрос на собеседовании. Именно с него часто начинают интервью. Поэтому постарайтесь заготовить «мини-презентацию» себя заранее. При ответе на данный вопрос необходимо выделить главное, что  максимально близко к должности, на которую Вы претендуете: рассказать о своем образовании, тренингах, профессиональном опыте, успешных проектах и достижениях в данной сфере  и т.п.

    Собеседование вопрос №4. Почему Вы ушли с предыдущего места работы?

Назовите  кратко истинную причину, стараясь не «поливать грязью» компанию, с  которой ушли. Возможно, это неудобство месторасположения предыдущей работы, отсутствие профессионального роста, смена руководства, которая повлекла за собой изменение круга обязанностей и уровня заработной платы, графика  работы и т.п.

    Собеседование вопрос №5. Расскажите о своих должностных обязанностях на предыдущем рабочем месте.

Расскажите  более подробно, чем Вы занимались, какие задания приходилось выполнять.

    Собеседование вопрос №6. Что Вам известно о нашей компании?

Этот  вопрос иногда может поставить Вас  в тупик. Поэтому прежде, чем отправляться на собеседование, постарайтесь узнать краткую информацию о сфере деятельности компании, в которую устраиваетесь  на работу.

    Собеседование вопрос №7. Как Вы представляете свой рабочий день на этом месте?

При ответе на данный вопрос не обязательно  вдаваться в подробности. Если Вам  неизвестны конкретные задания, которые  придется выполнять, можете описать  в общих словах, используя следующие  выражения: «оперативное выполнение заданий», «активность», «энергичность», «внимательность» и т. п.

    Собеседование вопрос №8. Кем Вы видите себя через 5 лет?

При ответе на данный вопрос обязательно  подтвердите наличие стремления к профессиональному росту. К  примеру: «Считаю, что через 5 лет  мои профессиональные знания и накопленный  опыт позволят претендовать мне на должность директора».

    Собеседование вопрос №9. Приведите примеры успеха в Вашей профессиональной деятельности.

Можете  рассказать об успешных проектах, над  которыми Вы работали либо об интересной идее, которая была воплощена в  жизнь.

    Собеседование вопрос №10. Назовите свои основные сильные/слабые стороны.

Среди сильных сторон прежде всего необходимо сделать акцент на тех, которые необходимы для данной должности, можно подтвердить  конкретными примерами из Вашей  жизни. Говоря о слабых сторонах, необходимо быть очень аккуратным. Старайтесь не упоминать те, которые могли  бы значительно помешать Вашей профессиональной деятельности на данном месте. К примеру, можно сказать так: «Мои слабые стороны  являются продолжением моих сильных  сторон. Часто я настолько увлекаюсь  работой, что не замечаю, как идет время».

    Собеседование вопрос №11. Назовите 5 качеств лидера.

Назовите  наиболее сильные стороны человека, например, харизматичность, системное  мышление, богатый жизненный опыт, настойчивость, уверенность, целеустремленность.

    Собеседование вопрос №12. Чем Вы занимаетесь в свободное от работы время?

Расскажите  о своем хобби.

    Собеседование вопрос №13. Вы готовы к ненормированному рабочему дню, командировкам?

    Собеседование вопрос №14. Когда Вы можете приступить к работе?

Прежде, чем ответить на предыдущие два вопроса, реально оцените свои возможности.

    Собеседование вопрос №15. Какие у Вас есть вопросы

Вы  можете поинтересоваться историей деятельности компании, графиком работы, должностными обязанностями, длительностью испытательного срока, социальными гарантиями, денежным вознаграждением, возможностью профессионального  роста.

     Для работы с кандидатами на  управленческую должность необходимо  проводить собеседование в устной  форме, а для работы с кандидатами  на низкие, обслуживающие должности  можно разработать данные вопросы  для собеседования в виде приложения  к анкете, или как опросник, при этом мы получим и анкетные данные о человеке и ответы на общие вопросы собеседования.

Пример  опросника соискателя приведен на рис.6