Особенности оформления распорядительной документации

  Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  под информационными ресурсами  понимаются отдельные документы  и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах.

  Управление  документацией нуждается в усилении правового обеспечения. Ввиду того, что произошло резкое возрастание  правовой составляющей делопроизводства и документа в целом, необходима разработка Федерального закона «О документации», который должен нормативно закрепить границы прав и ответственности государства по отношению к управлению документацией в социальной и народно-хозяйственной сферах, очертить контуры государственной политики по отношению к документации, решить правовые вопросы организации документооборота между органами управления по вертикали исполнительной власти и по горизонтальным связям, ввести нормы, позволяющие унифицировать требования к программным, технологическим и техническим средствам, используемым в государственном управлении, урегулировать документирование отношений граждан и государства, определить ответственность организаций за документирование своей деятельности в установленном государством порядке.

  Государственная политика в области управления документацией, по моему мнению, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления.

  Объектом  исследования является унифицированная  система документации, в частности  распорядительная документация.

  Задачи:

  1.Изучить  научную и нормативно-методическую, нормативно-правовую  литературу, посвящённую  распорядительной документации.

  2.Проанализировать  особенности оформления распорядительной  документации

  3.Выявить  недостатки и разработать пути  их устранения.

  Курсовая  работа состоит из следующих частей:

  1.Распорядительная  документация и её место в  системе организационно- распорядительно  документации.

  1.1.Понятие  приказы, их виды, классификация.

  1.2.Нормативно-методическая  база.

  2.Особенности  составления и оформления организационно-распорядительной  документации.

  3.Анализ  составления и оформления организационно-распорядительной  документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Распорядительная документация и её место в системе

  организационно-распорядительной документации.

  Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

  Основное  назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

  Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

  Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

  В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что: с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношении.

  С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов  республиканского значения Москвы и  Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных  образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

  Распорядительные  документы, издаваемые органами федеральной  исполнительной власти, относятся к  категории ведомственных нормативных  актов. Их можно разделить следующим  образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан  Российской Федерации; акты межведомственного  характера; акты, регулирующие отношения  органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

  Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009.

  Основанием  для издания распорядительного  документа может быть: необходимость  исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и  иных решений вышестоящих органов  и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

  Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

  С точки  зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

  В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют  федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов  федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.

  В системе  коллегиальных органов особое место  занимают совещательные по своему статусу  органы, например коллегии министерств  дирекции при руководителях и  др. Решения совещательных органов  носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять  собственное решение, вопреки решению  совещательного органа.

  В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации  принадлежит ее руководителю. Единоличное  принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

  Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения  по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

  В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

  В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

    1.1Понятие приказы, их виды, классификация.

  Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

  Приказы являются одним из важнейших документов предприятия.

  Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  -приказы  по основной деятельности (производственным  вопросам);

  -приказы  по личному составу(персоналу  предприятия).

  К приказам по основной деятельности относятся приказы:

  - по организации работы предприятия;

  - финансированию;

  - планированию;

  - отчётности;

  - снабжению;

  - реализации продукции;

  - другим производственным вопросам, например:

  * о  распределении служебных помещений;

  * порядке  и сроках хранения бухгалтерских  документов;

  * нарушении  правил транспортировки грузов;

  * создании  рабочей группы по проекту;

  * премировании  сотрудников коммерческого отдела;

  * мерах  по улучшению пожарной безопасности  и т.д.

  К приказам по личному  составу  относятся приказы:

  - о  приёмке работников;

  - увольнении  работников;

  - переводе  работников.

  1.2Нормативно-методическая база.

  Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

  - законодательные  акты Российской Федерации в  сфере информатизации и документации;

  - указы  и распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления и распоряжения  Правительства РФ, регламентирующие  вопросы документационного обеспечения  на федеральном уровне; 

  - правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти

  (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.) как общеотраслевого, так  и ведомственного характера;

   - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

  - правовые  акты нормативного и инструктивного  характера, методические документы  по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; 

  - государственные  стандарты на документацию; 

  - унифицированные  системы документации; 

  - общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации; 

  - Государственную  систему документационного обеспечения  управления. основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения

  (ГСДОУ); 

  - нормативные  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

- нормативные  документы по организации архивного  хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 2.Особенности оформления  и составления организационно-распорядительной документации.

  Название  документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно  определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать  виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма  изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

  Название  документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых  для его оформления других реквизитов.

  Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа.