Особенности документирования приема работников на работу

     Трудовой  договор (контракт) должен иметь следующие  реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается  сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается  работнику (приложение 3).

     Оформление  документов о приеме на работу заканчивается  составлением личного дела.

     Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как  правило, на руководителей организации  и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных  лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:

     - заявление о приеме на работу;

     - приказ (распоряжение) о приеме на  работу;

     - анкету и автобиографию (составляются  по взаимному согласию сторон);

     - резюме;

     - копии документа об утверждении  в должности (в отдельных случаях);

     - характеристики или рекомендательные  письма;

     - трудовой договор (контракт);

     - аттестационные листы;

     - список научных трудов и изобретений;

     - приказы (распоряжения) о перемещении  работника;

     - справки разного рода о данном  работнике;

     - приказы (распоряжения) о прекращении  действия трудового договора (контакта).

     Особенность подготовки и хранения личных дел  государственных служащих заключается  в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые  места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего  быть не должно.

     Личное  дело работника содержит внутреннюю опись документов.

     Личное  дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному  числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором  отдела персонала, ответственным за их ведение.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Анализ  состояния системы  найма в ЗАО  «Таурус»

 

1. Характеристика  деятельности в ЗАО «Таурус»

 

     Боулинг-центр  «Рина» - это целая индустрия активного  отдыха, зажигательного спорта и качественных развлечений. Для разного возраста, любых компаний и мероприятий.

     Юридическое название Боулинга Центра «Рина» - Закрытое Акционерное Общество «Таурус», которое было создано в сентябре 2007 г.

     Находится по адресу Салмышская 34/1, многоканальный контактный номер телефона 8(3235)996899.

       В своей деятельности ЗАО «Таурус» руководствуется законодательством и Трудовым Кодексом РФ.

      Основными видами деятельности общества являются:

              -    Предоставление услуг игры в боулинг, бильярд и аэрохоккей;

              -    Ресторанный бизнес;

          ЗАО «Таурус» имеет статус юридического лица, свой расчетный счет, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки и другие необходимые документы. Предприятие обладает обособленным имуществом, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности быть исцом, ответчиком, третьим лицом в судебных органах. 

      Предприятие имеет три структурных подразделения:

      - Боулинг

      - Бильярдный зал «Траттория»

      - Кофейня «Segafredo Zanetti»

     Организационная структура предприятия направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  организации, распределения между  ними прав и ответственности. В ней  реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех  или иных принципах управления. Предприятие работает всего 3тий год и уже добилось немалых успехов в городе Оренбурге, где оно считается самым лучшим центром для игры в боулинг среди всех остальных. 

    Структура  и динамика кадров на предприятии  представлена в таблице 1.

    Таблица 1 – Динамика и структура кадров 

      
 

     Из данных таблицы 1 можно сказать, что персонал ЗАО «Таурус» по сравнению с 2009 годом увеличился с 48 до 65 чел, что составило 35%. Персонал состоит предпочтительно из рабочих и специалистов, управленческий аппарат в штате представлен 11 сотрудниками. Уровень образования персонала ЗАО «Таурус» почти 100%, не считая 1-2 человек. Это говорит о том, что предприятие заботится чтоб на нем трудились только образованные сотрудники. С точки зрения стажа в сфере обслуживания и ресторанного бизнеса стаж большинства работников предприятия можно отнести к промежутку до 5,от 5 до 10 лет и более. Это не является плохой тенденцией, потому что данная сфера деятельности является развивающейся. Коллектив ЗАО «Таурус» можно назвать молодым, так как возраст больше половины сотрудников предприятия не превышает 30 лет.

   

     В целом можно сказать, что предприятие является конкурентоспособным и находится в развитии и расширении своего производства и сферы услуг и развлечений. 

2.2 Порядок документирования приема на работу работников 

    Проведем  анализ документирования приема на работу работников в ЗАО «Таурус», именуемое  как Боулинг Центр «Рина». На данном предприятии как видно из таблицы  динамики и структуры кадров, что  работающий персонал преимущественно  молодежь.

    Данное  предприятие является представителем сферы ресторанного бизнеса и  сферы развлечений. Из наблюдений и  анализа работы Боулинг Центра «Рина» было замечено, что большой текучестью кадров отличаются рабочие места  младшего обслуживающего персонала(уборщицы, официанты, старшие официанты). Рассмотри  порядок документирования приема на работу на примере приема работника, на должность официанта.

