Отчет по практике в УВД Иркутского облисполкома

 

     Содержание 
 

Введение

Основы  отдела делопроизводства и режима………………………………………...4

Учет  подготовленных документов, отправка исходящих

документов……………………………………………………………..…………….7

Прием, обработка, распределение и исполнение поступающих документов…...9

Составление номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел………………………………………………….…..12

Формирование  дел……………………………………………………………….…15

Обеспечение сохранности  и учета документального фонда, доступа сотрудников к документам органа внутренних дел……………………………...17

Контроль исполнения документов и поручений…………………………………18

Изготовление, использование  и хранение гербовых бланков……………….......18

Учет, хранение и использование печатей и  штампов…………………………....19

Приложение…………………………………………………………………………21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     История Управления внутренних дел по г. Иркутску начинается с вступления в силу приказа  УВД Иркутского облисполкома от 11.03.1990 года N 021 «Об образовании Управления внутренних дел Исполкома городского Совета народных депутатов».

     Уникальность  МВД среди прочих органов государственной  власти состоит в том, что именно органы охраны правопорядка чаще других напрямую контактируют с гражданами. От работы сотрудников полиции зависит  соблюдение законности в жизни страны, порядок на улицах городов, а иногда и покой в домах и квартирах самих граждан. По числу обеспечиваемых социально значимых государственных функций, по степени проникновения во все слои общества с Министерством внутренних дел могут сравниться разве что Министерство здравоохранения и социального развития или Министерство образования и науки.

       Основными задачами МВД  являются:

     1) разработка и реализация государственной  политики в сфере внутренних  дел, а также разработка государственной  политики в сфере миграции;

     2) нормативно-правовое регулирование в сфере внутренних дел;

     3) обеспечение защиты жизни, здоровья, прав и свобод граждан Российской  Федерации, иностранных граждан,  лиц без гражданства (далее  также - граждане; лица), противодействие  преступности, охрана общественного порядка и собственности, обеспечение общественной безопасности;

     4) управление органами внутренних  дел Российской Федерации (далее  - органы внутренних дел) и внутренними  войсками МВД России (далее - внутренние  войска) и т. д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Основы отдела делопроизводства и режима 

     Сегодня в состав Управления внутренних дел  входит десять отделов милиции, расположенных  в каждом районе города и в каждом из них находится отдел делопроизводства и режима.

      Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

      Документирование  управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся  к записи и оформлению необходимой  для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

     Работа  с документацией – основной вид  деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

     Работа  с документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

     Документооборот – это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

       Электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.

      Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах  внутренних дел, регламентируются Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167.

     На  подразделения делопроизводства и  режима возлагается выполнение следующих  основных задач:

      ●  Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

      ● Передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

      ● Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

      ● Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

      ● Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

      ●   Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

      ●    Копирование и оперативное размножение документов.

      ●    Разработка и проектирование бланков документов.

      ● Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

      ● Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

      ● Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных фондов.

      Должностные лица органов внутренних дел при  работе с документами обязаны:

• Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.
• Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
• Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
• Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
• Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.
• Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.
• Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.
• При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.
• Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
• Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

       При обнаружении утраты документов сотрудник  должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять  исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

• Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

      Рациональный  документооборот организуется на основании  следующих положений:

• движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями
• маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы
• учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

      Перед началом ведения журналы или  картотеки регистрируются в журнале  учета журналов и картотек. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

      Количество  карточек в законченной производством  картотеке указывается в журнале  учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

       Учет  подготовленных документов, отправка исходящих

       документов 

      В деятельности органов внутренних дел  образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные  записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

       Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление  Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) – письменный официальный документ принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

       Приказ  – правовой акт, устанавливающий  управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

       Положение, устав – нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

       Инструкция, наставление – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

       Правила – нормативный правовой акт, в  котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

       Распоряжение  – документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

       Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных  органов.

       Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

       Докладная записка – документ, адресованный руководителю органа внутренних дел  или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями.

       Справка – документ, содержащий описание или  подтверждение тех или иных фактов и событий.