Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Января 2012 в 07:27, отчет по практике
Уникальность МВД среди прочих органов государственной власти состоит в том, что именно органы охраны правопорядка чаще других напрямую контактируют с гражданами. От работы сотрудников полиции зависит соблюдение законности в жизни страны, порядок на улицах городов, а иногда и покой в домах и квартирах самих граждан. По числу обеспечиваемых социально значимых государственных функций, по степени проникновения во все слои общества с Министерством внутренних дел могут сравниться разве что Министерство здравоохранения и социального развития или Министерство образования и науки.
Введение
Основы отдела делопроизводства и режима………………………………………...4
Учет подготовленных документов, отправка исходящих
документов……………………………………………………………..…………….7
Прием, обработка, распределение и исполнение поступающих документов…...9
Составление номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел………………………………………………….…..12
Формирование дел……………………………………………………………….…15
Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа сотрудников к документам органа внутренних дел……………………………...17
Контроль исполнения документов и поручений…………………………………18
Изготовление, использование и хранение гербовых бланков……………….......18
Учет, хранение и использование печатей и штампов…………………………....19
Приложение…………………………………………………………………………21
В
структурные подразделения
Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.
Дела,
предусматриваемые
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Состав
элементов заголовка
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения.
По
окончании
Формирование
дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурные дела формируются в органах внутренних дел:
Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел и по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима.
Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.
Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.
Несекретные
документы подшиваются с
Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении – в дела последнего года.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Письма
и заявления граждан, запросы
социально-правового характера
Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.
Контроль
за правильным формированием дел
осуществляется соответствующим подразделением
делопроизводства и режима.
Обеспечение сохранности и учета документального фонда,
доступа
сотрудников к
документам органа внутренних
дел
С момента заведения и до передачи в подразделение специальных фондов или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение дел, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела размещаются в хранилищах в соответствии с нумерацией, установленной номенклатурой дел. На корешке обложки каждого дела указывается номер по номенклатуре дел. Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под расписку в карточке учета выдачи дел. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением документов и дел. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.
При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.
Справка-заместитель
подписывается сотрудником
Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России, утвержденной приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. № 1022, и настоящей Инструкцией. Номенклатура дел, журналы учета журналов и картотек, законченных производством дел, хранятся постоянно.
О сданных на хранение в подразделение специальных фондов и уничтоженных делах (журналах, картотеках) производятся отметки в журналах учета журналов и картотек, законченных производством дел, с проставлением номеров описей и порядковых номеров в описях или номеров и дат актов об уничтожении документов и дел.
Информация о работе Отчет по практике в УВД Иркутского облисполкома