Отчет об учебной (документоведение) практике в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области

или

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нём затрагиваются – внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя

Правительства Саратовской

области

____________     _________________

(личная подпись)       (инициалы, фамилия)

«___» _________________ 2005 г.

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Управления архивами

по Саратовской области

от 30.01.2005 № 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования. После простановки виз, на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.

Виза на письмах массового характера (подлежащих тиражированию) и письмах, подлежащих отправке по электронной почте, проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа в его нижней части.

Визирование проектов служебных писем и писем массового характера оформляется визой, которая должна включать личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. При необходимости виза дополняется наименованием должности. Все указанные реквизиты оформляются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит, из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                       Руководитель УФНС России

                                                                      по Саратовской области

                                                                      _____________    ________________                           

                                                                     (личная  подпись)       (инициалы, фамилия)

                                                                      «___»________________ 2005 г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом УФНС России

по Саратовской  области

от 16.01.2005  № 65

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом УФНС России

по Саратовской области

от 06.06.2005  № 39

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЁН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Печать и ее назначение

        Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих даты, связанные с финансовыми средствами.

       Документы заверяются печатью организации.

      При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляет: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей следующие элементы: инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция может быть распечатана с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчинённым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию [3] (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом № 10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23

или

Петров

200-23-23

При подготовке документов, адресуемых ФНС России, Управлениям (Межрегиональным инспекциям), подведомственным ФНС России организациям, сведения о номере телефона исполнителя дополняются внутренним номером с указанием зоны телефонной нумерации.

Например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23; (99)23-23

Оформление приложений к документу

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).

Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера.

Например:

Приложение 2

к приказу УФНС России

по Саратовской  области

от 16.01.2003 № 65

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу УФНС России

по Саратовской области

от 02.02.2004  №  4

(Инструкция Минфина России

от 22.12.2001  № 305/27)

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы «ЭОД » в 2 экз.

Отметка о поступлении документа в организацию

       Данная отметка содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

      Допускается отметку о поступления документа в организацию проставлять в виде штампа.

    Многие документы теперь могут быть подготовлены с помощью компьютера. Одной из таких программ является Lotus Notes.

    Lotus Notes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов.       

    Lotus Notes - это прежде всего средство для создания и организации документов. Эта программа может создавать, редактировать и читать документы. Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения – все эти документы могут содержаться в базе Lotus Notes. Основой этой программы является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.

В программу Lotus Notes могут быть помещены самые разнообразные объекты в любом количестве:

    •   Текст, числа и графические изображения;

    •   Файлы, подготовленные МS Word;

    •  Электронные таблицы Lotus 1 -2-3 или МS Ехсе1;

    •   Аудио и видео файлы;

    •  Ссылки на другие документы Notes и многое другое.

   Для  каждого  такого документа  базу  документов Notes  будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудников выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части.

    Также на основе Lotus Notes разработан программный комплекс СЭД Регион, который предназначен для автоматизации делопроизводства и управления документооборотом в УМНС по субъектам Российской Федерации, а также для решения задач информационной поддержки и автоматизации организационно-распорядительной деятельности и работы коллегиальных органов управления УМНС. Функциональные возможности, заложенные в СЭД Регион, позволяют охватить ее уровни управленческой структуры предприятия, включая при этом и непосредственных исполнителей.