Особенности оформления распорядительной документации

  Правила, Устав, список, реестр и другие документы  требуют родительного падежа стержневого  существительного в заголовке к тексту.

  Заголовок к тексту Инструкции формируется  на основе существительного в дательном падеже.

  Если  содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, в этом случае наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

  Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа  является дата его подписания или  утверждения:

  – датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

  – датой протокола является дата заседания (принятие решения);

  – датой акта – дата события;

  – датой отчета, плана и других требующих утверждения – дата их утверждения;

  – датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

  В состав даты входит указание числа, месяца, года.

  Все служебные  отметки на документе, связанные  с его созданием, прохождением и  исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

  Дата  должна проставляться лицом, подписывающим  или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими  организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

  Индекс  придает документу юридическую  силу, подтверждая факт составления  и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным  исполнением и организации системы  поиска поступающих или создаваемых  документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который  при необходимости дополняется  буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому  классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части  индексов отделяются косой чертой.

  Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными  по данному вопросу документами  и отражать точное и правильное освещение  событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных  сборников текстов, типовых нормативных  документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

  Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается  основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или  просьбы. Если документ состоит из одной  фразы, то в первой части также  рекомендуется сообщать основания  или причины создания документа, а во второй – решение, распоряжение, просьбу.

  Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового  документа.

  1. Точное, юридически правильное название  документа.

  2. Краткая  преамбула, при необходимости  со ссылкой на нормативно-правовые  акты.

  3. Определение  конкретной цели принимаемого  документа.

  4. При  необходимости указывать признание  утративших силу ранее принятых  по этому вопросу документов.

  5. Если  в документе содержатся указания  о выделении финансовых средств  – источник финансирования.

  6. Необходимость  опубликования документа в средствах  массовой информации.

  7. Определение  должностных лиц, органов, на  которых возложен контроль за  исполнением, и сроки исполнения.

  Примечание. В отдельных случаях текст  документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы  – распорядительную часть без  преамбулы, письма – без пояснений  и т.д.

  В распорядительных документах, действующих на принципах  единоначалия или адресованных руководству  или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа.

  В распорядительных документах, издаваемых на принципах  коллегиальности, форма изложения  текста от третьего лица единственного числа.

  В совместных документах используется форма изложения  текста от первого лица множественного числа.

  Документы, содержащие информацию по различным  вопросам деятельности учреждений, организаций  и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

  Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа.

  В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

  Документы – приложения могут быть трех видов:

  – утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);

  – поясняющие содержание другого документа;

  – направляемые с сопроводительным документом адресату.

  В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется  или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте.

  В приложениях  должны быть все необходимые для  документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в  тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и  количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно  – справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить  после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному  документу, на них проставляется  порядковый номер.

  Согласование  является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при  необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и  соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может  проводиться как в УК, ее структурных  подразделениях, так и вне ее с  подведомственными и неподведомственными  организациями, учреждениями.

  Внутреннее  согласование проектов распорядительных документов называется визированием.

  Визирование производится в следующей последовательности:

  – с функциональными подразделениями;

  – с совещательными органами;

  – с общественными организациями;

  – с юридической службой;

  – с финансовой службой;

  – с заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

  Первым  проект документа визирует его исполнитель  в подтверждение того, что он несет  ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись  визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается  слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем  листе подлинника распорядительного  документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования  не допускается. При наличии разногласий  точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном  листе с указанием об этом в  форме: «замечания прилагаются».

  Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании  коллегиального органа.

  Гриф  согласования включает в себя следующие  элементы:

  – слово Согласовано (печатается прописными буквами);

  – полное наименование должности и название учреждения;

  – личную подпись;

  – инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;

  – дату согласования.

  Гриф  согласования располагают ниже реквизита  «подпись» или на отдельном листе  согласования, если содержание документа  затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном  «листе согласования». На документе  делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний  по документу визу оформляют следующим  образом:

  «Замечания  прилагаются»

  (личная  подпись) С.И. Иванов

  Удостоверение документов является формой выражения  ответственности за их содержание и  законность. Основными способами  удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись – обязательный реквизит документа. В состав подписи  входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие – должностное лицо, исполняющее  его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные  и исполнительные органы власти и  управления, подписывает только генеральным  директором УК, в его отсутствие – или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

  Утверждение документа – особый способ удостоверения  документа после его подписания, санкционирующий распространение  действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц  и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы  утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых  входит решение вопросов, изложенных в документе.

  Утверждение производится двумя способами:

  – грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;

  – утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).

  Оба способа  имеют одинаковую юридическую силу.

  Утверждаются  следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные  расписания, акты приема и передачи дел и контрольно – ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или  реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.

  Печать  заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных  специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами. Простые  круглые печати (без изображения  государственной символики) с наименованием  структурных подразделений администрации  города изготавливаются также в  одном экземпляре, хранятся у руководителей  соответствующих подразделений  администрации города. Простая печать ставится на документах структурных  подразделений, требующих подтверждения  подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.

  Оттиск  печати должен проставляться так, чтобы  им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.

    2.1 Порядок подготовки и оформления приказов

    Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем компании, руководителями обособленных подразделений, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным структурным подразделением.

  Приказ  может касаться широкого круга организаций  и должностных лиц, отражать основную исполнительно – распорядительную деятельность данного структурного подразделения. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов  РФ и по основным вопросам внутренней деятельности компании и ее подразделений.