Особенности оформления распорядительной документации

  Министерство  образования и науки Российской Федерации 

  Федеральное агентство по образованию

  ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный  университет»

  Факультет педагогики и методик начального образования 

  Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

  на  тему: особенности оформления распорядительной документации на примере ОАО «УГОК» 
 

                                                  Проверила:

                                                                                         кандидат филологических наук,

                                           доцент

                                                           Кожушкова Н.В. 

                                                                                           Выполнила: студентка ПОиСТ

          ГОУ ВПО МаГУ Каширина А.В. 
 

  Сибай, 2010 г.

  Содержание

  Введение                                                                                                              3

    1. Распорядительная документация и её место в системе

  организационно-распорядительной документации                                        10

    1.1Понятие  приказы, их виды, классификация                                               13

    1.2Нормативно-методическая база                                                                 14

    2.Особенности оформления  и составления организационно-            распорядительной документации                                                                        16

   2.1 Порядок  подготовки и оформления приказов                                          22

  2.2 Требования  к составлению и оформлению протоколов                          24

  3.Анализ  составления и оформления организационно-распорядительной документации                                                                                                        26

  Заключение                                                                                                        28

  Литература                                                                                                         29

  Приложение                                                                                                       30 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            ВВЕДЕНИЕ

  Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

  Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

  Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

  Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

  Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование  небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

  Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования  в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в  области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего  развития и получение на этой базе новых научных результатов.

   История вопроса. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.

  Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических  исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица  Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного  обеспечения управления Государственного университета управления).

  Принципиальное  значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который  первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление  документоведения как научной дисциплины.

  К.Г. Митяев впервые систематически изложил  историю делопроизводства в дореволюционной  России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику  различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность  развития делопроизводства и архивного  дела. Последующие учебные пособия  Историко-архивного института в  основном лишь увеличили объем излагаемого  материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки  охватываемого периода.

  Нельзя  не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые  с момента создания института  в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения  управления, автоматизации работы с  документами. Существенный вклад в  исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

  Значительным  вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и  ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют  значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию  А.Н. Соковой, где впервые после  К.Г. Митяева делается удачная попытка  сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий.

  В последнее  десятилетие, к сожалению, нарушился  баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в  пользу последних. Об этом свидетельствует  большое число методических пособий  и руководств для работников практического  делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения.

  Сейчас  наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса  и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

  Полноценное решение проблемы управления документацией  невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права  в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве, и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов.

  Глубокие  исследования правовых аспектов документированной  информации в условиях внедрения  новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим  ресурсом управления предпринимает  И.Л. Бачило.

   Нормативно-правовая база. Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации.

  В Российской Федерации в развитие конституционных  норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон  «Об информации, информатизации и защите информации». Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.

  Важное  место в ряду законодательных  актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные законодательные акты не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

  Важными источниками являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции Единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации, международные стандарты в области документации.