Отчет об учебной (документоведение) практике в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области

style="text-align:justify">      •   дата и номер;

      •   заголовок к тексту;

      •   текст;

      •   визы;

      •   подпись.

К информационно-справочным документам в управленческой деятельности Управления ФНС по Саратовской области относятся: докладные и объяснительные записки, акты, справки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Акт

       Акт Управления ФНС по Саратовской области (приложение 7) - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов - передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.д. Часто для подготовки перечисленных документов следует, используют формы установленного образца.

       В общем случае текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие

и т.п.), его номер и дата. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта я место их хранения. Количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Справка

      Справка Управления ФНС по Саратовской облает (приложение 8) представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий). Справки выполняют следующие функции:

     •   информационно-справочная;

     •   отчетно-аналитическая;

     •  сопроводительная.

    Функциональное назначение справок налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания. Так справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

     •   фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения;

     •  должность указанного лица;

     •  указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Служебные записки

     Служебная записка Управления ФНС по Саратовской области (приложение 9) - это краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. При этом функциональное назначение служебных записок - в зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным:

     •   пояснительные записки;

     •   информационные записки;

     •  докладные запивки;

     •   аналитические записки;

     •   записки по конкретному информационному поводу;

     • записки о состоянии дел за период времени. Рекомендуемыми реквизитами документами являются:

     •   сведения об адресате;

     •   наименование документа;

     •   дата документа;

     • ссылка на дату и номер документа (указываются в случае, если служебная записка готовится во исполнения этого документа (в ответ на него);

    •   заголовок к тексту;

    •   текст;

    •   подпись;

    •   визы согласования (в необходимых случаях).

Деловое письмо

     Деловое письмо - это письменное обращение к должностному (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Письма могут готовиться предприятием как:

      •  как ответные - в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

      • как сопроводительные - в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

      •  как ответы - в связи с получением запросов различных предприятий, а также физических лиц (граждан);

       •  как инициативные.

Как правило, текст делового письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, а во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В то же время отдельные виды писем - например, сопроводительные - могут состоять только из одной части.

Подготовка деловых писем в Управлении ФНС по Саратовской области производится на бланках организации .

Общие требования к оформлению документов

 При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

Служебные документы оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги (белой или светлых тонов) форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата А3 (420 × 297мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Каждый лист документа должен иметь поля [1], мм:

Поля	левое	правое	верхнее	нижнее
Первого листа документа, оформленного на бланке (собственно бланка)	20 ÷ 35	не менее 10	не более 5	не менее 20
Второго и последующих листов документа, оформленного на бланке, а так же всех листов документа, оформленного без бланка	20 ÷ 35	не менее 10	не менее 20	не менее 20

 Документы, издаваемые Управлением, подготавливаются и печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word (версии от 6.0 и выше) шрифтом Times New Roman (Суr) размером № 12, 13, 14 через 1 – 2 межстрочных интервала.

Приложения документов допускается подготавливать с использованием других общепринятых программных средств (Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и т.п.).

Отдельные внутренние документы (заявление, объяснительная записка и т.п.) должны оформляться в рукописной форме.

 Для выделения части текста документа, заголовка, примечания мо­жет использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Суr).

 При создании документов на двух и более страницах вторая и после­дующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Нормативно – методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Система документации организации.

 

     Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области (утверждена приказом № 0229-к от 07.12.2005), которая была разработана на основании новой Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.

     Во  время практики мною были  изучены  системы документации Управления ФНС по Саратовской области.

Плановая кадровая документация

     Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного, текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организации и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих. Плановые документы составляются     совместно сотрудниками планово-экономического отдела, отдела кадров.                     

    Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. К этой документации относятся: структура и штатная численность организации, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалифицированного состава и соответствующие документы - обоснования (докладные записки, заключения, справки).   

    Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами.

 

Организационно – правовая документация

        Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале; Положение об отделе (управление) кадров; Положение о службе персонала; Положение о структурных подразделениях органов; должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы разграничения полномочий между руководителями организаций, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и др. документы.

Отчетная документация

      Характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодовой, квартальной) предоставление ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это отчетная документация, предоставляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц, итогов).

    Отчетная документация информационно тесно связана с одной стороны, с плановой документацией, а с другой - с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основной для формирования плановых заданий.

 

 

 

3. Изучение особенностей оформления управленческих документов

      Я проанализировала порядок составления и оформления управленческих документов, сопоставила сложившуюся практику с требованиями нормативно-методических документов, и обратила внимание на наличие необходимых реквизитов, регламентированных государственным стандартом 6.30-2003.

Порядок составления и оформления управленческих документов следующий:

Наименование организации (автор документа)

           Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

          Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.