    Во-первых, при возможном трудоустройстве, человек приходит на данное предприятие  и заполняет анкету соискателя(см. приложение), в которой указывает  данные, необходимые предприятию. Таким  образом, от человека не требуется резюме, т.к он заполнил анкету, в которой  описал определенные данные о себе, но вполне возможно, что анкета не отражает полноту информации о данном соискателе. В итоге анкета заменяет резюме.

    Далее кандидат проходит собеседование со своим будущим руководителем. Тестирование, возможное для лучшего анализа  пригодности кандидатов проходят только лица, претендующие на руководящие  должности, что так же упрощает документирование приема на работу, но так же может привести к неправильной или неполной оценке кандидата и как правило неверном трудоустройстве.

    Следующим этапом приема на работу является ознакомление с должностной инструкцией, правилами  трудового распорядка и различными кадровыми документами. В это  же время кандидаты, в частности  представители младшего обслуживающего персонала, а также старшие официанты, а порой и менеджеры, проходят стажировку и фактически допускаются  до частичного выполнения некоторых  своих обязанностей.        

    После истечения 5 дней кандидату объявляется  решение о принятии его на работу. В случае отказа, работник не принимается  на работу, на заявлении о приеме ставится виза отказа руководителя и  работнику также не оплачиваются его стажировочные часы, т.к никаких соответствующих документов не оформляется.

      В случае приема на работу работник согласует с работодателем условия трудового договора. На данном предприятии трудовой договор выдается работнику для ознакомления и подписания, т.к индивидуально трудовой договор у всех работников одинаков, различается лишь пункт оплаты труда.

      С работником оговаривается лишь его график работы.

      После этого работник приступает к выполнению своих трудовых обязанностей. Оформление дальнейших документов проходит в кадровой службе. Оформляется приказ о приеме на работу работника в двух экземплярах, один остается в кадровой службе, другой выдается работнику на руки.

    Создается трудовая книжка, куда заносится запись о приеме на работу на конкретную должность.

    Оформляется личное дело и личная карточка работника. Данные документы создаются по мере возможности, т.к кадровая служба на данном предприятии представляет собой  одного кадровика – Акинченко  Наталья Николаевна. Численность  предприятия по итогам 2010 года составила около 70 человек, а на одного кадрового работника приходится 50 человек, тем самым кадровик на данном предприятии загружен и не справляется в должный срок с имеющимся объемом кадровой документации.

    Из  чего следует, что приказ о приеме на работу создается и подается на подпись через неделю, а то и  две после того, как работник приступил  к работе. Т.к приказ не подписан он фактически является недействительным, что так же считается нарушение.

    Из-за чего вся цепочка оформления кадровых документов  о приеме осуществляется не в срок, а с опоздание на неопределенное время.

    Из-за большой текучести кадров, чем  славится ресторанный бизнес, кадровые документы об увольнении работников так же приходится часто оформлять. Из чего следует, что даже с небольшой  численностью, но с приличным объемом  кадровой документации различного характера  данная единица кадрового персонала  в лице одного кадрового работника  не справляется, вследствие этого большинство документации не оформляется в срок.

    Из  вышеперечисленного следует, что в  ЗАО «Таурус» имеются такие нарушения, как:

1. Нехватка кадрового персонала, а именно кадровика, из-за чего работа со всеми кадровыми документами затягивается, проходит с опозданием, что в свою очередь является нарушением.
2. На предприятии отсутствует такая ступень приема на работу, как резюме. Для обслуживающего персонала на предприятии возможно и достаточно заполнить анкету, но для многочисленных уровней разнообразных профессий и всевозможных должностей, таких как торговые представители, администраторы, бухгалтеры, финансовые директоры, поставщики, менеджер по продажам, и т.д. анкеты не достаточно и рекомендуемо оформлять резюме.
3. На предприятии выявлена большая текучесть кадров, преимущественно среди обслуживающего персонала. Каждый новый сотрудник проходят стажировку, но данный вид работы документально не закреплен. Таким образом факт прохождения стажировки нигде не зафиксирован, что так же является нарушением.
4. На предприятии отсутствует четко сформулированная система собеседования. Найм проходит одинаково как для «уборщицы», так и для «администратора», что не приемлемо с точки зрения управления. Необходимо разработать четкую систему найма со всеми сопутствующими кадровыми документами, как для обслуживающего персонала, так и для аппарата управления.
5. Документы, приложенные к данной курсовой работе, имеют некоторые нарушения в оформлении. Рассмотрим на примере «Заявления».

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Рекомендации  по совершенствованию  документирования       приема работников на работу

 

 Исходя из  анализа порядка документирования приема на работу, описанного выше, можно сказать, что на данном предприятии есть нарушения, которые ведут к усложнению документирования приема работников на работу.